為加強(qiáng)基建工程檔案及相關(guān)資料的管理，特制定本制度。

 一、工程檔案資料管理職責(zé)分工

（一）資料員

 基建處設(shè)立資料管理崗位，資料管理員為工程檔案資料的管理人。負(fù)責(zé)接收其他科室及項(xiàng)目管理組整理完成的工程檔案資料，并辦理歸檔手續(xù)；負(fù)責(zé)工程檔案資料分類、保管、借閱等日常管理工作。

   (二）項(xiàng)目管理組

 負(fù)責(zé)整理的工程檔案資料：1.建設(shè)計(jì)劃（紅頭文件）、在總體規(guī)劃指導(dǎo)下確定的方案及前期手續(xù)報批資料，文物普探、地質(zhì)勘探、初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)、施工圖審查資料（包括抗震、消防審查等）；2.施工單位的圖紙會審、基礎(chǔ)檢測、節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更及預(yù)算外簽證、材料考察等貫穿施工全過程的資料并形成工程竣工圖、竣工文字資料，監(jiān)理的移交資料，業(yè)主管理事項(xiàng)資料；3.工程量清單、控制價及竣工、結(jié)算、審計(jì)、工程合同等資料。

 （三）招投標(biāo)管理科

 負(fù)責(zé)整理工程勘察、設(shè)計(jì)、造價、施工及監(jiān)理、材料設(shè)備招投標(biāo)等資料。

（四）辦公室

 負(fù)責(zé)整理與工程相關(guān)的立項(xiàng)、會議紀(jì)要、決議及批復(fù)文件等。

 二、工程檔案資料管理的流程

 （一）各科室及項(xiàng)目組完成的存檔資料應(yīng)以《歸檔資料目錄》（一式兩份、下同）交接形式移交至資料管理員。

 （二）施工過程中形成的所有資料由施工單位整理，監(jiān)理單位、業(yè)主項(xiàng)目部審核資料的正確性和完整性，并由監(jiān)理單位、業(yè)主項(xiàng)目部共同簽字。竣工資料需至少提交給業(yè)主三套，其中一套交到新鄉(xiāng)市管理部門備案；一套交給業(yè)主檔案管理部門；一套與工程結(jié)算書一并審核后以書面清單形式移交審計(jì)處進(jìn)行結(jié)算審計(jì)。

 （三）結(jié)算審計(jì)后，項(xiàng)目管理組將全套資料以《歸檔資料目錄》交接形式移交資料管理員，資料管理員將與本工程其他應(yīng)歸檔資料一并交學(xué)校檔案館。

 三、管理要求

 （一）所有移交歸檔的檔案資料必須由移交人填寫統(tǒng)一的《歸檔資料目錄》表（見附表），對破損、字跡不清的文件資料應(yīng)注明。并由移交雙方共同簽字確認(rèn)。檔案資料在交接管理過程中，必須辦理有關(guān)手續(xù)。

 （二）加強(qiáng)借閱管理，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得私自借閱或復(fù)印檔案資料；凡借閱檔案的必須辦理借閱手續(xù)與注銷手續(xù)。

 （三）基建工程是系統(tǒng)工程，每一個階段的資料形成是多部門合作的成果，各部門必須分工協(xié)作，共同做好檔案資料管理工作。同時應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)和檔案設(shè)施的建設(shè)。

 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

                                      基建處

2019年5月23日

附表

 歸檔資料目錄

移交人：                  接收人：           日  期：