磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
DA/T15—95
1.范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對(duì)磁性載體文件的積累,、歸檔要求和磁性載體檔案的管理,、貯存與保護(hù)等諸環(huán)節(jié)的要求,。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企事業(yè)單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護(hù),。不適用于計(jì)算機(jī)光盤(pán)、激光視盤(pán)和激光唱盤(pán),。
2.引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文,，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中的引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。在標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí),，所示版本均為有效,。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討,，使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性,。
GBl989—80信息處理交換用七位編碼字符集在9磁道
GB7309—87盒式錄音磁帶總技術(shù)條件
GB 7574—87 信息處理一信息交換用的磁帶標(biāo)號(hào)和文卷結(jié)構(gòu)
GB 8566—88 計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)規(guī)范
GB 8567—88 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā)文件編制指南
GB 9385—88 計(jì)算機(jī)軟件需求說(shuō)明編制指南
GB9386—88計(jì)算機(jī)軟件測(cè)試文件編制規(guī)范
GB9416.1—88 信息處理數(shù)據(jù)交換用
GB 11956—89高速?gòu)?fù)制錄音磁帶
GB/ T 14306—93 VHS盒式錄像磁帶
GB l4307—93錄像磁帶性能測(cè)量方法
3.定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義：
3. 1 磁性載體文件
磁性載體文件系指以磁性材料(如計(jì)算機(jī)磁帶,、軟磁盤(pán)、錄像帶,、錄音帶)為信息載體的文件,。
3.2 磁性載體檔案
磁性載體檔案系指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的磁性載體文件,。
3.3 軟件
軟件系指計(jì)算機(jī)程序和相應(yīng)的數(shù)據(jù)及其它文件,，包括固件中的程序和數(shù)據(jù)。
3.4 軟件文件系指軟件的書(shū)面描述和說(shuō)明,。它規(guī)定了軟件的功能,、性能,、組成及軟件設(shè)計(jì)、測(cè)試,、維護(hù)和使用方法。
3.5 保管單位系指一組具有有機(jī)聯(lián)系的,、價(jià)值和密級(jí)相同或相近的文件材料的集合體,。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管單位形式為盒、盤(pán)等,。
4.積累
4.1磁性載體文件的積累工作由文件形成部門(mén)負(fù)責(zé),，確保積累文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性,。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督,、檢查、指導(dǎo),。
4.2 磁性載體文件應(yīng)一式兩份,，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)積累并進(jìn)行登記。
4.3 磁性載體文件形成部門(mén)對(duì)已形成的磁性載體文件應(yīng)同紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理,，同一盤(pán)(帶)中存放多份文件的應(yīng)建立磁性載體文件目錄清單(格式見(jiàn)表1),。
4.4 軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段形成的文件，各階段形成的文件執(zhí)行GB 8566-88,、GB 8567-88,、GB P385-88和GB9386-88的有關(guān)規(guī)定。
5磁性載體文件的更改單,、版本更新通知都應(yīng)積累,、登記。
5.磁性載體文件的歸檔要求
5.1 磁性載體文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理,、編輯,，根據(jù)本單位情況，待項(xiàng)目結(jié)束后將磁性載體文件按照GBl989-80,、GB7574-87和GB9416.1—88轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式,，一式兩份(A、B盤(pán)),，及時(shí)向檔案部門(mén)移交歸檔,。
5.2 歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè),，運(yùn)轉(zhuǎn)正常,，無(wú)病毒，清潔,，無(wú)劃傷,，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性,。
5.3 歸檔使用的錄音(像)帶。軟磁盤(pán)的性能質(zhì)量,，應(yīng)分別符合GB7309-87,、GB9416.1-88、GB/T14306-93的規(guī)定,。
5.4 同一項(xiàng)目同一類(lèi)別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上,。
