河南師范大學檔案實體分類辦法（試行版）
一、編制說明
根據國家教育部、檔案局聯(lián)合下發(fā)的27號令《高校檔案管理辦法》及原國家教委發(fā)布的《高等學校檔案實體分類法》（教辦[1994]429號）的要求，結合我校實際情況制訂本辦法。
（-）類目的劃分與標識
1.-級類目的設置和標識
根據檔案產生的領域，結合檔案記述的內容，我校形成檔案主要分為十-大類，同時作為相應檔案的補充，增加了聲像、實物、電子三個類別，標識采用名稱主詞的漢語拼音的第-個字母。
DQ黨群
主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政職能部門（教務、科研、科技開發(fā)、基建、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。
JX教學
主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。
KY科研
主要包括科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。
CP產品生產與科技開發(fā)
主要包括產品生產、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。
JJ基建
主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。
SB儀器設備
主要包括在儀器設備工作管理和儀器設備申賄、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等環(huán)節(jié)中形成的文件材料。
CB出版
主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。
CK財會
主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。
RW人物
主要包括在本校或曾在本校學習、工作過的黨政領導及著名專家學者在從事各種活動中直接形成的對國家、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。
附加：
SX聲像
主要包括學校在教學、科研、管理等活動中，通過攝錄或掃描形成的具有保存價值的照片、圖像、錄像帶、錄音帶、唱片、光盤片、縮微片、幻燈片等。
SW實物
主要包括學校獲得的校級以上的各級各類獎勵實物（獎狀、獎牌、獎杯、獎狀等），曾經使用過的印章，兄弟單位、國內外友人、校友贈送的珍貴禮品，名人到校的題詞及字畫。
DZ電子
主要包括學校在黨政管理、教學、科研等活動中形成的各類電子檔案（文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據庫文件）。
2.二級類目的設置和標識
二級類目是對-級類目的細劃，具體設置情況如下
（1）黨群類（DQ），下設9個二級類目：綜合（DQ11）、紀檢監(jiān)察（DQ12）、組織（DQ13）、宣傳教育（DQ14）、統(tǒng)戰(zhàn)（DQ15）、工會（DQ16）、團委（DQ17）、學生工作（DQ18）、各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務綜合（DQ19）。
（2）行政類（XZ），下設7個二級類目：綜合（XZ11）、人事（XZ12）、審計（XZ13）、武裝保衛(wèi)（XZ14）、總務資產（XZ15）、圖書檔案（XZ16）、各院（部、中心）行政綜合（XZ17）。
（3）教學類（JX），下設8個二級類目：綜合（JX11）、學科與實驗室建設（JX12）、招生工作（JX13）、學籍管理（JX14）、課堂教學與教學實踐（JX15）、學位工作（JX16）、畢業(yè)生工作（JX17）、教材管理（JX18）。
（4）科研類（KY），下設7個二級類目：綜合（KY11）、縱向科研項目（KY12）、橫向科研項目（KY13）、科研成果及獎勵（KY14）、專利證書（KY15）、標準（KY16）、論文專著（KYl7）。
（5）基建類（JJ），下設2個二級類目：綜合（JI11）、基建項目（JJ12）。
（6）儀器設備類（SB），下設2個二級類目：綜合（SB11）、設備項目（SB12）
（7）產品生產與科技開發(fā)類（CP），下設2個二級類目：綜合（CP11）、產品生產與科技開發(fā)項目（CP12）。
（8）出版類（CB），下設3個二級類目：綜合（CB11）、報紙（CB12）、刊物（CB13）。
（9）外事類（WS），下設5個二級類目：綜合（WS11）、出國（境）（WS12）、來校（WS13）、國際合作與會議（WS14）、外國留學生工作（WS15）。
（10）財會類（CK），下設5個二級類目：綜合（CK11）、會計報表（CK12）、會計賬簿（CK13）、會計憑證（CK14）、工資冊（CK15）。
（11）人物類（RW），下設1個二級類目：人物姓名首字母。
3.三級類目的設置
根據學校在教學和管理的過程中，實際產生的檔案情況，對部分二級類目設置了三級類目。
教學類檔案三級類目的設置，是根據我校辦學形式多樣及發(fā)展規(guī)模的實際，按辦學層次設研究生、全日制本專科生和成人教育3個三級類目。
科研類檔案三級類目的設置，主要在科研項目上設置了自然科學研究項目和人文社會科學研究項目2個三級類目。
基建類檔案三級類目的設置，由于單體基建項目案卷多，因此基建項目類將按照項目實體設置三級類目。
財會類檔案三級類目的設置，僅會計憑證-項按其內容不同，設學校財務類、基建類2個三級類目。
人物類檔案按其資料的種類設置8個三級類目。
（二）檔號的編制及標識
檔號是存取檔案的代號，排架的依據，反映了我校檔案的分類體系和物理位置。
根據檔案形成的方式不同，我校檔案采取案卷級和文件級交叉管理方式，除新生錄取名冊（JX1301、JX1302、JX1303）、學籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研項目（KY12、KY13）、基建項目（JJ12）、儀器設備（SB12）、產品生產與科技開發(fā)項目（CP12）、會計報表（CK12）、會計帳本（CK13）、財會憑證（CK14）、工資冊（CK15）采取案卷級管理外，其余均采取文件級管理。
1.檔號的結構
案卷級
檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+案卷號
