文書檔案案卷格式
文書檔案案卷格式(GB/T 9705-88)
1 ,、 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國(guó)各級(jí)檔案館 ( 室 ) 和文書處理部門,。
2 、 案卷卷皮格式
文書檔案案卷卷皮分兩種,，一種是硬卷皮,，一種是軟卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸規(guī)格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 長(zhǎng)×寬 ) ,。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三邊 ( 上、下,、翻口處 ) 要另有70mm寬的折疊紙舌,。
卷脊可根據(jù)需要分別設(shè) 10 、 15 ,、20mm三種厚度,。
用于成卷裝訂的卷皮，上,、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌,。
本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250 克牛皮紙制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面項(xiàng)目
封面項(xiàng)目包括：全宗名稱,、類目名稱,、案卷題名、時(shí)間,、保管期限,、件、頁(yè)數(shù),、歸檔號(hào),、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置,、尺寸,。
2.1.3封面項(xiàng)目的填寫方法
2.1.3 .1 全宗名稱：
全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱,。如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱為“中共中央”,；“中華人民共和國(guó)外交部”簡(jiǎn)稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡(jiǎn)稱為“河北省人事局”,。不得簡(jiǎn)稱為“本部”,、“本委”、“本省人事局”,。
2.1.3 .2 類目名稱：
類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級(jí)類目名稱,。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性,。
2.1.3 .3 案卷題名：
案卷題名即案卷標(biāo)題,，一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān),、內(nèi)容,、文種。文字應(yīng)力求簡(jiǎn)煉,、明確,。
2.1.3 .4 時(shí)間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月,。
2.1.3 .5 保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫,。
2.1.3 .6 件,、頁(yè)數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁(yè)數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù),。
2.1.3 .7 歸檔號(hào)：填寫文書處理號(hào),，由立卷人填寫。
2.1.3.8 檔號(hào)的編制：
封面檔號(hào)由全宗號(hào),、目錄號(hào),、案卷號(hào)組成。
全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào),。
目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào),，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)
案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào),。
2.1.4卷脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào),、目錄號(hào)、年度,、案卷號(hào),，其排列格式尺寸。
2.2 軟卷皮格式
使用軟卷皮裝訂的案卷,，必須裝入卷盒內(nèi)保存,。
2.2.1軟卷皮外形尺寸：
軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長(zhǎng)寬為297mm × 210mm ( 供 A4 型紙用 ) 或260mm × 185mm ( 供 16 開(kāi)型紙用 ) 的規(guī)格,。
2.2.2軟卷皮封面項(xiàng)目：
軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫方法均同硬卷皮格式,。封面項(xiàng)目尺寸、位置,。
2.2.3軟卷皮封二項(xiàng)目：
軟卷皮封二印制項(xiàng)目包括：順序號(hào),、文號(hào)、責(zé)任者,、題名,、日期、頁(yè)號(hào),、備注,。各項(xiàng)目具體位置、心寸,。
軟卷皮封二項(xiàng)目的填寫方法同 3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法,。
2.2.4軟卷皮封三印制項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人,、檢查人,、立卷時(shí)間,，其尺寸位置軟卷皮封三項(xiàng)目的填寫方法同 4.3 卷內(nèi)備考表填寫方法。
2.3 卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm ( 長(zhǎng)×寬 ) ,，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置 30 ,、 40 或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶,，使盒蓋能緊扣住卷盒。
2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面為空白面,。
卷脊項(xiàng)目包括全宗名稱,、目錄號(hào)、年度,、起止卷號(hào),。
2.4 填寫要求
2.5 填寫案卷封面及卷脊時(shí)一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整,。
3 ,、卷內(nèi)文件目錄格式
3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用 16 開(kāi)型 ( 即長(zhǎng)×寬為260mm × 185mm ) 或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 ( 即長(zhǎng)×寬為297mm × 210mm ) 。
3.2 頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸
卷內(nèi)目錄用紙上白邊 ( 天頭 ) 寬 20 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙下白邊 ( 地腳 ) 寬 15 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙左白邊 ( 訂口 ) 寬 25 ± 0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙右白邊 ( 翻口) 寬 15 ± 0.5mm
3.3 卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào),、文號(hào),、責(zé)任者、題名,、日期,、頁(yè)號(hào)、備注,。
各項(xiàng)目 具體位置,、尺寸。
3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法
3.4.1順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號(hào),，亦即件號(hào),。
3.4.2文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
3.4.3責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人,，亦即文件的署名者,。
3.4.4題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄,。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件,，
可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào),。
3.4.5日期：文件的形成時(shí)間,。填寫時(shí)可省略“年”、“月”,、“日”字,，在表示年,、月的數(shù)字右下角加“·”號(hào)。
3.4.6頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào),。
3.4.7單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章,。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)的右上角，其格式與尺寸是：
全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)
4 × 15 mm
3.4.8備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用,。
4 ,、 卷內(nèi)備考表格式
4.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。
4.2 卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明,、立卷人,、檢查人、立卷時(shí)間,。各項(xiàng)目具體位置,、尺寸。4.3 .1本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件缺損,、修改,、補(bǔ)充、移出,、銷毀等情況,。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間,。4.3.2立卷人：由責(zé)任立卷者簽名,。
4.3.3檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。
4.3.4立卷時(shí)間：填寫完成的立卷日期,。
5 ,、 案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮組卷，無(wú)論裝訂與否,，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底,。
5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：
軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表),，以案卷號(hào)排列次序裝入盒保存,。
6 、 文書檔案案卷格式監(jiān)制
6.1 文書檔案案卷的硬卷皮,、軟卷皮,、卷盒、卷內(nèi)文件目錄,、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級(jí)檔案局,。
6.2 在卷皮封底的下部應(yīng)印上“由××檔案局監(jiān)制”的字樣。
