關(guān)于研究生檔案移交的通知
為規(guī)范研究生檔案歸檔材料的管理,，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《河南師范大學(xué)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，研究生檔案歸檔材料按如下要求和流程辦理：
一,、 歸檔案要求：
（一） 歸檔的研究生檔案必須是原件,。歸檔材料中需要加蓋印章或簽字的必須是紅印或親筆簽字。
（二）歸檔的文件材料必須字跡工整,、清晰,，使用符合檔案要求的書寫材料,，即使用碳素、藍(lán)黑墨水,；計(jì)算機(jī)打印的材料必須是激光打印,。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆,，紅色,、純藍(lán)色墨水和色帶打印、噴墨打印等不耐久材料,。
（三）歸檔的材料用紙要統(tǒng)一規(guī)格,，采用國際標(biāo)準(zhǔn)文本用紙（A4紙）。論文答辯表決小票,，應(yīng)使用A4白紙裱糊,，破損的文件材料按要求進(jìn)行修復(fù)。
（四）歸檔的研究生材料,，請各學(xué)院按學(xué)號順序排列,。
（五）研究生歸檔材料以卷為單位，每位研究生的學(xué)位歸檔材料為一卷,，卷內(nèi)排序按照“卷內(nèi)目錄”的文件順序排列,。（附件2）
（六）每卷歸檔材料需在文字頁非裝訂線一側(cè)下角編寫頁碼。已裝訂成冊的實(shí)驗(yàn)記錄,，按冊內(nèi)的編號,，不再重新編號。
（七）歸檔的研究生材料內(nèi),，需粘貼像片的位置不能空,。
（八）歸檔的成績單，需填表人簽字或蓋章,，所在學(xué)院和研究生院同時蓋紅章,。
二、 歸檔流程：
（一）研究生院為研究生檔案的形成,、立卷和歸檔的主管部門,，負(fù)責(zé)學(xué)位文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的布置與驗(yàn)收工作。
（二）根據(jù)“教學(xué)文件材料形成部門立卷的原則”研究生學(xué)位檔案由研究生院負(fù)責(zé)收集,，按要求整理,、審核、簽字,、蓋章后,，填寫移交清單，移交檔案館。
（三）移交前,，移交人要認(rèn)真填寫卷內(nèi)備考表,。移交檔案時，交接雙方必須當(dāng)面檢查,，檔案館根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,，不符合要求者，檔案館有權(quán)退回,，限期改正后重新移交,。（附件3）
（四）經(jīng)驗(yàn)收合格后辦理移交手續(xù)。填寫文件移交目錄一式兩份（附件4）,，檔案館存檔一份,，研究生院存檔一份。
聯(lián)系人：曾飛舟 郭雯婧
電話：3328229,、3326164
地址：東區(qū)實(shí)訓(xùn)樓一樓106A
圖書與檔案信息中心
2024年10月8日
附件2：卷內(nèi)目錄
附件3：備考表
附件4：文件移交目錄
附件5：
移交檔案時間安排表.xls
