為了加強(qiáng)檔案資料的集中統(tǒng)一管理，搞好文件的案卷歸檔和史料的積累，提高檔案資料的利用率，更好地為工會(huì)工作服務(wù)，特制定本制度。

一、文書檔案的收集和管理工作由辦公室負(fù)責(zé)。

二、歸檔文件的范圍

    1、上級(jí)工會(huì)或其他部門來(lái)文，包括會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要資料等。

    2、校工會(huì)請(qǐng)示、報(bào)告、上級(jí)批文、對(duì)下發(fā)文等重要的會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作簡(jiǎn)報(bào)、信息參考、情況反映、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

    3、工會(huì)內(nèi)部材料。包括全委會(huì)、主席辦公會(huì)、工會(huì)辦公會(huì)等會(huì)議記錄，專題調(diào)查、工作匯報(bào)、檢查工作材料、主要電話記錄、工作規(guī)章制度、大事記、人事任免、干部名冊(cè)、獎(jiǎng)懲情況、調(diào)資、定級(jí)、干部調(diào)動(dòng)存根及固定資產(chǎn)登記清冊(cè)、領(lǐng)導(dǎo)批示存檔的其他文件。

    4、基層工會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告和相應(yīng)的批示、批復(fù)、需存檔備案的

文件等。

    5、校工會(huì)調(diào)查處理的重要信訪資料及信訪摘錄等。

    6、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、資料等等。

三、歸檔管理辦法

    l、校黨委、行政、市總、省教育工會(huì)、省總、全國(guó)教育工會(huì)、全總下發(fā)的文件。參加會(huì)議帶回的文件、資料等，由工會(huì)辦公室立卷歸檔。

    2、校工會(huì)發(fā)出的文件、上報(bào)的請(qǐng)示報(bào)告及相應(yīng)的批復(fù)和簽復(fù)記錄、會(huì)議文件等，由工會(huì)辦公室立卷歸檔。

    3、凡校工會(huì)批轉(zhuǎn)各部門辦理的全總、全國(guó)教育工會(huì)、省總、省教育工會(huì)、市總、校黨委、行政等文件，辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將原件和文件處理簽送辦公室立卷歸檔，承辦部門如需要可保存復(fù)制件。如在處理中形成了相應(yīng)文件，由辦公室和來(lái)辦部門分別立卷歸檔。

四、歸檔文件要求

    1、歸檔文件須有文件底稿(含領(lǐng)導(dǎo)簽署了意見的公文處理等)、正本、主件、附件、請(qǐng)示及批復(fù)齊全、完整。

    2、存檔文件的起草和格式要符合規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)要寫全稱及年月日；歸檔的文件要字跡清晰，無(wú)破損。

    3、存檔的文件必須寫清楚年月日和單位名稱；翻印文件，必須寫上翻印單位和時(shí)間。

    4、辦公室須在第二年二月底以前，將上年的檔案材料按規(guī)定整理交立卷歸檔。

五、查閱文件的規(guī)定

    1、查閱文件程序，須經(jīng)辦公室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

    2、檔案材料一般不得外借。如特殊情況必須借出的，須經(jīng)辦公室主任或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí)對(duì)借出的檔案不得損壞內(nèi)頁(yè)，更不得拆開案卷。