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一、 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案工作的基本原則

1、凡是學(xué)校在設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的、有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料和實(shí)物均屬產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案，校辦產(chǎn)業(yè)部門及其下屬各經(jīng)濟(jì)實(shí)體均為產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案歸檔文件整理單位。

2、產(chǎn)品檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)和利用。

3、產(chǎn)品檔案工作是辦好校辦工廠和實(shí)體的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量校辦工廠和實(shí)體管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，必須與生產(chǎn)單位的計(jì)劃管理、質(zhì)量管理和崗位責(zé)任制工作緊密配合。在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品工作時，同時布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作。

4、學(xué)校校辦產(chǎn)業(yè)部門及其下屬各經(jīng)濟(jì)實(shí)體要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案的收集、整理、歸檔工作。

 

二、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類文件材料必須對學(xué)校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)管理、經(jīng)營、銷售管理和產(chǎn)品生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和成套性，必須與實(shí)物一致，符合產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作的特點(diǎn)。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、經(jīng)營、銷售項(xiàng)目的計(jì)劃準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)六個方面。具體范圍見《生產(chǎn)與科技開發(fā)類歸檔范圍和保管期限表》，并參考《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)實(shí)體申辦報告、審批材料，業(yè)務(wù)往來合同、經(jīng)濟(jì)財務(wù)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、營銷各個階段形成的不載體、形式文件材料，特別是全套設(shè)計(jì)、工藝圖紙、關(guān)鍵性的材料。

（四）不歸檔文件材料的范圍

1、未定稿的材料和未定型的草圖、藍(lán)圖、工時定額；

2、重份文件和重份圖紙；

3、無查考價值和臨時性、事務(wù)性文件；

4、未生效的合同、協(xié)議書。

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。

 

三、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料的部門立卷及歸檔流程

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案由產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)單位文件材料形成部門立卷。

2.2各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料的形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照《產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)單位類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。

2.3產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)單位接受任務(wù)后，應(yīng)向各級管理和技術(shù)人員布置文件材料形成、積累的任務(wù)，并指定專人（專職文書或檔案員）負(fù)責(zé)整個過程（從設(shè)計(jì)到銷售）文件材料的形成與積累。工廠技術(shù)管理部門和產(chǎn)品設(shè)計(jì)組按產(chǎn)品生產(chǎn)工作不同階段分別積累和整理有關(guān)的文件材料。專職文書或檔案員平時應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好全部文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸檔。

2.4取得負(fù)結(jié)果或因故中斷或出現(xiàn)重大責(zé)任事故的項(xiàng)目，文件材料也應(yīng)歸檔。

2.5產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料的歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份；項(xiàng)目檔案一份；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本；藍(lán)圖、底圖各存一份。

2.6歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、圖象清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、圖紙幅面大小要符合符合國家統(tǒng)一格式，簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。

3、歸檔移交

3.1由各歸檔文件整理單位檔案員填寫歸檔說明書，說明書放在第一卷卷內(nèi)目錄之前（歸檔說明書的樣式見表9）。

3.2新產(chǎn)品在成型鑒定前，檔案部門應(yīng)會同技術(shù)管理部門對應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行審查，并出具證明材料。沒有檔案部門的證明材料，不能進(jìn)行鑒定投產(chǎn)工作。

3.3產(chǎn)品項(xiàng)目技術(shù)性材料在產(chǎn)品定型鑒定(或驗(yàn)收)后兩個月內(nèi), 應(yīng)完成立卷任務(wù)。在生產(chǎn)銷售過程中產(chǎn)生的科技文件材料，由各有關(guān)部門按年度向技術(shù)管理部門移交；技術(shù)管理部門檢查后于次年3月底以前向綜合檔案館(室)移交。

3.4因某種原因工作中斷的產(chǎn)品，應(yīng)在中斷后兩個月內(nèi)完成立卷工作。

3.5產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其它類檔案的，如專著、論文已歸入出版類，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號。

3.6移交檔案其它事項(xiàng)見《文件材料歸檔流程》第六條。

4.7需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時向綜合檔案館(室)移交, 若需要對綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不得修改任何文件材料。修改時必須填寫“修改申請表”, 連同修改的文件材料一并歸檔。