磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
DA/T15—95
1.范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、貯存與保護(hù)等諸環(huán)節(jié)的要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護(hù)。不適用于計算機(jī)光盤、激光視盤和激光唱盤。
2.引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中的引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。在標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討，使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
GBl989—80信息處理交換用七位編碼字符集在9磁道
GB7309—87盒式錄音磁帶總技術(shù)條件
GB 7574—87 信息處理一信息交換用的磁帶標(biāo)號和文卷結(jié)構(gòu)
GB 8566—88 計算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范
GB 8567—88 計算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南
GB 9385—88 計算機(jī)軟件需求說明編制指南
GB9386—88計算機(jī)軟件測試文件編制規(guī)范
GB9416.1—88 信息處理數(shù)據(jù)交換用
GB 11956—89高速復(fù)制錄音磁帶
GB/ T 14306—93 VHS盒式錄像磁帶
GB l4307—93錄像磁帶性能測量方法
3.定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義：
3. 1 磁性載體文件
磁性載體文件系指以磁性材料(如計算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。
3.2 磁性載體檔案
磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學(xué)實踐中直接形成的有保存價值的磁性載體文件。
3.3 軟件
軟件系指計算機(jī)程序和相應(yīng)的數(shù)據(jù)及其它文件，包括固件中的程序和數(shù)據(jù)。
3.4 軟件文件系指軟件的書面描述和說明。它規(guī)定了軟件的功能、性能、組成及軟件設(shè)計、測試、維護(hù)和使用方法。
3.5 保管單位系指一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價值和密級相同或相近的文件材料的集合體。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管單位形式為盒、盤等。
4.積累
4.1磁性載體文件的積累工作由文件形成部門負(fù)責(zé)，確保積累文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
4.2 磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時積累并進(jìn)行登記。
4.3 磁性載體文件形成部門對已形成的磁性載體文件應(yīng)同紙質(zhì)文件一樣及時整理，同一盤(帶)中存放多份文件的應(yīng)建立磁性載體文件目錄清單(格式見表1)。
4.4 軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段形成的文件，各階段形成的文件執(zhí)行GB 8566-88、GB 8567-88、GB P385-88和GB9386-88的有關(guān)規(guī)定。
5磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應(yīng)積累、登記。
5.磁性載體文件的歸檔要求
5.1 磁性載體文件形成部門負(fù)責(zé)對需要歸檔的磁性載體文件進(jìn)行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項目結(jié)束后將磁性載體文件按照GBl989-80、GB7574-87和GB9416.1—88轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份(A、B盤)，及時向檔案部門移交歸檔。
5.2 歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
5.3 歸檔使用的錄音(像)帶。軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB7309-87、GB9416.1-88、GB/T14306-93的規(guī)定。
5.4 同一項目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。
5.5 應(yīng)將4.3中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。
5.6 歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。
5.6.2 錄像片需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格和放映時間。同時，還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。
5.6.3 錄像帶需簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級等。
6.磁性載體檔案的管理
6.1 磁性載體文件的歸檔工作應(yīng)執(zhí)行國家、單位的有關(guān)規(guī)定和本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
6.2 磁性載體文件的歸檔與管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，由各單位的檔案部門歸口管理。
6.3 磁性載體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。
6.4 嚴(yán)格做好磁性載體檔案的保密工作。
6.5 應(yīng)將5.1中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。
6.6 各級檔案部門應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。
