為了加強檔案資料的集中統(tǒng)一管理,，搞好文件的案卷歸檔和史料的積累，提高檔案資料的利用率,，更好地為工會工作服務(wù),，特制定本制度。

一,、文書檔案的收集和管理工作由辦公室負責,。

二、歸檔文件的范圍

    1,、上級工會或其他部門來文,，包括會議文件、領(lǐng)導講話,、重要資料等,。

    2、校工會請示,、報告,、上級批文、對下發(fā)文等重要的會議文件,、領(lǐng)導講話,、工作簡報、信息參考,、情況反映,、統(tǒng)計報表等。

    3,、工會內(nèi)部材料,。包括全委會、主席辦公會,、工會辦公會等會議記錄,，專題調(diào)查、工作匯報,、檢查工作材料,、主要電話記錄、工作規(guī)章制度,、大事記,、人事任免、干部名冊,、獎懲情況,、調(diào)資,、定級、干部調(diào)動存根及固定資產(chǎn)登記清冊,、領(lǐng)導批示存檔的其他文件,。

    4、基層工會的請示報告和相應(yīng)的批示,、批復,、需存檔備案的

文件等。

    5,、校工會調(diào)查處理的重要信訪資料及信訪摘錄等,。

    6、工作計劃,、總結(jié),、簡報、資料等等,。

三,、歸檔管理辦法

    l、校黨委,、行政,、市總、省教育工會,、省總,、全國教育工會、全總下發(fā)的文件,。參加會議帶回的文件,、資料等，由工會辦公室立卷歸檔,。

    2,、校工會發(fā)出的文件、上報的請示報告及相應(yīng)的批復和簽復記錄,、會議文件等,，由工會辦公室立卷歸檔。

    3,、凡校工會批轉(zhuǎn)各部門辦理的全總、全國教育工會,、省總,、省教育工會、市總,、校黨委,、行政等文件,，辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將原件和文件處理簽送辦公室立卷歸檔,，承辦部門如需要可保存復制件,。如在處理中形成了相應(yīng)文件，由辦公室和來辦部門分別立卷歸檔,。

四,、歸檔文件要求

    1、歸檔文件須有文件底稿(含領(lǐng)導簽署了意見的公文處理等),、正本,、主件、附件,、請示及批復齊全,、完整。

    2,、存檔文件的起草和格式要符合規(guī)定,，領(lǐng)導簽發(fā)要寫全稱及年月日；歸檔的文件要字跡清晰,，無破損,。

    3、存檔的文件必須寫清楚年月日和單位名稱,；翻印文件,，必須寫上翻印單位和時間。

    4,、辦公室須在第二年二月底以前,，將上年的檔案材料按規(guī)定整理交立卷歸檔。

五,、查閱文件的規(guī)定

    1,、查閱文件程序，須經(jīng)辦公室及有關(guān)領(lǐng)導批準,。

    2,、檔案材料一般不得外借。如特殊情況必須借出的,，須經(jīng)辦公室主任或領(lǐng)導批準,。同時對借出的檔案不得損壞內(nèi)頁，更不得拆開案卷,。