各學(xué)院:

根據(jù)學(xué)校關(guān)于畢業(yè)生工作的統(tǒng)一部署和學(xué)校檔案館工作實際，為確保2021屆畢業(yè)生檔案材料順利移交到校檔案館學(xué)生檔案室，校檔案館計劃從5月31日開始接收河南師范大學(xué)2021屆畢業(yè)生檔案材料（含研究生檔案材料），請各學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和輔導(dǎo)員老師高度重視、積極配合，順利完成2021屆畢業(yè)生檔案材料移交工作。詳細(xì)工作安排如下：

1、請各學(xué)院主管學(xué)生檔案材料的領(lǐng)導(dǎo)和輔導(dǎo)員老師接到通知后，盡快安排專人負(fù)責(zé)附表1～4相關(guān)內(nèi)容的熟悉、填寫工作。附表填好后請該項工作負(fù)責(zé)人及時和檔案館學(xué)生檔案室尚清江老師（辦公室電話：3328019）聯(lián)系，預(yù)約領(lǐng)取檔案時間。

2、各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員老師持填好的附表2紙質(zhì)版(簽字、蓋章)和電子版，按照約定時間到檔案館學(xué)生檔案室（圖書館北門103室），領(lǐng)取各自學(xué)院2021屆畢業(yè)生檔案袋（內(nèi)有入校時相關(guān)材料）。請前來領(lǐng)取畢業(yè)生檔案袋的輔導(dǎo)員老師，安排3～5名學(xué)生助理協(xié)助檔案館工作人員查找、清點、核對畢業(yè)生檔案。

4、畢業(yè)生檔案（內(nèi)有入校時相關(guān)材料）出庫手續(xù)完成后，請學(xué)院輔導(dǎo)員老師將檔案帶到各自學(xué)院，并盡快完成畢業(yè)生大學(xué)期間檔案材料的裝檔工作（請將附表4檔案材料清單中 “入校檔案材料清單”和“畢業(yè)檔案材料清單”一并重新核查、勾選）。

5、各學(xué)院畢業(yè)生檔案整理完畢、認(rèn)真審查無誤后，請輔導(dǎo)員老師帶領(lǐng)3～5名學(xué)生助理和所有畢業(yè)生檔案，持填寫好的附表1、附表3、附表4紙質(zhì)版（簽字、蓋章）和電子版到檔案館學(xué)生檔案室和尚清江老師對接，屆時會按照10％的比例抽查，發(fā)現(xiàn)不合格的檔案全部退回重新整理；抽查合格的請助理同學(xué)把檔案重新存放到原先的位置。至此，2021屆畢業(yè)生檔案入庫工作順利完成。

河南師范大學(xué)檔案館

2021年5月27日

附表1：河南師范大學(xué)XX學(xué)院2021屆畢業(yè)生檔案入庫裝檔登記總表.docx

附表2：河南師范大學(xué)XX學(xué)院2021屆畢業(yè)生檔案出入庫目錄.xlsx

附表3：河南師范大學(xué)XX學(xué)院2021屆考取研究生的應(yīng)屆畢業(yè)生信息登記表.xlsx

附表4：河南師范大學(xué)本科畢業(yè)生檔案材料清單.docx