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一 、聲像檔案工作的基本原則

l、凡是反映學(xué)校教育活動(dòng)和歷史發(fā)展，具有保存價(jià)值的各種以音響、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案。學(xué)校與聲像檔案有關(guān)的各歸檔文件整理單位均屬聲像檔案歸檔文件整理單位。

2、聲像檔案的主體是聲像載體材料。聲像載體材料的記錄反映形式以及制作方法、保管條件、利用方式均和紙質(zhì)載體不同，必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行特殊整理和特殊管理。

3、聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開放和利用。聲像檔案形成數(shù)量大、利用率高的部門，經(jīng)批準(zhǔn)可設(shè)分室。

4、聲像檔案工作必須納入學(xué)校有關(guān)部門的管理制度中，與各項(xiàng)管理工作緊密結(jié)合，實(shí)行制作工作和建檔工作同步管理。即制作人員接受任務(wù)與接受聲像材料的歸檔要求同步。

5、學(xué)校分管檔案工作的各歸檔文件整理單位負(fù)責(zé)人，同時(shí)應(yīng)分管本單位的聲像檔案工作，各歸檔文件整理單位的檔案員，應(yīng)協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好聲像檔案的積累、立卷和移交工作。

6、聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備和人員配備等工作條件上予以特殊保證。

二、聲像檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、或校外形成與本校有關(guān)的聲像載體材料，必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究價(jià)值，有參考和憑證作用；能夠反映聲像制作活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系和成套性，符合聲像工作的特點(diǎn)。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個(gè)方面，具體范圍見《聲像類檔案歸檔案范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是本校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像載體材料．尤其是聲像載體材料的原件。

（四）不歸檔文件材料的范圍

1、不能反映本校工作、活動(dòng)的聲像材料；

2、音響、畫面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無使用價(jià)值的聲像材料；

3、重份聲像材料。

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。

三、聲像檔案的部門立卷和歸檔流程

1、歸檔分工見《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1學(xué)校各歸檔文件整理單位各級(jí)聲像材料形成部門均有積累聲像檔案的責(zé)任，并分工歸口立卷。

2.2聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真做好制作記錄，整個(gè)工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位檔案員移送全套案本。

2.3各歸檔文件整理單位檔案員對(duì)收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向綜合檔案館(室)移交。

2.4聲像文件材料歸檔數(shù)量：母盤（帶、片）一份，復(fù)制件一份（復(fù)制件要標(biāo)明）；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.5所有實(shí)物檔案一律拍照入聲像檔案處理。

3、整理組卷

3.1歸檔原則

根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對(duì)單件聲像載體材料，要附以文字說明，對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法（見表13），對(duì)同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號(hào)，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。

3.2歸檔分類

3.2.1按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料

3.2.2紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料；

3.2.3聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等；

3.2.4同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。

3.3歸檔分工

3.3.1綜合管理材料由現(xiàn)代教育技術(shù)中心立卷歸檔；

3.3.2制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個(gè)人立卷歸檔；

3.3.3兩個(gè)以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔；

3.3.4外單位制作的反映本校活動(dòng)的聲像載體材料，由檔案部門負(fù)責(zé)征集或委托征集。

3.4歸檔材料的整理

3.4.1檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套，音響、畫面是否清楚，對(duì)有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、粘結(jié)，生霉、發(fā)潮的，要及時(shí)沖淡、風(fēng)干。

3.4.2根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。

3.4.3照片及底片要有文字說明（包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者），其他載體形式的聲像材料要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時(shí)間、內(nèi)容簡介、色彩、密級(jí)、制作單位和人員等。

3.4.4聲像材料的檔號(hào)要與文字材料的檔號(hào)互相照應(yīng)，互記參見號(hào)，聲像制作的文字材料整理要求按《文件材料歸檔流程》的相關(guān)條款執(zhí)行。封面項(xiàng)目暫以本規(guī)范為準(zhǔn)。（見圖5）

3.4.5聲像材料的裝具，一般應(yīng)使用原裝具。經(jīng)制作后的單件聲像材料和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊(cè)、封套裝載。

4、歸檔移交

4.l檔案移交見《文件材料歸檔流程》第五條。

4.2 綜合管理材料歸檔時(shí)間為次年3月底以前。聲像載體材料在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

4.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫“修改申請(qǐng)表” (修改申請(qǐng)表的樣式見附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔, 具體條款見《綜合檔案館(室)工作規(guī)范》第六條關(guān)于檔案的補(bǔ)充與修改部分的相關(guān)規(guī)定。