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一,、 科研檔案工作的基本原則

1,、凡是學(xué)校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表,、聲像載體材料和實(shí)物均屬科研檔案,，科研處和各課題組為科研檔案歸檔文件整理單位。

2,、科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，確保完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)、安全,、便于開發(fā)和利用,。

3,、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),，必須納入科研計(jì)劃,、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之中,，與計(jì)劃管理,、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合,。實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理,。即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步,；驗(yàn)收,、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步,；上報(bào)登記,、評(píng)審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

4,、學(xué)?？蒲刑幰幸晃回?fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員,，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好科研檔案的積累,、立卷、移交工作,。

二,、科研檔案歸檔原則、主要內(nèi)容,、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則,、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍,，收集文件材料,。

（一）歸檔原則：歸檔的科研類文件材料必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究價(jià)值,，有參考或憑證作用,；歸檔的科研文件材料，能夠反映科研管理,、科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的全過程,，保證完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),；必須遵循其自然形成規(guī)律,，保持其有機(jī)聯(lián)系和成套性，照顧不同學(xué)科,、專業(yè)的科研文件材料的不同特點(diǎn),。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備,、研究實(shí)驗(yàn),、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì),、推廣應(yīng)用等方面,。具體范圍見《科研類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是本校承擔(dān)的科研項(xiàng)目（課題）各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料,，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料,。

（四）不歸檔文件材料的范圍

l、上級(jí)有關(guān)科研的普發(fā)的（非專指高校）,、不辦的文件,；

2、上級(jí)有關(guān)科研的末定稿的文件,，未生效的合同,、協(xié)議書；

3,、未按科研管理程序列入計(jì)劃,、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目；

4,、重份文件,；

5、無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,、臨時(shí)性文件,；

6,、非隸屬單位抄送的不辦、無參考價(jià)值的文件；

7,、校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件,；

8,、與院外單位交換來的材料,。

其它有關(guān)條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要,，也可有選擇地作資料暫存,。

三、 科研文件材料的部門立卷與歸檔流程

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條,。

2,、形成積累

2.1科研檔案由科研文件材料形成部門立卷，科研處負(fù)責(zé)管理性文件材料,，課題組負(fù)責(zé)課題文件材料。

2.2課題組長在制訂和討論工作計(jì)劃安排時(shí),，向課題組成員布置平時(shí)積累科研文件材料的任務(wù)和方法,，并指定專人作兼職檔案員。

2.3專職文書處理人員,、檔案員和課題組負(fù)責(zé)人參照《科研類檔案歸檔范圍和保管期限表》,，編制案卷類目。

2.4專職文書或檔案員平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作,，按職責(zé)范圍,，積累、整理科研工作各階段的有關(guān)文件材料, 根據(jù)案卷類目分別歸檔,。

2.5取得負(fù)結(jié)果或因故中斷重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔,。

2.6幾個(gè)單位協(xié)作完成的研究課題，由主持單位立卷,，并保存一整套檔案,。協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的科研文件材料，并將有關(guān)的復(fù)制件送交主持單位,。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益,，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬,，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)課題部分文件材料的有關(guān)檔號(hào)及案卷目錄提供給主持單位,。

2.7與國外合作的研究課題，在協(xié)議,、合同中要明確科研文件材料的歸檔辦法,。一般應(yīng)歸入外事類。

2.8科研文件材料的歸檔數(shù)量：文書類文件材料正件二份,，底稿一份,；科研報(bào)告底稿一份，復(fù)制稿一份,，原始資料全部,；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

2.9歸檔的科研文件材料應(yīng)保持字跡工整,、格式統(tǒng)一,、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》,。

3,、歸檔移交

3.1科研處檔案員負(fù)責(zé)將科研檔案（包括管理性文件材料檔案和課題檔案）向綜合檔案館(室)移交,。

3.2課題檔案在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

3.3暫不申報(bào)或中斷,、停止的課題,，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,。

3.4 管理性科研文件材料檔案在次年3月底以前歸檔,。

3.5重大科研項(xiàng)目的鑒定、評(píng)審工作必須有學(xué)校綜合檔案館(室)參加,。

3.6歸檔時(shí),，學(xué)校綜合檔案館(室)應(yīng)進(jìn)行審查、驗(yàn)收,、并在成果登記表上簽署意見,，加蓋學(xué)校綜合檔案館(室)專用章。凡歸檔不完整,、不齊全者,，學(xué)校綜合檔案館(室)拒絕出具證明，科研管理部門不得申報(bào)成果,。

3.7科研檔案其它移交事項(xiàng)見《文件材料歸檔流程》第六條,。

3.8需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),，否則,，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫“修改申請(qǐng)表”, 連同修改的文件材料一并歸檔,。