科研類(lèi)檔案工作規(guī)范,、歸檔范圍和保管期限表
一,、 科研檔案工作的基本原則
1,、凡是學(xué)校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字,、圖表,、聲像載體材料和實(shí)物均屬科研檔案,,科研處和各課題組為科研檔案歸檔文件整理單位,。
2,、科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)、安全,、便于開(kāi)發(fā)和利用,。
3、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分,,是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),,必須納入科研計(jì)劃、規(guī)劃,、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之中,,與計(jì)劃管理、課題管理,、成果管理等工作緊密結(jié)合,。實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理。即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步,;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步,;驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收,、鑒定科研檔案材料同步,;上報(bào)登記、評(píng)審科技成果與檔案部門(mén)出具科研課題歸檔情況的證明材料同步,。
4,、學(xué)校科研處要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員,,協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好科研檔案的積累,、立卷、移交工作,。
二,、科研檔案歸檔原則、主要內(nèi)容,、重點(diǎn)和不歸檔范圍
各歸檔文件整理單位平時(shí)按以下歸檔原則,、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍,,收集文件材料,。
(一)歸檔原則:歸檔的科研類(lèi)文件材料必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值,,有參考或憑證作用,;歸檔的科研文件材料,能夠反映科研管理,、科研項(xiàng)目(課題)活動(dòng)的全過(guò)程,,保證完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),;必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系和成套性,,照顧不同學(xué)科,、專(zhuān)業(yè)的科研文件材料的不同特點(diǎn)。
(二)歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、科研準(zhǔn)備,、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定,、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面,。具體范圍見(jiàn)《科研類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》,。
(三)歸檔的重點(diǎn)是本校承擔(dān)的科研項(xiàng)目(課題)各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料,特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料,。
(四)不歸檔文件材料的范圍
l,、上級(jí)有關(guān)科研的普發(fā)的(非專(zhuān)指高校)、不辦的文件,;
2,、上級(jí)有關(guān)科研的末定稿的文件,未生效的合同、協(xié)議書(shū),;
3,、未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目,;
4,、重份文件;
5,、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性,、臨時(shí)性文件;
6,、非隸屬單位抄送的不辦,、無(wú)參考價(jià)值的文件;
7,、校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件,;
8、與院外單位交換來(lái)的材料,。
其它有關(guān)條目見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第三條,。
以上不歸檔材料如認(rèn)為必要,也可有選擇地作資料暫存,。
三,、 科研文件材料的部門(mén)立卷與歸檔流程
1、立卷分工見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第一條,。
2,、形成積累
2.1科研檔案由科研文件材料形成部門(mén)立卷,科研處負(fù)責(zé)管理性文件材料,,課題組負(fù)責(zé)課題文件材料,。
2.2課題組長(zhǎng)在制訂和討論工作計(jì)劃安排時(shí),向課題組成員布置平時(shí)積累科研文件材料的任務(wù)和方法,,并指定專(zhuān)人作兼職檔案員,。
2.3專(zhuān)職文書(shū)處理人員、檔案員和課題組負(fù)責(zé)人參照《科研類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》,,編制案卷類(lèi)目,。
2.4專(zhuān)職文書(shū)或檔案員平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作,按職責(zé)范圍,,積累,、整理科研工作各階段的有關(guān)文件材料, 根據(jù)案卷類(lèi)目分別歸檔。
2.5取得負(fù)結(jié)果或因故中斷重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔,。
2.6幾個(gè)單位協(xié)作完成的研究課題,,由主持單位立卷,并保存一整套檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的科研文件材料,,并將有關(guān)的復(fù)制件送交主持單位,。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益,應(yīng)在協(xié)議,、合同或委托書(shū)中明確其科研文件材料的歸屬,,但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)課題部分文件材料的有關(guān)檔號(hào)及案卷目錄提供給主持單位。
2.7與國(guó)外合作的研究課題,,在協(xié)議,、合同中要明確科研文件材料的歸檔辦法。一般應(yīng)歸入外事類(lèi),。
2.8科研文件材料的歸檔數(shù)量:文書(shū)類(lèi)文件材料正件二份,,底稿一份;科研報(bào)告底稿一份,,復(fù)制稿一份,,原始資料全部;重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本,。
2.9歸檔的科研文件材料應(yīng)保持字跡工整,、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備,。書(shū)寫(xiě)和載體使用見(jiàn)《歸檔文件材料書(shū)寫(xiě)規(guī)定》,。
3、歸檔移交
