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各學(xué)院、各培養(yǎng)單位、2025屆畢業(yè)生：

為深入落實教育部《關(guān)于做好2025屆全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作的通知》（教就業(yè)〔2024〕5號），規(guī)范有序做好我校2025屆畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、總體要求

2025屆畢業(yè)生（含本碩博）人事檔案由圖書與檔案信息中心學(xué)生檔案部統(tǒng)籌組織，各學(xué)院負(fù)責(zé)材料裝檔、審核及郵寄轉(zhuǎn)遞工作。檔案嚴(yán)禁個人自帶或保管，須使用統(tǒng)一檔案袋密封并加蓋學(xué)院行政公章后，通過指定渠道轉(zhuǎn)遞。

二、具體工作規(guī)范

（一）檔案材料整理與裝檔

1. 材料準(zhǔn)備與審核

各學(xué)院需嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范，完成畢業(yè)生檔案材料的收集、審核和裝檔工作，確保材料真實、完整，杜絕“造假”“漏裝”“錯裝”。

裝檔完成后，由學(xué)院輔導(dǎo)員領(lǐng)取檔案袋及封條，對檔案轉(zhuǎn)遞“三聯(lián)單”加蓋學(xué)院行政公章，完成封裝。

2. 調(diào)檔信息管理

檔案助理職責(zé)：各學(xué)院需指定檔案助理（經(jīng)專項培訓(xùn)的檔案員），負(fù)責(zé)錄入調(diào)檔信息“總表”（附件2）、生成“批次表”（附件3）及“三聯(lián)單”，并按培訓(xùn)要求制作地址單。

材料提交：

“批次表”電子版及“轉(zhuǎn)快遞員表”（附件4）紙質(zhì)版（需輔導(dǎo)員與快遞員簽字）需交至圖檔中心學(xué)生檔案部存檔，以備錄入檔案管理系統(tǒng)。

升入本校研究生的畢業(yè)生：需單獨匯總《升入本校匯總表》（附件5），檔案不得郵寄，由畢業(yè)輔導(dǎo)員與本校研究生輔導(dǎo)員/秘書對接轉(zhuǎn)遞，附件4簽字雙方調(diào)整為“畢業(yè)生輔導(dǎo)員”與“研究生輔導(dǎo)員/研究生秘書”，并辦理書面交接手續(xù)。

（二）檔案轉(zhuǎn)遞渠道與要求

1. 轉(zhuǎn)遞方式

檔案統(tǒng)一通過郵政特快專遞（EMS）郵寄，由學(xué)生檔案部協(xié)調(diào)郵政公司提供外包裝袋（已加蓋學(xué)校畢業(yè)檔案專用章），各學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)封裝與集中交接。嚴(yán)禁使用其他快遞渠道，確保檔案安全可追溯。

2. 不同就業(yè)類型轉(zhuǎn)遞規(guī)則

特別提醒：

轉(zhuǎn)遞前須與接收單位確認(rèn)接收要求，避免退檔。填寫《檔案轉(zhuǎn)遞申請承諾書》時，“轉(zhuǎn)移地址”需精確至區(qū)/縣人才交流中心。

定向生檔案按招辦定向協(xié)議執(zhí)行，不得轉(zhuǎn)至原籍。

3. 特殊要求處理

若調(diào)檔憑證（調(diào)檔函/承諾書）中注明特殊操作（如檔案袋備注信息、粘貼調(diào)檔函片段、外包裝袋蓋章等），須嚴(yán)格按要求執(zhí)行，否則可能導(dǎo)致拒收。

（三）檔案留存限制

因國家取消就業(yè)報到證（兩年后不再自動回原籍）及庫房空間限制，除特殊原因外，2025屆畢業(yè)生檔案須全部轉(zhuǎn)遞。檔案存放在人才交流中心更利于工齡計算、查檔利用及材料補(bǔ)充。

（四）培訓(xùn)與咨詢

學(xué)生檔案部已對各學(xué)院輔導(dǎo)員及檔案員開展專題培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋材料整理、轉(zhuǎn)遞流程等。如有疑問，可聯(lián)系學(xué)院輔導(dǎo)員或檔案員，亦可直接咨詢學(xué)生檔案部。

三、時間節(jié)點安排

集中轉(zhuǎn)遞時間：預(yù)計2025年7月下旬前完成郵寄，具體時間以“2025屆畢業(yè)生人事檔案工作群”通知為準(zhǔn)。

材料提交截止時間：各學(xué)院需在轉(zhuǎn)遞前3個工作日完成調(diào)檔信息表、交接表等材料的提交。

四、檔案去向查詢與跟蹤

1. 快遞單號獲取：檔案與郵政公司交接后，單號將通過“2025屆畢業(yè)生檔案工作群”發(fā)布，輔導(dǎo)員需及時轉(zhuǎn)發(fā)至班級群。

2. 跟蹤要求：畢業(yè)生須在12個月內(nèi)（EMS查詢期限）通過單號跟蹤檔案狀態(tài)，保存投遞截圖。務(wù)必在檔案寄出后15個工作日內(nèi)，向接收單位確認(rèn)檔案是否送達(dá)，如有異常及時反饋學(xué)院及學(xué)生檔案部。

五、工作責(zé)任與紀(jì)律

各學(xué)院須高度重視檔案轉(zhuǎn)遞工作，設(shè)置專用場地與檔案柜，指定專人負(fù)責(zé)。移交或郵寄時，須認(rèn)真清點、簽字確認(rèn)，確保檔案安全無誤。對違規(guī)操作導(dǎo)致檔案問題的，將嚴(yán)肅追責(zé)。

六、聯(lián)系方式

學(xué)生檔案部：尚清江 岳凱峰

電話：(0373)3328019

辦公地址：圖書與檔案信息中心檔案館103室

附件：

1.《河南師范大學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞申請承諾書》（2025版）.docx

2.《XX學(xué)院2025屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計總表》.xlsx

3.《XX學(xué)院2025屆畢業(yè)生檔案第X批轉(zhuǎn)遞信息表》.xlsx

4.《XX學(xué)院2025屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)郵政快遞信息表》.xlsx

5.《河南師范大學(xué)2025屆畢業(yè)生升本校匯總表》.xlsx

6.《檔案郵寄地址自動生成模板》.docx

7.《檔案郵寄轉(zhuǎn)遞單（三聯(lián)單）自動生成模板》.doc

8.2025屆畢業(yè)生檔案裝檔工作注意事項.docx

9.2025屆畢業(yè)生檔案郵寄工作注意事項.docx

圖書與檔案信息中心

2025年5月21日