5.5 應(yīng)將4.3中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。
5.6 歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門(mén)編制歸檔說(shuō)明,。
5.6.2 錄像片需簡(jiǎn)要說(shuō)明該片的內(nèi)容,、制式,、語(yǔ)別、密級(jí),、規(guī)格和放映時(shí)間,。同時(shí)，還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片,。
5.6.3 錄像帶需簡(jiǎn)要說(shuō)明講話內(nèi)容,、講話人姓名、職務(wù),、錄制日期,、密級(jí)等。
6.磁性載體檔案的管理
6.1 磁性載體文件的歸檔工作應(yīng)執(zhí)行國(guó)家,、單位的有關(guān)規(guī)定和本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,。
6.2 磁性載體文件的歸檔與管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全,、便于利用的原則,，由各單位的檔案部門(mén)歸口管理。
6.3 磁性載體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇,，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤(pán),、磁帶、錄像帶,、錄音帶作載體,。
6.4 嚴(yán)格做好磁性載體檔案的保密工作。
6.5 應(yīng)將5.1中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借,。
6.6 各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度,，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。
6.7 借閱和歸還磁性載體檔案時(shí),，按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查,、驗(yàn)收。
6.8 歸檔的磁帶(軟磁盤(pán))必須貼上標(biāo)簽,。
6.8.1 磁帶(軟磁盤(pán))套,、盒上需標(biāo)注帶(盤(pán))編號(hào)、檔號(hào),、軟件名稱(chēng)、版本號(hào),、文件數(shù),、密級(jí)、編制人,、編制日期等標(biāo)識(shí),。
6.8.2 錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào),、片名,、放映時(shí)間、攝制單位,、攝制日期,、規(guī)格、制式,、語(yǔ)別,、密級(jí)等標(biāo)識(shí),。
6.8.3 錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào),、講話人姓名,、職務(wù),、主要內(nèi)容和錄制日期,、密級(jí),、講話時(shí)間等,。
6.9 在貯存磁性載體檔案的同時(shí),，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文件資料，內(nèi)容包括：寫(xiě)操作日期,、系列號(hào)、文件號(hào)、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài),、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容,。不得用鉛筆或水溶性墨水書(shū)寫(xiě)。
7 磁性載體檔案貯存與保護(hù)
7.1 貯存前的準(zhǔn)備
7.1.1 長(zhǎng)期貯存的磁帶性能要求
應(yīng)使用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應(yīng)損壞,、污染；磁帶上不允許有皺折,；磁帶應(yīng)纏繞在剛性輪轂上,，絕不能纏繞在有橡膠軸套的輪轂上，并且應(yīng)卷繞平整,、松緊適度,。錄像帶、錄音帶各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)符合GB/T14306—93,、GB7309—87,、GBll956—89的要求,。對(duì)磁帶的篩選參見(jiàn)附錄A。
7.1.2貯存前的物理準(zhǔn)備
a.長(zhǎng)期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過(guò)調(diào)整,、清潔的設(shè)備錄制,。
b.貯存前,，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無(wú)損壞,，并應(yīng)將磁帶在存儲(chǔ)環(huán)境中平衡1--3天,，然后在全長(zhǎng)度上使用清潔機(jī)慢速、均勻,、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7-2.2N(牛頓)。
c.應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中(相對(duì)濕度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中,，以防粘和劑、潤(rùn)滑劑揮發(fā),。
7.2貯存
7.2.1 庫(kù)房溫,、濕度要求
溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15
7.2.2 清潔管理要求
a.不要用手觸摸磁帶(軟磁盤(pán)),，應(yīng)戴非棉制手套操作；
b.不要使磁帶(軟磁盤(pán))接觸不清潔表面,，如地面,、桌面等,；
c.裝磁帶(軟磁盤(pán))的裝具應(yīng)潔凈無(wú)塵；
d.庫(kù)房地面不應(yīng)打蠟,、鋪地毯,；