3.1科研處檔案員負(fù)責(zé)將科研檔案(包括管理性文件材料檔案和課題檔案)向綜合檔案館(室)移交,。
3.2課題檔案在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,。
3.3暫不申報(bào)或中斷、停止的課題,,在課題結(jié)束或中斷,、停止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。
3.4 管理性科研文件材料檔案在次年3月底以前歸檔,。
3.5重大科研項(xiàng)目的鑒定,、評(píng)審工作必須有學(xué)校綜合檔案館(室)參加。
3.6歸檔時(shí),,學(xué)校綜合檔案館(室)應(yīng)進(jìn)行審查,、驗(yàn)收、并在成果登記表上簽署意見(jiàn),,加蓋學(xué)校綜合檔案館(室)專(zhuān)用章。凡歸檔不完整,、不齊全者,,學(xué)校綜合檔案館(室)拒絕出具證明,科研管理部門(mén)不得申報(bào)成果。
3.7科研檔案其它移交事項(xiàng)見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第六條,。
3.8需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改,,必須經(jīng)所在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),否則,,不得修改任何文件材料,。修改時(shí)必須填寫(xiě)“修改申請(qǐng)表”, 連同修改的文件材料一并歸檔。
附件
高等學(xué)??茖W(xué)研究類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表
KY11 綜合 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 科研行政管理文件材料 | 長(zhǎng)期 |
2 | 科研計(jì)劃管理文件材料 | 長(zhǎng)期 |
3 | 科研成果管理文件材料 | 長(zhǎng)期 |
4 | 科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料 | 長(zhǎng)期 |
5 | 申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù) | 長(zhǎng)期 |
6 | 學(xué)會(huì)工作(學(xué)術(shù)活動(dòng))材料 | 短期 |
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KY12—1 科研準(zhǔn)備階段 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 開(kāi)題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料 | 長(zhǎng)期 |
2 | 任務(wù)書(shū),、合同、協(xié)議書(shū) | 永久 |
3 | 課題研究計(jì)劃,、設(shè)計(jì) | 長(zhǎng)期 |
4 | 計(jì)劃執(zhí)行情況,、計(jì)劃調(diào)整或撤銷(xiāo)報(bào)告 | 短期 |
5 | 課題投資和預(yù)決算材料 | 短期 |
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KY12—2 研究試驗(yàn)階段 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 實(shí)驗(yàn)、測(cè)試,、觀測(cè),、調(diào)查、考察的各種原始記錄(含關(guān)健配方,、工藝流程及綜合分析材料) | 永久 |
2 | 數(shù)據(jù)處理材料,,包括計(jì)算機(jī)處理材料(如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、框圖,、計(jì)算結(jié)果) | 永久 |
3 | 設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙(底圖,、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖,、電子線路圖等) | 永久 |
4 | 研究工作階段小結(jié),、年度報(bào)告 | 長(zhǎng)期 |
5 | 配套的照片、底片,、錄音帶,、錄相帶、幻燈片,、影片拷貝等永久 | |
6 | 樣品,、標(biāo)本等實(shí)物的目錄 | 永久 |
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KY12—3 總結(jié)鑒定階段 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 研究報(bào)告、研制報(bào)告 | 永久 |
2 | 論文專(zhuān)著永久 | |
3 | 工藝技術(shù)報(bào)告 | 永久 |
4 | 技術(shù)訣竅報(bào)告 | 永久 |
5 | 專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn) | 永久 |
6 | 鑒定會(huì)材料(鑒定代表名單,、會(huì)議記錄,,鑒定意見(jiàn)) | 長(zhǎng)期 |
7 | 鑒定證書(shū) | 永久 |
8 | 推廣應(yīng)用意見(jiàn) | 長(zhǎng)期 |
9 | 課題工作總結(jié) | 長(zhǎng)期 |
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KY12—4 申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 科研成果登記表 | 永久 |
2 | 科研成果報(bào)告表 | 永久 |
3 | 科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料 | 永久 |
4 | 科研成果獲獎(jiǎng)材料(獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū))原件或影印件 | 永久 |
5 | 專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)或證書(shū)原件或影印件 | 永久 |
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KY12—5 推廣應(yīng)用階段 | ||
序號(hào) | 類(lèi)目名稱(chēng) | 保管期限 |
1 | 轉(zhuǎn)讓合同,、協(xié)議書(shū) | 永久 |
2 | 生產(chǎn)定型鑒定材料 | 永久 |
3 | 成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見(jiàn) | 短期 |
4 | 推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況 | 長(zhǎng)期 |
5 | 擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件 | 長(zhǎng)期 |
6 | 成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料 | 短期 |
7 | 對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料 | 長(zhǎng)期 |
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