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一、檔案工作的基本原則

l、凡是學校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料和實物等均屬基建類檔案。基建處及各承包單位均為基建檔案歸檔文件整理單位。

2、基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)和利用。

3、基建檔案工作要納入基建規(guī)劃、計劃，管理制度和基建人員職責范圍之中，做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。

4、學校基建處及其各承包單位，要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當?shù)臋n案人員，協(xié)同學校綜合檔案館(室)認真做好基建檔案的積累、立卷和移交工作。

 

二、基建檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的基建類文件材料必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；能夠反映學校基建管理和項目建設(shè)的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系和成套性，與實物完全一致。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面，具體范圍見《基建類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、不同形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。

（四）不歸檔文件材料的范圍

1、上級機關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；

2、正式施工前的草圖，未定型圖紙；

3、重份文件和重份圖紙；

4、無查考價值的臨時性、事務(wù)性文件；

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。

 

三、基建文件材料的部門立卷與歸檔流程  

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1基建檔案由基建文件材料形成部門立卷。

2.2基建部門接到基建項目后，在布置工作計劃的同時，布置形成積累基建文件材料的任務(wù)。

2.3各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照《基建類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。

2.4各歸檔文件整理單位的專職文書或檔案員，平時應(yīng)嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。

2.5基建項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單位向?qū)W校基建處提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

2.6基建項目由幾個單位分別承包的，由各承包單位負責收集、整理所承包工程的基建文件材料，并向?qū)W校基建處提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

2.7基建處檔案管理人員及工程技術(shù)人員應(yīng)隨時了解大型基建項目主要工程進度、做好基建文件材料的積累工作。

2.8基建處應(yīng)嚴格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān)。

2.9基建處要檢查設(shè)計、施工單位基建文件材料的編號是否統(tǒng)一，要與它所反映的對象一致，能揭示其性質(zhì)與特征。                                                                                                  

2.10使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續(xù)。

2.11學校綜合檔案館(室)應(yīng)是工程驗收小組成員，會同學校基建處負責基建文件材料的驗收工作。

2.12基建項目驗收前，綜合檔案館(室)負責對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收，出具證明，否則不能組織工程竣工驗收。

2.13歸檔的底圖，格式須按國家制圖標準繪制完成。

2.14歸檔的藍圖，規(guī)格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。

2.15工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等，編制好竣工圖。

2.16凡是重要和經(jīng)常使用的文件材料要有副本。

2.17學校基建處要定期檢查、繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網(wǎng)圖。

2.18基建文件材料的歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份；項目檔案一份；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.19歸檔的基建文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。

3、整理組卷      

基建項目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，基建部門分管基建檔案材料工作的負責人，組織本項目形成的應(yīng)歸檔的基建文件材料的整理組卷工作, 由基建各歸檔文件整理單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷。

3.1基建文書類檔案以件為單位進行整理；項目檔案以卷為單位進行整理。

3.2歸檔立卷方法、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見《文件材料歸檔流程》第四、第五、第六條。

3.3 根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。

3.4 圖紙材料的排列：圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。

3.5 基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍圖大于卷盒的，以手風琴式折疊成四號圖紙的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機打圖邊。

3.6 藍圖、底圖以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件材料的右上角加蓋檔號章，并逐一填寫。

3.7重要的基建檔案材料，基建處要進行歸檔前的鑒定工作，文件材料形成部門按規(guī)定提出劃定案卷密級保和管期限的意見，經(jīng)基建處主管領(lǐng)導和綜合檔案館(室)協(xié)商后確定。

3.8填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤等詳見《文件材料歸檔流程》第七條。

4、歸檔移交

4.1工程技術(shù)人員填寫歸檔說明書，交基建處分管負責人審查后，放在第一卷卷內(nèi)目錄之前（歸檔說明書的樣式見表9）。

4.2 基建項目在驗收后兩個月內(nèi)歸檔。檔案部門要認真進行審查、驗收歸檔的檔案資料，并在基建檔案資料歸檔說明書上簽署意見。

4.3 學校基建部門應(yīng)從基建總投資中扣留1％，作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗收合格后發(fā)還。

4.4檔案移交見《文件材料歸檔流程》第六條。

4.5需要補充的文件材料整理后應(yīng)及時向綜合檔案館(室)移交, 若需要對綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導的批準，否則，不得修改任何文件材料。修改時必須填寫“修改申請表” (修改申請表的樣式見附表11), 連同修改的文件材料一并歸檔。