為了加強檔案資料的集中統(tǒng)一管理,，搞好文件的案卷歸檔和史料的積累,，提高檔案資料的利用率，更好地為工會工作服務,，特制定本制度,。

一、文書檔案的收集和管理工作由辦公室負責,。

二,、歸檔文件的范圍

    1、上級工會或其他部門來文，包括會議文件,、領導講話,、重要資料等。

    2,、校工會請示,、報告、上級批文,、對下發(fā)文等重要的會議文件,、領導講話、工作簡報,、信息參考,、情況反映、統(tǒng)計報表等,。

    3,、工會內(nèi)部材料。包括全委會,、主席辦公會、工會辦公會等會議記錄,，專題調查,、工作匯報、檢查工作材料,、主要電話記錄,、工作規(guī)章制度、大事記,、人事任免,、干部名冊、獎懲情況,、調資,、定級、干部調動存根及固定資產(chǎn)登記清冊,、領導批示存檔的其他文件,。

    4、基層工會的請示報告和相應的批示,、批復,、需存檔備案的

文件等。

    5,、校工會調查處理的重要信訪資料及信訪摘錄等,。

    6、工作計劃、總結,、簡報,、資料等等。

三,、歸檔管理辦法

    l,、校黨委、行政,、市總,、省教育工會、省總,、全國教育工會,、全總下發(fā)的文件。參加會議帶回的文件,、資料等,，由工會辦公室立卷歸檔。

    2,、校工會發(fā)出的文件,、上報的請示報告及相應的批復和簽復記錄、會議文件等,，由工會辦公室立卷歸檔,。

    3、凡校工會批轉各部門辦理的全總,、全國教育工會,、省總、省教育工會,、市總,、校黨委、行政等文件,，辦理完畢后,，承辦部門應及時將原件和文件處理簽送辦公室立卷歸檔，承辦部門如需要可保存復制件,。如在處理中形成了相應文件,，由辦公室和來辦部門分別立卷歸檔。

四,、歸檔文件要求

    1,、歸檔文件須有文件底稿(含領導簽署了意見的公文處理等)、正本,、主件,、附件、請示及批復齊全、完整,。

    2,、存檔文件的起草和格式要符合規(guī)定，領導簽發(fā)要寫全稱及年月日,；歸檔的文件要字跡清晰,，無破損。

    3,、存檔的文件必須寫清楚年月日和單位名稱,；翻印文件，必須寫上翻印單位和時間,。

    4,、辦公室須在第二年二月底以前，將上年的檔案材料按規(guī)定整理交立卷歸檔,。

五,、查閱文件的規(guī)定

    1、查閱文件程序,，須經(jīng)辦公室及有關領導批準,。

    2、檔案材料一般不得外借,。如特殊情況必須借出的,，須經(jīng)辦公室主任或領導批準。同時對借出的檔案不得損壞內(nèi)頁,，更不得拆開案卷,。