卷內文件級檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+案卷號+件號
其中，基建項目類檔案檔號結構為：
全宗號+分類號+保管期限+案卷號
文件級
檔號=全宗號+年度+分類號+保管期限+件號
其中，人物檔案檔號結構為：
RW+人物姓名代號+材料類別號+保管期限+順序號
2.檔號的標識
檔號的標識采用現(xiàn)代漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、保管期限號、案卷號、件號之間用符號"-"連接。
全宗號：由-位阿拉伯數(shù)字構成
年度號：由四位阿拉伯數(shù)字組成。
分類號：-級類目+二級類目+三級類目。
案卷號：即案卷順序號，是指同-類目下的案卷順序編號。
件號：即文件順序號。
例如：河南師范大學2009年組織工作檔案永久第5件，可標為：1-2009-DQ13-Y-05
河南師范大學2009年本科生學籍檔案永久第15卷，可標為：1-2009-JXI402-Y-15
（三）聲像、實物、電子檔案
聲像檔案、實物檔案、電子檔案同是高等學校檔案的重要組成部分，內容不超過十-大類，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同等原因，擬單獨列出，單獨編號排架，作為十-大類檔案的補充。
1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤片等不同載體的文件材料。
檔號結構為：
全宗號+年度號+聲像檔案分類號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用卷、冊、盒、盤。
例如：河南師范大學2011年管理學院畢業(yè)生集體照，檔號為1-2011-SX1102-Y-3
2.實物檔案包括獎牌、獎狀（證書）、獎章、錦旗、獎杯、印章，各類禮品和樣品等實物。
檔號結構為：
全宗號+年度號+實物檔案分類號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用件。
3.電子檔案實體為各類電子文件的脫機載體，包括只讀光盤、-次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。
檔號結構為：
全宗號+年度號+電子文件檔案分類號+保管期限+保管單位順序號
保管單位采用盤。
例如：河南師范大學2011屆畢業(yè)生學籍檔案掃描電子文件光盤，檔號為：1-2011-DZ11I02-Y-1
二、檔案的實體排架
根據《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，高校檔案排架時要嚴格按檔號排架，不留空柜，不空號。結合我校實際，采用分年度，依次按-級類目、二級類目排架，每類中按問題編號，每個問題中按保管期限的順序排架。
三、河南師范大學檔案實體分類方法主表
DQ黨群
11.綜合
12.紀檢監(jiān)察
13.組織
老干部工作入此類
14.宣傳教育
15.統(tǒng)戰(zhàn)
民主黨派材料入此類
16.工會
教代會、工代會和婦女材料入此類
17.團委
學生社團、社會實踐、科技創(chuàng)新入此類
18.學生工作
學生表彰、違紀處分材料，學生思想政治教育、大學生心理健康教育、學生資助管理工作、職業(yè)教育入此類
19.院（部、中心）分黨委、黨總支黨務綜合后勤集團黨務綜合材料入此類
XZ行政
11.綜合
12.人事
13.審計
14.武裝保衛(wèi)
15.總務資產
計劃生育材料入此類
16.檔案圖書
17.院（部、中心）行政綜合后勤集團行政綜合材料入此類
JX教學
11.綜合
學生運動會，教學評估，優(yōu)秀教學評獎材料入此類
12.學科與實驗室建設
專業(yè)設置、精品課程、特色專業(yè)入此類
13.招生工作
1301.研究生（碩博）教育
1302.全日制本、專科教育
1303.成人教育
14.學籍管理
1401.研究生（碩博）教育
1402.全日制本、專科教育
1403.成人教育
15.課堂教學與教學實踐
16.學位工作
17.畢業(yè)生工作
畢業(yè)生信息反饋材料入此類
18.教材管理
KY科研
11.綜合
學術活動材料入此類
12-[n].縱向科研項目，按科研項目設置類目。其中：n=[項目]=1，2，3......）
1201-[n].自然科學類研究項目
1202-[n].人文社科類研究項目
13-[n].橫向科研項目
14.科研成果及獎勵
15.專利證書
16.標準
17.論文專著
CP產品生產與科技開發(fā)
11.綜合
校辦工廠、國家大學科技園材料入此類
12-[n].產品生產與科技開發(fā)項目（n=[項目J：1、2、
3......，）
JJ基建
11.綜合
12.按單項工程設置三級類目
......
SB儀器設備
11、綜合
12-[nl.按儀器設備種類或型號設置二級類目（n=[型號1=1、2、3......）
CB出版
11.綜合
12.報紙
13.刊物
WS外事工作
11.綜合
12.出國（境）
13.來校
14.國際合作與會議
15.外國留學生工作
CK財會
11.綜合
12.會計報表
13.會計帳簿
14.會計憑證
1401.學校財務類
1402.基建類
15.工資冊
獎金、獎學金、助學金發(fā)放明細入此類
RW人物
人名首字母為二級目錄
三級目錄為：
01生平、傳記
02專著、譯著
03撰寫的論文
04各種有價值的學術筆記和手稿
05各時期的照片、錄音、錄像等材料
06有價值的來往書信
07獎狀、證書、獎品、證章、聘書、任命書等
08國內外對人物的評價材料
附：
SX聲像
11.照片
12.光盤片
13.錄像帶
14.錄音帶
15.影視膠片
16.縮微膠片
17.幻燈片
三級類目：
01黨政類
02教學類
03科研類
04外事類
05產品生產與科技開發(fā)類
06基建類
07人物類
SW實物
11.獎勵牌匾
12.獎狀、證書
13.獎杯
14.錦旗
15.印章
16.珍貴禮品
17.字畫（含題詞）
18.有保存價值的其它物品
DZ電子
11.光盤
12.磁盤
13.磁帶
三級目錄：
T文本文件
I圖像文件
G圖形文件
V影像文件
A聲音文件
O超媒體鏈接文件
P程序文件
D數(shù)據文件
四級類目：
01黨政管理類
02教學類
03科研類
04基本建設類
05儀器設備類
06產品生產與科技開發(fā)類
07出版類
08外事類
09財會類
