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一、設(shè)備檔案工作的基本原則

l、凡是作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案。學(xué)校設(shè)備和固定資產(chǎn)管理部門(mén)均為設(shè)備檔案歸檔文件整理單位。

2、設(shè)備檔案的管理，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開(kāi)發(fā)和利用。

3、設(shè)備檔案是國(guó)家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備計(jì)劃管理，設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)的職責(zé)之一。

4、學(xué)校設(shè)備和固定資產(chǎn)管理部門(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好儀器設(shè)備檔案的積累、立卷和移交工作。

二、設(shè)備檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，有參考或憑證作用；能夠反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購(gòu)到改造的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六個(gè)方面，具體范圍見(jiàn)《儀器設(shè)備類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目（特別是價(jià)值5萬(wàn)元以上的）各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣。

（四）本校自制、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類(lèi)檔案外，其余均按儀器設(shè)備類(lèi)檔案要求處理。

（五）作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口的高、精、尖、新、稀的儀器設(shè)備，均須歸檔。

（六）不歸檔的文件材料

3.1 上級(jí)普發(fā)（非專(zhuān)指高校）、不辦的文件；

3.2 未定稿的管理性文件材料；

3.3 未生效的合同、協(xié)議書(shū)；

3.4 重份文件、校內(nèi)單位發(fā)來(lái)的文件；

3.5 無(wú)查考價(jià)值的一般性函件；

3.6 儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、定貨會(huì)、展銷(xiāo)會(huì)宣傳品。

其它有關(guān)條目見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。

三、 儀器設(shè)備文件材料的部門(mén)立卷及歸檔流程

1、立卷分工見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備文件材料形成部門(mén)立卷。

2.2學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部門(mén)，必須有專(zhuān)（兼）職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料。學(xué)校的設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)和保管使用等環(huán)節(jié)，都應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備文件的積累與管理工作。

2.3各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料的形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照《儀器設(shè)備類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類(lèi)目。

2.4各歸檔文件整理單位的專(zhuān)職文書(shū)或檔案員，平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類(lèi)目分別歸卷。

2.5從申購(gòu)設(shè)備到驗(yàn)收完畢（進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿(mǎn)）過(guò)程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸口設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)，有關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備文件材料收集歸卷。

2.6 設(shè)備保管使用部門(mén)要負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料以及設(shè)備開(kāi)箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文件材料的積累并及時(shí)整理登記，移交設(shè)備管理部門(mén)。

2.7 重大設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收必須有學(xué)校檔案部門(mén)參加，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)收記錄上簽字、蓋章。對(duì)文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門(mén)暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購(gòu)部門(mén)讓廠家補(bǔ)齊后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。

2.8 學(xué)校各級(jí)設(shè)備使用單位的負(fù)責(zé)人，要認(rèn)真抓好設(shè)備文件材料的形成、積累、管理工作，科技人員和實(shí)驗(yàn)人員要愛(ài)護(hù)設(shè)備的技術(shù)文件，對(duì)設(shè)備的使用、維修、改造做到有活動(dòng)就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2.9儀器設(shè)備文件材料歸檔數(shù)量：文書(shū)檔案正件二份，底稿一份；項(xiàng)目檔案隨機(jī)；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.10歸檔的設(shè)備儀器文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書(shū)寫(xiě)和載體使用見(jiàn)《歸檔文件材料書(shū)寫(xiě)規(guī)定》。

3、整理組卷

儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備各歸檔文件整理單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷。

3.1儀器設(shè)備文書(shū)類(lèi)檔案以件為單位進(jìn)行整理；項(xiàng)目檔案以卷為單位進(jìn)行整理。

3.2歸檔立卷方法、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第四、第五、第六條。

3.3 將最能反映設(shè)備購(gòu)置概況的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告，批復(fù)文件，論證文件，投資文件，訂購(gòu)合同，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。

3.4引進(jìn)設(shè)備中專(zhuān)用文件夾，可以保持原狀，不予拆除。

3.5 設(shè)備文件材料采用卷裝、盒裝兩種保管形式，引進(jìn)設(shè)備文件用卷、盒保管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。

3.6 確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)注意：對(duì)最能反映設(shè)備購(gòu)置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等，定為長(zhǎng)期保管，設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定位與設(shè)備共存。

3.7設(shè)備檔案的密級(jí)：除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級(jí)外，設(shè)備檔案文件材料原則上無(wú)密級(jí)。

3.8填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤(pán)等詳見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第七條。

4、歸檔移交

4.1檔案移交見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第六條。

4.2歸檔時(shí)間：設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后二個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿(mǎn)后二個(gè)月，其它次年3月底以前。

4.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫(xiě)“修改申請(qǐng)表” (修改申請(qǐng)表的樣式見(jiàn)附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔。