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一,、設(shè)備檔案工作的基本原則

l、凡是作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備,，在其購置,、驗收、調(diào)試,、運行,、管理、維修,、改造,、報廢等活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字,、圖表,、聲像載體材料，以及隨機材料均屬設(shè)備檔案,。學(xué)校設(shè)備和固定資產(chǎn)管理部門均為設(shè)備檔案歸檔文件整理單位,。

2、設(shè)備檔案的管理,，必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則,，確保完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、安全，便于開發(fā)和利用,。

3,、設(shè)備檔案是國家的重要技術(shù)儲備，是學(xué)校儀器,、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié),。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備計劃管理,，設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合,，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門的職責(zé)之一。

4,、學(xué)校設(shè)備和固定資產(chǎn)管理部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作,，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好儀器設(shè)備檔案的積累,、立卷和移交工作,。

二、設(shè)備檔案歸檔原則,、主要內(nèi)容,、重點和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內(nèi)容,、重點和范圍,，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購,、驗收,、使用、維修,、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料,，必須對學(xué)校、社會有史料和研究價值,，有參考或憑證作用,；能夠反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從申購到改造的全過程，保證完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律,，保持有機聯(lián)系,，必須與實物一致并有成套性。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料,、開箱驗收、安裝調(diào)試,、運行維修,、隨機圖樣等六個方面，具體范圍見《儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表》,。

（三）歸檔的重點是儀器設(shè)備項目（特別是價值5萬元以上的）各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料,，包括全套隨機圖樣。

（四）本校自制,、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備,，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按儀器設(shè)備類檔案要求處理,。

（五）作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn),、進(jìn)口的高、精,、尖,、新,、稀的儀器設(shè)備，均須歸檔,。

（六）不歸檔的文件材料

3.1 上級普發(fā)（非專指高校）,、不辦的文件；

3.2 未定稿的管理性文件材料,；

3.3 未生效的合同,、協(xié)議書；

3.4 重份文件,、校內(nèi)單位發(fā)來的文件,；

3.5 無查考價值的一般性函件；

3.6 儀器設(shè)備廣告,、宣傳材料,、定貨會、展銷會宣傳品,。

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條,。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存,。

三,、 儀器設(shè)備文件材料的部門立卷及歸檔流程

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條,。

2,、形成積累

2.1儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備文件材料形成部門立卷。

2.2學(xué)校設(shè)備管理部門是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累,、匯總部門,，必須有專（兼）職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料。學(xué)校的設(shè)備計劃,、采購供應(yīng)和保管使用等環(huán)節(jié),，都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備文件的積累與管理工作。

2.3各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料的形成規(guī)律,，預(yù)計新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容,，參照《儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目,。

2.4各歸檔文件整理單位的專職文書或檔案員,，平時應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷,。

2.5從申購設(shè)備到驗收完畢（進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿）過程中的管理性文件和技術(shù)性文件,，均歸口設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)，有關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時將形成的設(shè)備文件材料收集歸卷,。

2.6 設(shè)備保管使用部門要負(fù)責(zé)設(shè)備隨機文件材料以及設(shè)備開箱,、調(diào)試驗收,、使用記錄等文件材料的積累并及時整理登記，移交設(shè)備管理部門,。

2.7 重大設(shè)備的開箱驗收必須有學(xué)校檔案部門參加,，以監(jiān)督、檢查,、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點,、驗收工作,，并在驗收記錄上簽字,、蓋章。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備,，有權(quán)拒絕簽字并通知財務(wù)部門暫緩結(jié)算,，待設(shè)備定購部門讓廠家補齊后，方可辦理相應(yīng)手續(xù),。

2.8 學(xué)校各級設(shè)備使用單位的負(fù)責(zé)人,，要認(rèn)真抓好設(shè)備文件材料的形成、積累,、管理工作,，科技人員和實驗人員要愛護(hù)設(shè)備的技術(shù)文件，對設(shè)備的使用,、維修,、改造做到有活動就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整,、系統(tǒng),、準(zhǔn)確。

2.9儀器設(shè)備文件材料歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份,，底稿一份,；項目檔案隨機；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本,。

2.10歸檔的設(shè)備儀器文件材料應(yīng)保持字跡工整,、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備,。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》,。

3、整理組卷

儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備各歸檔文件整理單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷,。

3.1儀器設(shè)備文書類檔案以件為單位進(jìn)行整理,；項目檔案以卷為單位進(jìn)行整理。

3.2歸檔立卷方法,、檢查案卷質(zhì)量,、整理組卷見《文件材料歸檔流程》第四,、第五、第六條,。

3.3 將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料,，如申購報告，批復(fù)文件,，論證文件,，投資文件，訂購合同,，驗收報告,，索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首,，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度,，依次系統(tǒng)排列。

3.4引進(jìn)設(shè)備中專用文件夾,，可以保持原狀,，不予拆除。

3.5 設(shè)備文件材料采用卷裝,、盒裝兩種保管形式,，引進(jìn)設(shè)備文件用卷、盒保管有困難的,，可按其自然狀態(tài)保管,。

3.6 確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)注意：對最能反映設(shè)備購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購報告,、批復(fù)文件,、論證文件、投資文件,、訂購合同,、驗收報告、索賠文件等,，定為長期保管,，設(shè)備隨機的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件,，由于其價值是作為設(shè)備的組成部分而存在的,，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定位與設(shè)備共存,。

3.7設(shè)備檔案的密級：除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級外,，設(shè)備檔案文件材料原則上無密級。

3.8填寫卷內(nèi)文件目錄,、備考表,、案卷封面,、裝訂、整盤等詳見《文件材料歸檔流程》第七條,。

4,、歸檔移交

4.1檔案移交見《文件材料歸檔流程》第六條。

4.2歸檔時間：設(shè)備驗收完畢投入使用后二個月,，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿后二個月,，其它次年3月底以前。

4.3需要補充的文件材料整理后應(yīng)及時向綜合檔案館(室)移交, 若需要對綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改,，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),，否則，不得修改任何文件材料,。修改時必須填寫“修改申請表” (修改申請表的樣式見附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔,。