河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會(huì)檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“基金會(huì)”）檔案管理，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《民政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)<社會(huì)組織登記檔案管理辦法>的通知》(民發(fā)〔2010〕101號(hào))、《河南省民政廳、河南省檔案局關(guān)于印發(fā)〈河南省社會(huì)組織檔案管理工作指引〉的通知》（豫民文〔2016〕365號(hào)）和《河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會(huì)章程》，并結(jié)合基金會(huì)工作的實(shí)際，特制定本制度。

第二條檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一管理、分別負(fù)責(zé)的原則，基金會(huì)秘書處負(fù)責(zé)基金會(huì)檔案的組織管理，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的收集、整理、歸檔，并支持、配合秘書處做好檔案管理工作。

第三條 基金會(huì)秘書處是基金會(huì)檔案的管理部門，并指定檔案管理人員，做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作，確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失。

第二章 歸檔范圍

第四條 凡是反映基金會(huì)工作活動(dòng)、具有參考利用和保存價(jià)值的各種門類和載體的文件資料，均應(yīng)及時(shí)歸檔。

第五條 業(yè)務(wù)主管部門的歸檔文件材料：

（一）基金會(huì)成立、變更等事項(xiàng)的申報(bào)、請(qǐng)示等相關(guān)文件資料；

（二）業(yè)務(wù)主管單位的批復(fù)、批示、復(fù)函等相關(guān)文件資料。

第六條 登記管理部門的歸檔文件材料：

（一）基金會(huì)成立、變更等事項(xiàng)的申報(bào)、請(qǐng)示等相關(guān)文件資料；

（二）登記機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、復(fù)函等相關(guān)文件資料。

第七條 基金會(huì)的歸檔文件材料：

（一）基金會(huì)制定的規(guī)章制度、秘書處制定內(nèi)部管理規(guī)定及所發(fā)文件；

（二）基金會(huì)理事會(huì)的相關(guān)文件資料（會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議決定等）；

（三）基金會(huì)召開、主辦或參加的其他重要會(huì)議的相關(guān)文件資料（包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等）；

（四）接受捐贈(zèng)和基金項(xiàng)目實(shí)施管理方面的重要文件材料（含合同、清單和聯(lián)系函件等）；基金會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的其他重要文件材料；

（五）基金會(huì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)記錄、報(bào)告和履行財(cái)務(wù)手續(xù)的相關(guān)文件資料；

（六）基金會(huì)有效證照、證件、印章等；

（七）基金會(huì)辦公電腦中與基金會(huì)有關(guān)的電子版資料、文件等；

（八）基金會(huì)獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料；

（九）其他有必要?dú)w檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對(duì)基金會(huì)工作產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

第三章 歸檔要求

第八條 凡屬歸檔范圍的文件材料，各相關(guān)部門應(yīng)按規(guī)定收集齊全，認(rèn)真整理，按時(shí)向檔案室移交。各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的歸檔率、完整率應(yīng)達(dá)到100％，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第九條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料。各部門應(yīng)嚴(yán)把文件材料形成關(guān)，將不合規(guī)范的歸檔文件材料排除于形成過程。

第十條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，每份文件的印件與定稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)等都應(yīng)齊全，應(yīng)當(dāng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，并符合長期保管的質(zhì)量要求。所有歸檔文件材料的字跡要清晰、工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的字跡材料制作文件。

第十一條 建立電子檔案，有電子版的歸檔文件，一律與紙質(zhì)文件同步存檔，并做好電子檔案的備份存儲(chǔ)工作。

第十二條 歸檔文件資料必須按規(guī)定時(shí)間歸檔，嚴(yán)格歸檔手續(xù)。歸檔時(shí)應(yīng)擬制移交清單一式二份，交接雙方據(jù)此查驗(yàn)清點(diǎn)檔案，簽名交接。

第十三條 應(yīng)當(dāng)建立檔案名錄等檢索工具。

第四章 檔案的保管、移交、銷毀

第十四條 檔案保管應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，配置安全防范設(shè)施，加強(qiáng)防火、防盜、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防高溫等工作，保證檔案的完好與安全。要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案室，室內(nèi)要保持整潔，嚴(yán)禁吸煙。

第十五條檔案保管期限：

（一）文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上；

（二）確定檔案保管期限的原則：

1.凡反映基金會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)基金會(huì)工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；

2.凡反映基金會(huì)一般活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管；

3.凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

第十六條 檔案人員變動(dòng)工作時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。

第十七條 檔案不得借出、不得攜帶出境。

如有特殊需要，檔案經(jīng)理事長或秘書長批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。查閱、摘抄、復(fù)印檔案須由本會(huì)檔案管理人員陪同。

查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發(fā)現(xiàn)上述情況應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第十八條 檔案移交、銷毀必須認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。移交、銷毀檔案由理事長審批，秘書長監(jiān)交、監(jiān)銷。

第五章 附則

第十九條 本制度由理事會(huì)秘書處負(fù)責(zé)解釋。