6.7 借閱和歸還磁性載體檔案時，按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗收。
6.8 歸檔的磁帶(軟磁盤)必須貼上標(biāo)簽。
6.8.1 磁帶(軟磁盤)套、盒上需標(biāo)注帶(盤)編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標(biāo)識。
6.8.2 錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級等標(biāo)識。
6.8.3 錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級、講話時間等。
6.9 在貯存磁性載體檔案的同時，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文件資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號、文件號、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。
7 磁性載體檔案貯存與保護(hù)
7.1 貯存前的準(zhǔn)備
7.1.1 長期貯存的磁帶性能要求
應(yīng)使用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應(yīng)損壞、污染；磁帶上不允許有皺折；磁帶應(yīng)纏繞在剛性輪轂上，絕不能纏繞在有橡膠軸套的輪轂上，并且應(yīng)卷繞平整、松緊適度。錄像帶、錄音帶各項指標(biāo)應(yīng)符合GB/T14306—93、GB7309—87、GBll956—89的要求。對磁帶的篩選參見附錄A。
7.1.2貯存前的物理準(zhǔn)備
a.長期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過調(diào)整、清潔的設(shè)備錄制。
b.貯存前，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲環(huán)境中平衡1--3天，然后在全長度上使用清潔機(jī)慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7-2.2N(牛頓)。
c.應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中(相對濕度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和劑、潤滑劑揮發(fā)。
7.2貯存
7.2.1 庫房溫、濕度要求
溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15
7.2.2 清潔管理要求
a.不要用手觸摸磁帶(軟磁盤)，應(yīng)戴非棉制手套操作；
b.不要使磁帶(軟磁盤)接觸不清潔表面，如地面、桌面等；
c.裝磁帶(軟磁盤)的裝具應(yīng)潔凈無塵；
d.庫房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；
e.吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇旆客猓?span lang="EN-US">
f.庫房中禁止使用打印機(jī)。
7.2.3 風(fēng)壓要求
庫房宜保持為正壓，減少灰塵對環(huán)境的污染；庫房中應(yīng)無腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好。
7.2.4 防水要求
庫房內(nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶(軟磁盤)架最低一層擱板應(yīng)高于地面
7.2.5 防火要求
a.庫房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫房內(nèi)及附近不得有易燃物品；
b.庫房內(nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；
c.庫房中應(yīng)備有二氧化碳型滅火器；
d.庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障；
e.對重要檔案應(yīng)專柜存放。
7.2. 6 防磁要求
a.磁性載體檔案與磁場源(永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等)之間的距離不得少于
b.可使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構(gòu)成容器、箱柜，對磁場進(jìn)行屏蔽；
c.磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少
d.使用無屏蔽的容器運輸時，磁性載體檔案距容器外壁至少
e.不得將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?span lang="EN-US">)帶入庫房；
f. 在存有重要檔案的庫區(qū)，應(yīng)設(shè)置測磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場。
7.2.7 防紫外線要求
不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。
7.2.8 放置要求
磁帶(軟磁盤)應(yīng)放人磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置。
7.2.9保養(yǎng)及維護(hù)
應(yīng)定期保養(yǎng)及維護(hù)磁性載體檔案，并應(yīng)建立磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡(格式見表2)，包括：
a.清潔
要保證磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器、清洗機(jī)的清潔，除要定期清洗磁帶外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)運行磁帶(軟磁盤)有碎片脫落時，應(yīng)立即對全系統(tǒng)進(jìn)行清洗；磁帶盤、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán)境中操作。
b.倒帶
1)倒帶間隔
在溫度為18±
2)倒帶卷繞張力
倒帶速度要慢，張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓)，倒帶后，磁帶要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀/寫(錄/放)狀態(tài)。
