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一、出版檔案工作的基本原則

1、凡是學(xué)校在編輯出版報(bào)紙、刊物、圖書、音像出版物活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料和實(shí)物均屬出版檔案。學(xué)校出版社、出有刊物的院、系和單位均為出版檔案歸檔文件整理單位。

2、出版檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)和利用。

3、出版檔案是國(guó)家科學(xué)文化和學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展的歷史記錄，是高等學(xué)校檔案的重要組成部分。出版檔案工作要納入出版編輯單位的管理制度，納入出版工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入社、部（室）負(fù)責(zé)人和責(zé)任編輯、出版印制人員的職責(zé)范圍。出版、編輯部門在布置計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作時(shí)，要同時(shí)布置計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收出版檔案工作。

4、學(xué)校出版社、編輯部，出有刊物的院、系和單位要有一位負(fù)責(zé)人分管出版檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好出版檔案的積累、立卷和移交工作。

二、出版檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的出版類文件材料必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，有參考或憑證作用；能夠反映學(xué)校編輯出版管理職能和出版活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和成套性，符合編輯出版工作的特點(diǎn)。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出版物的編審、出版等方面的內(nèi)容，具體范圍見《出版類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是出版活動(dòng)各個(gè)階段形成的不同載體、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（四）出版物版權(quán)轉(zhuǎn)移到院外出版社時(shí)，檔案一般應(yīng)隨同轉(zhuǎn)移，或者將有關(guān)材料退還給作者。

（五）不歸檔文件材料的范圍

1、上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)出版的普發(fā)（非專指高校）、不辦的文件；

2、未生效的合同、協(xié)議書；

3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4、重份文件及校內(nèi)單位發(fā)來的文件；

5、無查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性函件；

6、院外單位交換來的材料；

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上某些文件如認(rèn)為必要，也可有選擇地作資料暫存。

三、出版文件材料的部門立卷和歸檔流程

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1出版檔案由出版文件材料形成部門立卷。

2.2各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照《出版類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。

2.3各歸檔文件整理單位的專職文書（責(zé)任編輯）或檔案員，平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。

2.4書刊出版后一個(gè)月內(nèi)，責(zé)任編輯應(yīng)向期刊社檔案員歸檔，經(jīng)驗(yàn)收合格后發(fā)給憑據(jù)，期刊社負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門方可按此簽發(fā)稿費(fèi)通知單發(fā)放稿費(fèi)。

2.5出版文件材料的歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份；項(xiàng)目檔案一份；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.6歸檔的出版文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。

3、整理組卷

出版檔案由出版各歸檔文件整理單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求裝訂組卷。

3.1出版檔案以卷為單位整理組卷。

3.2歸檔立卷方法、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見《文件材料歸檔流程》第四、第五、第六條。

3.3照片和不便裝訂的手跡，應(yīng)放入特制的小紙袋內(nèi)裝訂，裝訂線外有重要批注者，須進(jìn)行貼邊處理。

3.4出版檔案案卷標(biāo)題以書籍著（譯）者、書名為標(biāo)題，刊物以刊名加刊期為標(biāo)題。

3.5出版物連同原稿、清樣、樣書均須寫入目錄內(nèi)。

3.6重要的涉密文件，要進(jìn)行歸檔前的鑒定工作，文件材料形成部門按《科學(xué)技術(shù)保密條例》提出需要鑒定材料的密級(jí)和保管期限的意見，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案館(室)協(xié)商后確定。

3.7填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤等詳見《文件材料歸檔流程》第七條。

4、歸檔移交

4.1檔案移交見《文件材料歸檔流程》第六條。

4.2歸檔時(shí)間：次年3月底以前。

4.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫“修改申請(qǐng)表” (修改申請(qǐng)表的樣式見附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔。