外事類檔案工作規(guī)范、歸檔范圍和保管期限表
一,、外事檔案工作的基本原則
1,、凡是學(xué)校在與外國(guó)團(tuán)體或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作,、人才交流,、友好往來(lái)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表,、聲像載體材料和實(shí)物均屬外事檔案,，學(xué)校外事辦公室為外事檔案歸檔文件整理單位。
2,、外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，確保完整、系統(tǒng),、準(zhǔn)確,、安全，便于開(kāi)發(fā)和利用,。
3,、外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計(jì)劃、管理制度之中,，落實(shí)到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍,，做到與布置,、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行,。
4,、學(xué)校外事部門要有一位負(fù)責(zé)人分管外事檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員,，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好外事檔案的積累,、立卷和移交工作。
二,、外事檔案歸檔原則,、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍
各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則,、主要內(nèi)容,、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料,。
（一）歸檔原則：歸檔的外事類文件材料必須對(duì)學(xué)校,、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，有參考或憑證作用,；能夠反映學(xué)校外事部門職能活動(dòng)的全過(guò)程,，保證完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和成套性,，符合涉外工作的職能和特點(diǎn),。
（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出國(guó)（境）,、來(lái)校任教,、講學(xué)、進(jìn)修,、訪問(wèn),、考察、參加國(guó)際會(huì)議,、國(guó)際合作,、留學(xué)生工作等方面,，具體范圍見(jiàn)《外事類檔案歸檔范圍和保管期限表》,。
（三）歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國(guó)際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料,。
（四）本校人員在國(guó)外獲得的證書(shū),、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)品,，可采取不同方式歸檔或存復(fù)印,、影印件；外國(guó)贈(zèng)送學(xué)校的紀(jì)念品,、禮品,，有保存意義的應(yīng)歸檔，不宜長(zhǎng)期保存的可存影印件和清單,。
（五）不歸檔文件材料的范圍
3.l 上級(jí)關(guān)于外事工作普發(fā)（不專指高校）,、不辦的文件；
3.2 未定稿的各種文件,；
3.3 未生效的合同,、協(xié)議書(shū)；
3.4 無(wú)查考利用價(jià)值的一般性,、臨時(shí)性函件,；
3.5 重份文件，校內(nèi)各單位發(fā)來(lái)的文件,；
3.6 與院外單位交換來(lái)的材料,。
其它有關(guān)條目見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第三條。
以上不歸檔材料如認(rèn)為必要,，也可自行作資料暫存,。
三、外事文件材料的部門立卷與歸檔流程
1,、立卷分工見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第一條,。
2、形成積累
2.1學(xué)校外事辦公室是學(xué)校外事管理,、涉外教學(xué),、科研文件材料的歸口部門，外室檔案由外事文件材料形成部門立卷,。
2.2外事辦公室檔案員應(yīng)根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律,，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照《外事類檔案歸檔范圍和保管期限表》,，編制案卷類目,。
2.3外事辦公室專職文書(shū)或檔案員，平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作,，根據(jù)案卷類目分別歸卷,。
2.4外事文件材料的歸檔數(shù)量：文書(shū)檔案正件二份，底稿一份,；其它檔案一份,；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本,。
2.5歸檔的外事文件材料應(yīng)保持字跡工整、圖樣清晰,、格式統(tǒng)一,、簽字手續(xù)完備。書(shū)寫和載體使用見(jiàn)《歸檔文件材料書(shū)寫規(guī)定》,。
2.6凡出國(guó)（境）學(xué)習(xí),、訪問(wèn)、考察,、講學(xué),、參加國(guó)際會(huì)議的人員，應(yīng)在歸國(guó)后將在國(guó)（境）外各項(xiàng)活動(dòng)中形成的材料送外事管理部門驗(yàn)收,，取得證明之后,，財(cái)務(wù)部門方可準(zhǔn)予報(bào)賬結(jié)算。
3,、整理組卷
外事檔案由外事單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷,。
3.1外事文書(shū)類檔案以件為單位進(jìn)行整理；其它檔案以卷為單位進(jìn)行整理,。
3.2歸檔立卷方法,、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第四,、第五,、第六條。
3.3 根據(jù)外事文件材料的形成規(guī)律以及內(nèi)容,、價(jià)值,、數(shù)量、密級(jí)和載體等實(shí)際情況,，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系,，以內(nèi)容為主，將每組外事文件材料進(jìn)行整理,，組成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷,。