c.檢查及修復(fù)
檢查及修復(fù)包括：磁帶(軟磁盤)外觀檢查、計算機(jī)磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶(軟磁盤)修復(fù)。遭受高溫、水泡的磁帶，其處理方法見附錄B。
d.復(fù)制
1)每年對大型磁性載體檔案按3%的比例隨機(jī)抽樣該檢，如發(fā)現(xiàn)有永久誤差，則應(yīng)對整套磁性載體檔案重新檢查，對發(fā)生永久誤差的磁性載體檔案進(jìn)行復(fù)制；
2)極重要磁性載體檔案的復(fù)制周期由單位自定；
3)正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。
7.3 再使用
磁性載體檔案再使用場所的溫度、相對濕度與庫房的溫度、相對濕度相差范圍應(yīng)分別為±
7.4 運輸要求
7.4.1 磁帶(軟磁盤)應(yīng)封裝在塑料袋中，再放入容器里運輸，運輸時要輕拿輕放，嚴(yán)禁劇烈震動和翻滾。
7.4.2應(yīng)防潮、防曝曬、防重壓。
7.4.3 運輸環(huán)境的溫度、相對濕度范圍分別為4～
7.4.4 應(yīng)避免使用金屬探測器進(jìn)行探測(X射線除外)。
7.5 特殊要求
除遵守前面各項內(nèi)容外，還應(yīng)注意：
7.5.1 磁帶
a.拿取卷軸時，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤；
b.剪掉磁帶末端已經(jīng)損壞的部分；
c.不能將磁帶末端接觸臟的地方(如：不能將磁帶拖到地面上等)；
d.應(yīng)仔細(xì)將磁帶裝在卷軸上，防止它的末端皺折；
e.開始記錄之前，應(yīng)留出不少于lm的空白帶；
f.至少用15分鐘時間運轉(zhuǎn)磁帶，檢查帶邊的卷曲情況，并觀察裝在卷軸上的磁帶是否平坦整齊，帶邊有任何變形跡象都是不允許的；
g.貯存前應(yīng)將磁帶在貯存環(huán)境中重新卷繞。
7.5.2 軟磁盤
a.不要彎折軟磁盤；
b.不要用像皮筋、曲別針來固定軟磁盤的紙?zhí)祝?span lang="EN-US">
c.應(yīng)先將標(biāo)簽寫好，再貼到軟磁盤上。如軟磁盤上已有標(biāo)簽，不要用硬筆如圓珠筆在盤上寫；
d.軟磁盤上不能放置重物；
e.如要修改盤上標(biāo)簽內(nèi)容，應(yīng)劃改。
7.5.3 錄像帶
除遵守前面各項內(nèi)容外，還應(yīng)注意，不要將錄像帶放在電視機(jī)殼頂上。
7.5.4 磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器及工作間
應(yīng)定期檢查及清洗磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器；磁帶機(jī)及軟盤驅(qū)動器應(yīng)放在上風(fēng)口，而易產(chǎn)生碎屑的設(shè)備如打印機(jī)、穿孔機(jī)等應(yīng)置下風(fēng)處。工作間的要求見附錄C。
7.5.5磁性載體檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)
a. 避免機(jī)械原因損壞磁帶、軟磁盤；
b. 在使用時，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程；
c. 避開強(qiáng)磁場；
d.使用工具軟件查閱文件內(nèi)容時，應(yīng)謹(jǐn)慎，防止破壞文件。
表1 磁性載體文件目錄清單
盤帶號：
| 序 號 | 文 件名 | 題 名 | 檔 號 |
| | | | |
表2 磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡
盤帶號：
| 序 號 | 時 間 | 檢測機(jī)型 | 信息記錄格式 | 檢測項目 | 結(jié) 論 | 操作人 |
| | | | | | | |
附錄A(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
篩選劣質(zhì)磁帶的試驗
作為長期貯存，絕不能用劣質(zhì)磁帶，用下述方法可確定出粘合劑質(zhì)量特別差的磁帶。可根據(jù)需要從每一批磁帶中隨機(jī)選取若干盤進(jìn)行試驗，步驟如下：
1.檢查室內(nèi)環(huán)境下錄像帶的RF(射頻)幅度和失落率、計算機(jī)磁帶的漏碼率；
2.在相對濕度為80-95%、溫度為49
3.再在室內(nèi)環(huán)境下放置至少24小時；
4.再檢查RF的幅度和失落率，測量方法參見GB/T14307—93；檢查計算機(jī)磁帶的漏碼率。好的錄像帶RF失落率應(yīng)不大于最初失落率的兩倍；好的計算機(jī)磁帶的漏碼率應(yīng)不大于最初漏碼率的一倍；而且氧化物層脫落跡象很小。
附錄B(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
磁性載體檔案遭受高溫、水泡后的處理方法
B1 高溫
磁帶經(jīng)受高溫后，首先應(yīng)在室溫環(huán)境下穩(wěn)定幾天，然后在磁帶機(jī)上慢速運轉(zhuǎn)，并轉(zhuǎn)錄到另一盤磁帶上，將二者同時保存。
B2 水泡
如磁帶被水浸泡，應(yīng)先用無纖維毛巾將磁帶擦干，然后在溫度約為
附錄C(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
工作間要求
對工作間的要求如下：
1.工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控；
2.工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源；
3.直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙、喝飲料及吃食品；
4.卷軸(包括空軸)應(yīng)放在專門的保護(hù)容器內(nèi)；
5.不應(yīng)把磁帶(軟磁盤)放在熱的地方，比如接近熱源或陽光直射處；
6.定期對工作間的磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器的機(jī)械、電氣部分進(jìn)行系統(tǒng)的檢查；
7.應(yīng)保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器中全部磁帶、軟磁盤接觸面的清潔；
8.工作間應(yīng)備有磁帶清洗機(jī)和檢驗器，并用來清潔和卷繞磁帶。
附加說明：
本標(biāo)準(zhǔn)由全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、航天工業(yè)總公司檔案館。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人商平安 吳筑清 沈瑩 王朝駒 杜霞飛
