文書檔案案卷格式
文書檔案案卷格式(GB/T 9705-88)
1 、 適用范圍
本標準適用于我國各級檔案館 ( 室 ) 和文書處理部門。
2 、 案卷卷皮格式
文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸規(guī)格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 長×寬 ) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三邊 ( 上、下、翻口處 ) 要另有70mm寬的折疊紙舌。
卷脊可根據(jù)需要分別設(shè) 10 、 15 、20mm三種厚度。
用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。
本標準推薦使用250 克牛皮紙制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面項目
封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸。
2.1.3封面項目的填寫方法
2.1.3 .1 全宗名稱：
全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 類目名稱：
類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。
2.1.3 .3 案卷題名：
案卷題名即案卷標題，一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當準確概括本卷文件的主要制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡煉、明確。
2.1.3 .4 時間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。
2.1.3 .6 件、頁數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。
2.1.3 .7 歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。
2.1.3.8 檔號的編制：
封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。
目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號
案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
2.1.4卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號，其排列格式尺寸。
2.2 軟卷皮格式
使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。
2.2.1軟卷皮外形尺寸：
軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為297mm × 210mm ( 供 A4 型紙用 ) 或260mm × 185mm ( 供 16 開型紙用 ) 的規(guī)格。
2.2.2軟卷皮封面項目：
軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置。
2.2.3軟卷皮封二項目：
軟卷皮封二印制項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、心寸。
軟卷皮封二項目的填寫方法同 3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法。
2.2.4軟卷皮封三印制項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置軟卷皮封三項目的填寫方法同 4.3 卷內(nèi)備考表填寫方法。
2.3 卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm ( 長×寬 ) ，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置 30 、 40 或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。
2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面為空白面。
卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。
2.4 填寫要求
2.5 填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。
3 、卷內(nèi)文件目錄格式
3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用 16 開型 ( 即長×寬為260mm × 185mm ) 或國際標準 A4 型 ( 即長×寬為297mm × 210mm ) 。
3.2 頁邊與文字區(qū)尺寸
卷內(nèi)目錄用紙上白邊 ( 天頭 ) 寬 20 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙下白邊 ( 地腳 ) 寬 15 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙左白邊 ( 訂口 ) 寬 25 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙右白邊 ( 翻口) 寬 15 ± 0.5mm
3.3 卷內(nèi)文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。
各項目 具體位置、尺寸。
3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法
3.4.1順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。
3.4.2文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。
3.4.3責任者：對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。
3.4.4題名：即文件的標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，
可自擬標題，外加“〔〕”號。
3.4.5日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“·”號。
3.4.6頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的編號。
3.4.7單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：
全宗號目錄號案卷號件號
4 × 15 mm
3.4.8備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。
4 、 卷內(nèi)備考表格式
4.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。
4.2 卷內(nèi)備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸。4.3 .1本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。4.3.2立卷人：由責任立卷者簽名。
4.3.3檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。
4.3.4立卷時間：填寫完成的立卷日期。
5 、 案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底。
5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：
軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入盒保存。
6 、 文書檔案案卷格式監(jiān)制
6.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內(nèi)文件目錄、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級檔案局。
6.2 在卷皮封底的下部應(yīng)印上“由××檔案局監(jiān)制”的字樣。
