河南師范大學教育發(fā)展基金會檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強河南師范大學教育發(fā)展基金會（以下簡稱“基金會”）檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化,、標準化,，根據(jù)《民政部,、國家檔案局關(guān)于印發(fā)<社會組織登記檔案管理辦法>的通知》(民發(fā)〔2010〕101號),、《河南省民政廳,、河南省檔案局關(guān)于印發(fā)〈河南省社會組織檔案管理工作指引〉的通知》（豫民文〔2016〕365號）和《河南師范大學教育發(fā)展基金會章程》,，并結(jié)合基金會工作的實際,，特制定本制度。

第二條檔案工作堅持統(tǒng)一管理,、分別負責的原則,，基金會秘書處負責基金會檔案的組織管理，各相關(guān)部門負責各自業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的收集,、整理,、歸檔，并支持,、配合秘書處做好檔案管理工作,。

第三條 基金會秘書處是基金會檔案的管理部門,，并指定檔案管理人員，做好檔案資料的立卷,、歸檔,、保管、查閱和銷毀等具體管理工作,，確保檔案資料妥善保管,、有序存放、方便查閱,，嚴防毀損,、散失。

第二章 歸檔范圍

第四條 凡是反映基金會工作活動,、具有參考利用和保存價值的各種門類和載體的文件資料,，均應及時歸檔。

第五條 業(yè)務(wù)主管部門的歸檔文件材料：

（一）基金會成立,、變更等事項的申報,、請示等相關(guān)文件資料；

（二）業(yè)務(wù)主管單位的批復,、批示,、復函等相關(guān)文件資料,。

第六條 登記管理部門的歸檔文件材料：

（一）基金會成立,、變更等事項的申報、請示等相關(guān)文件資料,；

（二）登記機關(guān)的批復,、批示、復函等相關(guān)文件資料,。

第七條 基金會的歸檔文件材料：

（一）基金會制定的規(guī)章制度,、秘書處制定內(nèi)部管理規(guī)定及所發(fā)文件；

（二）基金會理事會的相關(guān)文件資料（會議記錄,、會議紀要,、決議決定等）；

（三）基金會召開,、主辦或參加的其他重要會議的相關(guān)文件資料（包括會議通知,、報告、決議,、總結(jié),、領(lǐng)導講話、典型發(fā)言,、會議記錄等）,；

（四）接受捐贈和基金項目實施管理方面的重要文件材料（含合同,、清單和聯(lián)系函件等）；基金會業(yè)務(wù)活動中所形成的其他重要文件材料,；

（五）基金會財務(wù)活動的有關(guān)記錄,、報告和履行財務(wù)手續(xù)的相關(guān)文件資料；

（六）基金會有效證照,、證件,、印章等；

（七）基金會辦公電腦中與基金會有關(guān)的電子版資料,、文件等,；

（八）基金會獲得的社會榮譽資料；

（九）其他有必要歸檔管理的資料,，包括聲像形式記錄下來的對基金會工作產(chǎn)生作用的各種資料,，上級領(lǐng)導、名人,、友人,、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫,、文獻資料,、有紀念意義的各種工藝制品等。

第三章 歸檔要求

第八條 凡屬歸檔范圍的文件材料,，各相關(guān)部門應按規(guī)定收集齊全,，認真整理，按時向檔案室移交,。各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的歸檔率,、完整率應達到100％，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔,。

第九條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料,。各部門應嚴把文件材料形成關(guān)，將不合規(guī)范的歸檔文件材料排除于形成過程,。

第十條 歸檔的文件材料應當齊全完整,，每份文件的印件與定稿、正件與附件,、請示與批復等都應齊全,，應當按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列,，印件在前,、定稿在后，正件在前,、附件在后,，批復在前,、請示在后，并符合長期保管的質(zhì)量要求,。所有歸檔文件材料的字跡要清晰,、工整，禁止使用圓珠筆,、鉛筆等不耐久的字跡材料制作文件,。

第十一條 建立電子檔案，有電子版的歸檔文件,，一律與紙質(zhì)文件同步存檔,，并做好電子檔案的備份存儲工作。

第十二條 歸檔文件資料必須按規(guī)定時間歸檔,，嚴格歸檔手續(xù),。歸檔時應擬制移交清單一式二份，交接雙方據(jù)此查驗清點檔案,，簽名交接,。

第十三條 應當建立檔案名錄等檢索工具。

第四章 檔案的保管,、移交,、銷毀

第十四條 檔案保管應貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則,，配置安全防范設(shè)施,，加強防火、防盜,、防潮,、防霉,、防塵,、防蟲、防光,、防高溫等工作,，保證檔案的完好與安全。要定期檢查檔案保管情況,，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。非檔案管理人員不得隨意進入檔案室，室內(nèi)要保持整潔,，嚴禁吸煙,。

第十五條檔案保管期限：

（一）文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種,。長期為十六至五十年左右,，短期為十五年以下,，三年以上；

（二）確定檔案保管期限的原則：

1.凡反映基金會主要職能活動和基本歷史面貌的,，對基金會工作有長遠利用價值的檔案,，列為永久保管；

2.凡反映基金會一般活動,，在較長時間內(nèi)對基金會工作有查考利用價值的文件材料,，列為長期保管；

3.凡在較短時間內(nèi)對基金會工作有參考價值的文件材料,，列為短期保管,。

第十六條 檔案人員變動工作時，必須辦理交接手續(xù),，嚴格核實交接的檔案,。

第十七條 檔案不得借出、不得攜帶出境,。

如有特殊需要,，檔案經(jīng)理事長或秘書長批準，可以提供查閱,、摘抄,、復印，并辦理登記手續(xù),。查閱,、摘抄、復印檔案須由本會檔案管理人員陪同,。

查閱檔案時,，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃,、抽換,、批注、污損和折皺,。發(fā)現(xiàn)上述情況應追究當事人責任,。

第十八條 檔案移交、銷毀必須認真履行相關(guān)手續(xù),。移交,、銷毀檔案由理事長審批，秘書長監(jiān)交,、監(jiān)銷,。

第五章 附則

第十九條 本制度由理事會秘書處負責解釋。