e.吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇?kù)房外；
f.庫(kù)房中禁止使用打印機(jī),。
7.2.3 風(fēng)壓要求
庫(kù)房宜保持為正壓,，減少灰塵對(duì)環(huán)境的污染；庫(kù)房中應(yīng)無(wú)腐蝕性氣體,，并保證通風(fēng)良好,。
7.2.4 防水要求
庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶(軟磁盤(pán))架最低一層擱板應(yīng)高于地面
7.2.5 防火要求
a.庫(kù)房及裝具應(yīng)使用耐火材料,，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不得有易燃物品；
b.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火,；
c.庫(kù)房中應(yīng)備有二氧化碳型滅火器,；
d.庫(kù)房物品如紙張、木材,、洗滌液等應(yīng)盡量少,，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障,；
e.對(duì)重要檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放,。
7.2. 6 防磁要求
a.磁性載體檔案與磁場(chǎng)源(永久磁鐵、馬達(dá),、變壓器等)之間的距離不得少于
b.可使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧,、鎳鐵合金等)構(gòu)成容器,、箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽,；
c.磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中,，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少
d.使用無(wú)屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí),，磁性載體檔案距容器外壁至少
e.不得將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯,、保健磁鐵,、磁鐵圖釘?shù)?span lang="EN-US">)帶入庫(kù)房；
f. 在存有重要檔案的庫(kù)區(qū),，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備,，以查出隱蔽的磁場(chǎng),。
7.2.7 防紫外線要求
不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。
7.2.8 放置要求
磁帶(軟磁盤(pán))應(yīng)放人磁帶(軟磁盤(pán))盒中,，垂直放置或一盤(pán)盤(pán)懸掛放置,。
7.2.9保養(yǎng)及維護(hù)
應(yīng)定期保養(yǎng)及維護(hù)磁性載體檔案，并應(yīng)建立磁性載體檔案檢測(cè),、保養(yǎng)卡(格式見(jiàn)表2),，包括：
a.清潔
要保證磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器,、清洗機(jī)的清潔,，除要定期清洗磁帶外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行磁帶(軟磁盤(pán))有碎片脫落時(shí),，應(yīng)立即對(duì)全系統(tǒng)進(jìn)行清洗,；磁帶盤(pán)、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷,、異丙醇,、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán)境中操作,。
b.倒帶
1)倒帶間隔
在溫度為18±
2)倒帶卷繞張力
倒帶速度要慢,，張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓),，倒帶后,，磁帶要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀/寫(xiě)(錄/放)狀態(tài)。
c.檢查及修復(fù)
檢查及修復(fù)包括：磁帶(軟磁盤(pán))外觀檢查,、計(jì)算機(jī)磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶(軟磁盤(pán))修復(fù),。遭受高溫、水泡的磁帶,，其處理方法見(jiàn)附錄B,。
d.復(fù)制
1)每年對(duì)大型磁性載體檔案按3%的比例隨機(jī)抽樣該檢，如發(fā)現(xiàn)有永久誤差,，則應(yīng)對(duì)整套磁性載體檔案重新檢查,，對(duì)發(fā)生永久誤差的磁性載體檔案進(jìn)行復(fù)制；
2)極重要磁性載體檔案的復(fù)制周期由單位自定,；
3)正常保存的磁性載體檔案,，可每10年復(fù)制一次,。
7.3 再使用
磁性載體檔案再使用場(chǎng)所的溫度、相對(duì)濕度與庫(kù)房的溫度,、相對(duì)濕度相差范圍應(yīng)分別為±
7.4 運(yùn)輸要求
7.4.1 磁帶(軟磁盤(pán))應(yīng)封裝在塑料袋中,，再放入容器里運(yùn)輸，運(yùn)輸時(shí)要輕拿輕放,，嚴(yán)禁劇烈震動(dòng)和翻滾,。
7.4.2應(yīng)防潮、防曝曬,、防重壓,。
7.4.3 運(yùn)輸環(huán)境的溫度、相對(duì)濕度范圍分別為4～
7.4.4 應(yīng)避免使用金屬探測(cè)器進(jìn)行探測(cè)(X射線除外)。
7.5 特殊要求
除遵守前面各項(xiàng)內(nèi)容外,，還應(yīng)注意：
7.5.1 磁帶
a.拿取卷軸時(shí),，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤(pán),；
b.剪掉磁帶末端已經(jīng)損壞的部分,；
c.不能將磁帶末端接觸臟的地方(如：不能將磁帶拖到地面上等)；
d.應(yīng)仔細(xì)將磁帶裝在卷軸上,，防止它的末端皺折,；
