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一 ,、聲像檔案工作的基本原則

l,、凡是反映學(xué)校教育活動(dòng)和歷史發(fā)展，具有保存價(jià)值的各種以音響,、畫(huà)面形象等方式記錄的專(zhuān)門(mén)載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案,。學(xué)校與聲像檔案有關(guān)的各歸檔文件整理單位均屬聲像檔案歸檔文件整理單位。

2、聲像檔案的主體是聲像載體材料,。聲像載體材料的記錄反映形式以及制作方法,、保管條件,、利用方式均和紙質(zhì)載體不同,，必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行特殊整理和特殊管理,。

3,、聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)、安全,，便于開(kāi)放和利用,。聲像檔案形成數(shù)量大、利用率高的部門(mén),，經(jīng)批準(zhǔn)可設(shè)分室,。

4、聲像檔案工作必須納入學(xué)校有關(guān)部門(mén)的管理制度中,，與各項(xiàng)管理工作緊密結(jié)合,，實(shí)行制作工作和建檔工作同步管理。即制作人員接受任務(wù)與接受聲像材料的歸檔要求同步,。

5,、學(xué)校分管檔案工作的各歸檔文件整理單位負(fù)責(zé)人，同時(shí)應(yīng)分管本單位的聲像檔案工作,，各歸檔文件整理單位的檔案員,，應(yīng)協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好聲像檔案的積累、立卷和移交工作,。

6,、聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi),、庫(kù)房,、設(shè)備和人員配備等工作條件上予以特殊保證。

二,、聲像檔案歸檔原則,、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則,、主要內(nèi)容,、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的,、或校外形成與本校有關(guān)的聲像載體材料,，必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值,，有參考和憑證作用,；能夠反映聲像制作活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律,，保持聲像載體與紙質(zhì)載體,、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系和成套性，符合聲像工作的特點(diǎn),。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、制作工作和聲像載體材料三個(gè)方面，具體范圍見(jiàn)《聲像類(lèi)檔案歸檔案范圍和保管期限表》,。

（三）歸檔的重點(diǎn)是本校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像載體材料．尤其是聲像載體材料的原件,。

（四）不歸檔文件材料的范圍

1、不能反映本校工作,、活動(dòng)的聲像材料,；

2、音響,、畫(huà)面嚴(yán)重失真,、內(nèi)容殘缺無(wú)使用價(jià)值的聲像材料；

3,、重份聲像材料,。

其它有關(guān)條目見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要,，也可自行作資料暫存,。

三、聲像檔案的部門(mén)立卷和歸檔流程

1,、歸檔分工見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第一條,。

2,、形成積累

2.1學(xué)校各歸檔文件整理單位各級(jí)聲像材料形成部門(mén)均有積累聲像檔案的責(zé)任,，并分工歸口立卷。

2.2聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,、編導(dǎo)和其他制作人員,，要按分工認(rèn)真做好制作記錄,，整個(gè)工作結(jié)束后,，按歸檔要求向本單位檔案員移送全套案本。

2.3各歸檔文件整理單位檔案員對(duì)收集上來(lái)的聲像載體材料,，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向綜合檔案館(室)移交,。

2.4聲像文件材料歸檔數(shù)量：母盤(pán)（帶、片）一份,，復(fù)制件一份（復(fù)制件要標(biāo)明）,；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.5所有實(shí)物檔案一律拍照入聲像檔案處理,。

3,、整理組卷

3.1歸檔原則

根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn),，分類(lèi)組成保管單位,。對(duì)單件聲像載體材料，要附以文字說(shuō)明,，對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的,，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法（見(jiàn)表13），對(duì)同一內(nèi)容,、多載體合成的檔案,，應(yīng)注明參見(jiàn)號(hào)，既保持聲像載體檔案的原始順序,，又憑借著錄,，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。

3.2歸檔分類(lèi)

3.2.1按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料

3.2.2紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料,；

3.2.3聲像載體材料按類(lèi)型分為照片,、錄音制品、錄像制品,、幻燈片,、磁盤(pán)、影視膠片,、縮微膠片,、光盤(pán)等；

3.2.4同一類(lèi)型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分,。

3.3歸檔分工

3.3.1綜合管理材料由現(xiàn)代教育技術(shù)中心立卷歸檔,；

3.3.2制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個(gè)人立卷歸檔,；

3.3.3兩個(gè)以上單位共同制作的,，由主辦單位立卷歸檔；

3.3.4外單位制作的反映本?；顒?dòng)的聲像載體材料,，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)征集或委托征集,。

3.4歸檔材料的整理

3.4.1檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、配套，音響,、畫(huà)面是否清楚,，對(duì)有局部劃傷、斷裂者,，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ),、粘結(jié)，生霉,、發(fā)潮的,，要及時(shí)沖淡、風(fēng)干,。

3.4.2根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律,，保持有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容,、價(jià)值,、數(shù)量和載體類(lèi)型、尺幅,，進(jìn)行系統(tǒng)整理,，組成保管單位。

3.4.3照片及底片要有文字說(shuō)明（包括內(nèi)容,、時(shí)間,、地點(diǎn)、人物和制作者）,，其他載體形式的聲像材料要有相應(yīng)的文字材料,，包括完成原本、定稿本,、長(zhǎng)度,、時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介,、色彩,、密級(jí)、制作單位和人員等,。

3.4.4聲像材料的檔號(hào)要與文字材料的檔號(hào)互相照應(yīng),，互記參見(jiàn)號(hào)，聲像制作的文字材料整理要求按《文件材料歸檔流程》的相關(guān)條款執(zhí)行,。封面項(xiàng)目暫以本規(guī)范為準(zhǔn),。（見(jiàn)圖5）

3.4.5聲像材料的裝具,，一般應(yīng)使用原裝具。經(jīng)制作后的單件聲像材料和照片,，可用符合規(guī)范的專(zhuān)門(mén)的盒,、冊(cè)、封套裝載,。

4,、歸檔移交

4.l檔案移交見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第五條。

4.2 綜合管理材料歸檔時(shí)間為次年3月底以前,。聲像載體材料在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔,。

4.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),，否則,，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫(xiě)“修改申請(qǐng)表” (修改申請(qǐng)表的樣式見(jiàn)附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔, 具體條款見(jiàn)《綜合檔案館(室)工作規(guī)范》第六條關(guān)于檔案的補(bǔ)充與修改部分的相關(guān)規(guī)定,。