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科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

發(fā)布時(shí)間：2013-10-12 點(diǎn)擊數(shù)量：3223

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法,、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列,、案卷的編目,、案卷的裝訂、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求,。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理,。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

2定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義,。

2·1科學(xué)技術(shù)文件材料(以下簡(jiǎn)稱(chēng)科技文件材料)scientific and technical records記錄和反映生產(chǎn),、科研、基建,、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字,、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱(chēng),。

2·2科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)科技檔案)scientific and technical archives

企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu),、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研,、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料,。

2·3案卷file

由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

2·4卷內(nèi)目錄innerfile item list

登錄案卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格,，排列在卷內(nèi)文件之前,。

2·5卷內(nèi)備考表file note

卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后,。

2·6檔號(hào)archival code

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼,。

3組織案卷

3·1組卷原則

組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系,，便于檔案的保管和利用。

3·2組卷要求

3·2·1案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn),、科研,、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況,。

3·2·2案卷內(nèi)科技文件材料要齊全,、完整。

3·2·3案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求,。不能有熱敏紙,，不能有鉛筆、圓珠筆,、紅墨水,、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡,。

3·3組卷方法

3·3·1直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷,。

3·3·2產(chǎn)品,、科研課題、基建項(xiàng)目,、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷,。

3·3·3引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。

3·3·4一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖,、標(biāo)準(zhǔn)圖,，并單獨(dú)組卷，采用了這些通用圖,、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目,，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào),。

3·3·5底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理,。

3·3·6產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后,。

3·3·7設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷,。外購(gòu)設(shè)備申的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

4案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列

4·1產(chǎn)品類(lèi)案卷按產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì),、技術(shù)設(shè)計(jì)),、工藝、工裝,、加工制造,、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列,、結(jié)構(gòu)排列,。

4·2科研類(lèi)案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段,、總結(jié)鑒定階段,、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。

4·3基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料,、基礎(chǔ)性材料,、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì),、施工圖設(shè)計(jì)),、工程施工、工程監(jiān)理,、工程竣工驗(yàn)收等排列,。

4·4設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造,、驗(yàn)收),、

設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料,、設(shè)備運(yùn)行,、設(shè)備維護(hù)等排列。

4·5案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問(wèn)題,、時(shí)間或重要程度排列,。

4·6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后,。有譯文的外文資料譯文在前,，原文在后。

5案卷的編目

5·1卷內(nèi)科技文件材料頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)

5·1·1案卷內(nèi)科技文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào),。

5·1·2單面書(shū)寫(xiě)的科技文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào),，雙面書(shū)寫(xiě)的科技文件材料，正面在其右下角,，背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào),。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外。

5·1·3成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件材料,，自成一卷的,，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào),；與其他科技文件材料組成一卷的,，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào),，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。卷內(nèi)目錄,、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào),。

5·2案卷封面的編制

5·2·1案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式(內(nèi)封面規(guī)格見(jiàn)7·3·1),。封面式樣見(jiàn)圖A1。

5·2·2案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明,、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容,，主要包括項(xiàng)目名稱(chēng)或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu),、階段的名稱(chēng)等,，案卷題名一般由立卷人擬寫(xiě)。

5·2，3立卷單位應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén),。

5·2·4起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期,。

5·2·5保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限。

5·2·6密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí),。

5·2·7檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào),、分類(lèi)號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))、案卷號(hào),。全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定,，需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定,；分類(lèi)號(hào)是指按統(tǒng)一的分類(lèi)規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類(lèi)別號(hào),；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程,、課題,、設(shè)備的代字或代號(hào)；目錄號(hào)一般指分類(lèi)目錄號(hào),；案卷號(hào)是指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào),。

5·2·8檔案館號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家檔案行政管理部門(mén)賦予的檔案館代碼。

5·3案卷脊背的編制

案卷脊背項(xiàng)目有保管期限,、檔號(hào),、案卷題名，式樣及規(guī)格見(jiàn)圖A2,。

保管期限填寫(xiě)方法同5·2·5,，也可用色標(biāo)區(qū)分；紅色代表永久,，黃色代表長(zhǎng)期,，綠色代表短期；檔號(hào)填寫(xiě)方法同5·2·7,；案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填或不填,，填寫(xiě)方法同5·2·2。

5·4卷內(nèi)目錄的編制

5·4·1卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)圖A3,。

5·4·2序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序,。

5·4·3文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào),、項(xiàng)目代號(hào)等,。

5·4·4責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。

5·4·5文件材料題名應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的全稱(chēng),。

5·4·6日期應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的形成日期,。

5·4·7頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)每件科技文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào),。

5·4·8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁(yè)之前。

5·5卷內(nèi)備考表的編制

5·5·1卷內(nèi)備考表式樣見(jiàn)圖A4,。

5·5·2說(shuō)明包括:案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù),、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

5·5·3立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名,。

5·5·4立卷日期應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期,。

5·5·5檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

5·5,，6檢查日期應(yīng)填寫(xiě)審核的日期,。

5·5·7互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式,，并用括號(hào)括起,。

5·5·8卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

6案卷的裝訂

6·1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式,。

6·2案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm╳2lOmm)或國(guó)家通用16開(kāi)型(26Omm╳l85mm),。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角,。

6·3案卷內(nèi)不允許有金屬物

6·4不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章,，式樣見(jiàn)圖A7,。檔號(hào)填寫(xiě)方法同5·2·7，序號(hào)填寫(xiě)方法同5·4·2,。

7卷皮,、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料

7·1科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式,。卷盒,、卷夾式樣見(jiàn)圖A5、A6,。

7·2卷皮規(guī)格和制成材料

7·2·1

卷盒的外表面規(guī)格為:305mm╳22Omm,，厚度分別為lOmm,2Omm,3Omm,4Omm,5Omm,6Omm六種。

7·2·2卷夾的外表面規(guī)格為：305mm╳22Omm,，厚度為2Omm,。

7·2·3卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作,，外裱牛皮紙,。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用無(wú)酸卷皮。

7·3卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量

7·3·1卷內(nèi)目錄,、卷內(nèi)備考表規(guī)格為:297mm╳2lOmm或26Omm╳l85mmo

7·3·2卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。