3.4在來(lái)校、出國(guó)（境）和國(guó)際合作,、國(guó)際會(huì)議的文件材料中,，上級(jí)文件、請(qǐng)示報(bào)告,、上級(jí)批復(fù)與國(guó)外來(lái)往信函等準(zhǔn)備階段的材料按年度分類組卷,，將國(guó)內(nèi)和國(guó)（境）外活動(dòng)期間形成的材料及派出回國(guó)后的綜合性材料按活動(dòng)性質(zhì)分類組卷。
3.5與文字材料密不可分的聲像載體材料按附件處理,，其余聲像載體材料按聲像檔案處理,；禮品實(shí)物應(yīng)保持原狀,，按實(shí)物檔案處理,。
3.6重要的外事檔案材料（重要的涉密文件和禮品實(shí)物等）,，外事辦要進(jìn)行歸檔前的鑒定工作，按規(guī)定提出需要鑒定材料的密級(jí)和保管期限的意見(jiàn),，經(jīng)外事單位主管領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案館(室)協(xié)商后確定,。
3.7填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表,、案卷封面,、裝訂、整盤等詳見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第七條,。
4,、歸檔移交
4.1檔案移交見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第六條。
4.2歸檔時(shí)間：次年3月底以前,。
4.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改,，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則,，不得修改任何文件材料,。修改時(shí)必須填寫“修改申請(qǐng)表” (修改申請(qǐng)表的樣式見(jiàn)附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔。
附件
高等學(xué)校外事類檔案歸檔范圍和保管期限表
| WS11 綜合 | ||
| 序號(hào) | 類目名稱 | 保管期限 |
| 1 | 上級(jí)關(guān)于外事工作的文件材料 | 長(zhǎng)期 |
| 2 | 學(xué)校外事工作規(guī)章制度,、計(jì)劃,、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等 | 長(zhǎng)期 |
| 3 | 外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 | 永久 |
| 4 | 外事工作會(huì)議材料 | 長(zhǎng)期 |
| | | |
| WS12 出國(guó)（境） | ||
| 序號(hào) | 類目名稱 | 保管期限 |
| 1 | 上級(jí)對(duì)出國(guó)（境）人員的有關(guān)文件材料 | 長(zhǎng)期 |
| 2 | 國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議論文 | 長(zhǎng)期 |
| 3 | 投寄國(guó)外的學(xué)術(shù)論文 | 長(zhǎng)期 |
| 4 | 出國(guó)（境）人員考察,、訪問(wèn)材料 | 長(zhǎng)期 |
| 5 | 出國(guó)（境）講學(xué),、研究人員有關(guān)材料 | 長(zhǎng)期 |
| 6 | 出國(guó)（境）進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書(shū)（影印件） | 永久 |
| 7 | 國(guó)際比賽,、競(jìng)賽 | 長(zhǎng)期 |
| | | |
| WS13 來(lái)校 | ||
| 序號(hào) | 類目名稱 | 保管期限 |
| 1 | 上級(jí)邀請(qǐng),、聘請(qǐng)外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)和來(lái)往函件 | 長(zhǎng)期 |
| 2 | 外國(guó)黨政官員,、各界人士來(lái)校參觀訪問(wèn)的文件材料 | 長(zhǎng)期 |
| 3 | 外籍教師,、專家、學(xué)者及友好人士來(lái)校講學(xué)的講稿,、教材等材料 | 永久 |
| 4 | 來(lái)校進(jìn)修,、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料 | 長(zhǎng)期 |
| 5 | 國(guó)際比賽、競(jìng)賽 | 長(zhǎng)期 |
| | | |
| WS14 國(guó)際合作與會(huì)議 | ||
| 序號(hào) | 類目名稱 | 保管期限 |
| 1 | 中外合作校際交流協(xié)議,、合同,、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄 | 永久 |
| 2 | 本校完成的國(guó)際合作項(xiàng)目,、成果等材料 | 永久 |
| 3 | 合作項(xiàng)目中國(guó)外單位完成項(xiàng)目,、成果等材料 | 長(zhǎng)期 |
| 4 | 授予外籍人員名譽(yù)稱號(hào)的材料 | 永久 |
| 5 | 雙方互贈(zèng)的禮品,、紀(jì)念品 | 長(zhǎng)期 |
| 6 | 國(guó)際會(huì)議的有關(guān)材料 | 長(zhǎng)期 |
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| WS15 外國(guó)留學(xué)生工作 | ||
| 序號(hào) | 類目名稱 | 保管期限 |
| 1 | 錄取審批材料 | 永久 |
| 2 | 學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片 | 永久 |
| 3 | 教學(xué)計(jì)劃,、大綱,、安排 | 長(zhǎng)期 |
| 4 | 學(xué)習(xí)情況、成績(jī)及評(píng)語(yǔ) | 永久 |
| 5 | 學(xué)位論文及學(xué)位證書(shū)復(fù)印件 | 長(zhǎng)期 |
| 6 | 學(xué)生名冊(cè) | 永久 |
| 7 | 學(xué)生去向及有關(guān)材料 | 長(zhǎng)期 |
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