機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范
（1987年12月4日國家檔案局發(fā)布）
1．引言
1．l為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)和為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。
1．2本規(guī)范適用各級黨、政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）的檔案工作。
2．機(jī)失檔案工作的基本任務(wù)
2．l對機(jī)關(guān)各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2．2集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2．4按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
2.5辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
3．檔案的接收
3．1接收范圍
3．1．1在機(jī)關(guān)工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》和其他檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
3．1．2與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料；
3．1．3代管和本機(jī)關(guān)有關(guān)的撤銷與合并機(jī)關(guān)的全部檔案。
3．2案卷質(zhì)量要求
3.2.1 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
3．2.2歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3．2．3在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開,文電應(yīng)臺一立卷。
3．2．4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其他文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3．2.5卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附伴在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依法排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。
3．2．6卷內(nèi)文件材料應(yīng)接排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
3．2．7永久、長期和短期案卷必須規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
3．2．8聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
3．2．9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填寫，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
3．2．10案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
3．2．11卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
3．2．12文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號的格式按《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。其他門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行
3．3接收時間，文書檔案在次年六月底以前接收完畢，其他門類和載體的檔案的接收，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3．4用于檔案管理工作的各種圖表的外形尺寸和用紙應(yīng)統(tǒng)一：案卷目錄封面采用長X寬為300mmX 220mm 規(guī)格、漆皮或塑料面夾板紙（見圖一）。案卷目錄、案卷接收（移交）登記薄，檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記薄（表）、檔案銷毀清冊均采用 297mm * 21Omm或260mmXI 85mm （A4或B5）規(guī)格的辦公標(biāo)準(zhǔn)用紙（見圖二至六），機(jī)關(guān)、團(tuán)體檔案工作統(tǒng)計(jì)年報采用360mmX 260mm 的辦公用紙（見圖七、八）。
4．檔案的塑理
4．l一個機(jī)關(guān)在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。
4．1．l新成立的機(jī)關(guān)，一個機(jī)關(guān)分為兩個以上的機(jī)關(guān)，幾個機(jī)關(guān)合并為一個機(jī)關(guān)，都應(yīng)分別建立新的全宗。
4．1．2機(jī)關(guān)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍來發(fā)生變化，仍接經(jīng)原來的全宗。
4．1．3機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗。
4．1．4臨時機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全局性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
4．2機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。
4．2．1分類一般應(yīng)采用年度一組織機(jī)構(gòu)（或問題）進(jìn)行分類。
4．2．2不能采用年度一組織機(jī)構(gòu)（或問題）進(jìn)行分類時，可按國家檔案局和有關(guān)專業(yè)主管機(jī)關(guān)共同制定的分類方案進(jìn)行分類。
4．2．3案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。
4．4按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
4．5案卷目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號，在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不得重復(fù)。
5． 檔案的保管
5．1機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應(yīng)把檔案部門的用房列入基建計(jì)劃。庫房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施。
5．2機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要增置溫濕計(jì)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等。
5．3對聲像檔案的保管，應(yīng)按《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》中的有關(guān)條款執(zhí)行。
5．4案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放的示意圖。
5．5機(jī)關(guān)都應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲本機(jī)關(guān)案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。
5．6 機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)定期組織人員對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時間分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安全。如遇特殊情況應(yīng)及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。
5．7機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
6．檔案的利用
6．1機(jī)關(guān)檔案人員要熟悉所藏檔案的情況。主動了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
6．2機(jī)關(guān)檔案部門必須編制《案卷目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國家標(biāo)準(zhǔn)3792. 5－85.《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
6．3機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集拿。
6．4凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記薄》。
6．4．1檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應(yīng)根據(jù)需要附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，及時交檔案部門存查。
7．檔案的統(tǒng)計(jì)
7．l機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進(jìn)和移出登記薄。
7．2準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報，及時上報有關(guān)部門。
8．檔案的結(jié)定和移交
8．1各機(jī)關(guān)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)的保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
8．2檔案的鑒定工作，應(yīng)在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。
8．3銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊。經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
8．5各專業(yè)主管機(jī)關(guān)設(shè)立的部門檔案館，其檔案的移交，按國家關(guān)于檔案館設(shè)置的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
8．6重要的設(shè)備檔案和基建檔案應(yīng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，將原件向檔案館移交。
8．7機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。
9．檔案的管理制度
9．1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
9．2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。
9．3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
9．4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。
9．5機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制．主要包括每個檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。
10．檔案的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)工作
10．1傳達(dá)貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法等。
10．2制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)定。
10．3根據(jù)本專業(yè)的體制對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
10．4對本機(jī)關(guān)、所屬單位和本專業(yè)的檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。
11．附則
11．1各民主黨派機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范執(zhí)行。
11．2中國人民解放軍檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范自行制定，報國家檔案局備案。
11．3各業(yè)單位的檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范執(zhí)行。
11．4本規(guī)范自公布之日起執(zhí)行。