e.開(kāi)始記錄之前，應(yīng)留出不少于lm的空白帶,；
f.至少用15分鐘時(shí)間運(yùn)轉(zhuǎn)磁帶,，檢查帶邊的卷曲情況，并觀察裝在卷軸上的磁帶是否平坦整齊,，帶邊有任何變形跡象都是不允許的,；
g.貯存前應(yīng)將磁帶在貯存環(huán)境中重新卷繞,。
7.5.2 軟磁盤(pán)
a.不要彎折軟磁盤(pán),；
b.不要用像皮筋,、曲別針來(lái)固定軟磁盤(pán)的紙?zhí)祝?span lang="EN-US">
c.應(yīng)先將標(biāo)簽寫(xiě)好，再貼到軟磁盤(pán)上,。如軟磁盤(pán)上已有標(biāo)簽,，不要用硬筆如圓珠筆在盤(pán)上寫(xiě)；
d.軟磁盤(pán)上不能放置重物,；
e.如要修改盤(pán)上標(biāo)簽內(nèi)容,，應(yīng)劃改。
7.5.3 錄像帶
除遵守前面各項(xiàng)內(nèi)容外,，還應(yīng)注意,，不要將錄像帶放在電視機(jī)殼頂上。
7.5.4 磁帶機(jī),、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器及工作間
應(yīng)定期檢查及清洗磁帶機(jī),、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器；磁帶機(jī)及軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器應(yīng)放在上風(fēng)口,，而易產(chǎn)生碎屑的設(shè)備如打印機(jī),、穿孔機(jī)等應(yīng)置下風(fēng)處。工作間的要求見(jiàn)附錄C,。
7.5.5磁性載體檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)
a. 避免機(jī)械原因損壞磁帶,、軟磁盤(pán)；
b. 在使用時(shí),，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程,；
c. 避開(kāi)強(qiáng)磁場(chǎng)；
d.使用工具軟件查閱文件內(nèi)容時(shí),，應(yīng)謹(jǐn)慎,，防止破壞文件?！?span lang="EN-US">
表1 磁性載體文件目錄清單
盤(pán)帶號(hào)：
| 序 號(hào) | 文 件名 | 題 名 | 檔 號(hào) |
| | | | |
表2 磁性載體檔案檢測(cè),、保養(yǎng)卡
盤(pán)帶號(hào)：
| 序 號(hào) | 時(shí) 間 | 檢測(cè)機(jī)型 | 信息記錄格式 | 檢測(cè)項(xiàng)目 | 結(jié) 論 | 操作人 |
| | | | | | | |
附錄A(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
篩選劣質(zhì)磁帶的試驗(yàn)
作為長(zhǎng)期貯存，絕不能用劣質(zhì)磁帶,，用下述方法可確定出粘合劑質(zhì)量特別差的磁帶,。可根據(jù)需要從每一批磁帶中隨機(jī)選取若干盤(pán)進(jìn)行試驗(yàn),，步驟如下：
1.檢查室內(nèi)環(huán)境下錄像帶的RF(射頻)幅度和失落率,、計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率；
2.在相對(duì)濕度為80-95%,、溫度為49
3.再在室內(nèi)環(huán)境下放置至少24小時(shí)；
4.再檢查RF的幅度和失落率，測(cè)量方法參見(jiàn)GB/T14307—93,；檢查計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率,。好的錄像帶RF失落率應(yīng)不大于最初失落率的兩倍；好的計(jì)算機(jī)磁帶的漏碼率應(yīng)不大于最初漏碼率的一倍,；而且氧化物層脫落跡象很小,。
附錄B(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
磁性載體檔案遭受高溫、水泡后的處理方法
B1 高溫
磁帶經(jīng)受高溫后,，首先應(yīng)在室溫環(huán)境下穩(wěn)定幾天,，然后在磁帶機(jī)上慢速運(yùn)轉(zhuǎn)，并轉(zhuǎn)錄到另一盤(pán)磁帶上,，將二者同時(shí)保存,。
B2 水泡
如磁帶被水浸泡，應(yīng)先用無(wú)纖維毛巾將磁帶擦干,，然后在溫度約為
附錄C(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
工作間要求
對(duì)工作間的要求如下：
1.工作間應(yīng)是清潔的，且溫,、濕度可控,；
2.工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源,；
3.直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙,、喝飲料及吃食品；
4.卷軸(包括空軸)應(yīng)放在專(zhuān)門(mén)的保護(hù)容器內(nèi),；
5.不應(yīng)把磁帶(軟磁盤(pán))放在熱的地方,，比如接近熱源或陽(yáng)光直射處；
6.定期對(duì)工作間的磁帶機(jī),、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的機(jī)械,、電氣部分進(jìn)行系統(tǒng)的檢查；
7.應(yīng)保持磁帶機(jī),、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器中全部磁帶,、軟磁盤(pán)接觸面的清潔；
8.工作間應(yīng)備有磁帶清洗機(jī)和檢驗(yàn)器,，并用來(lái)清潔和卷繞磁帶,。
附加說(shuō)明：
本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所,、航天工業(yè)總公司檔案館,。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人商平安 吳筑清 沈瑩 王朝駒 杜霞飛
