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一、 科研檔案工作的基本原則

1、凡是學校在科學研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料和實物均屬科研檔案，科研處和各課題組為科研檔案歸檔文件整理單位。

2、科研檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全、便于開發(fā)和利用。

3、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，必須納入科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關人員職責范圍之中，與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。實行科研工作和建檔工作“四同步”管理。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

4、學校科研處要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當的檔案人員，協(xié)同學校綜合檔案館(室)認真做好科研檔案的積累、立卷、移交工作。

二、科研檔案歸檔原則、主要內容、重點和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內容、重點和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的科研類文件材料必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；歸檔的科研文件材料，能夠反映科研管理、科研項目（課題）活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和成套性，照顧不同學科、專業(yè)的科研文件材料的不同特點。

（二）歸檔的主要內容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面。具體范圍見《科研類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點是本校承擔的科研項目（課題）各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結果依據的原始材料。

（四）不歸檔文件材料的范圍

l、上級有關科研的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件；

2、上級有關科研的末定稿的文件，未生效的合同、協(xié)議書；

3、未按科研管理程序列入計劃、未經鑒定和不計工作量的個人項目；

4、重份文件；

5、無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

6、非隸屬單位抄送的不辦、無參考價值的文件；

7、校內其他單位發(fā)來的文件；

8、與院外單位交換來的材料。

其它有關條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認為必要，也可有選擇地作資料暫存。

三、 科研文件材料的部門立卷與歸檔流程

1、立卷分工見《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1科研檔案由科研文件材料形成部門立卷，科研處負責管理性文件材料，課題組負責課題文件材料。

2.2課題組長在制訂和討論工作計劃安排時，向課題組成員布置平時積累科研文件材料的任務和方法，并指定專人作兼職檔案員。

2.3專職文書處理人員、檔案員和課題組負責人參照《科研類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。

2.4專職文書或檔案員平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，按職責范圍，積累、整理科研工作各階段的有關文件材料, 根據案卷類目分別歸檔。

2.5取得負結果或因故中斷重要課題的科研文件材料也應歸檔。

2.6幾個單位協(xié)作完成的研究課題，由主持單位立卷，并保存一整套檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔任務中形成的科研文件材料，并將有關的復制件送交主持單位。如確系涉及協(xié)作單位的合法權益，應在協(xié)議、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應將承擔課題部分文件材料的有關檔號及案卷目錄提供給主持單位。

2.7與國外合作的研究課題，在協(xié)議、合同中要明確科研文件材料的歸檔辦法。一般應歸入外事類。

2.8科研文件材料的歸檔數量：文書類文件材料正件二份，底稿一份；科研報告底稿一份，復制稿一份，原始資料全部；重要和經常使用的應酌加副本。

2.9歸檔的科研文件材料應保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。

3、歸檔移交

3.1科研處檔案員負責將科研檔案（包括管理性文件材料檔案和課題檔案）向綜合檔案館(室)移交。

3.2課題檔案在鑒定驗收后兩個月內歸檔。

3.3暫不申報或中斷、停止的課題，在課題結束或中斷、停止后兩個月內歸檔。

3.4 管理性科研文件材料檔案在次年3月底以前歸檔。

3.5重大科研項目的鑒定、評審工作必須有學校綜合檔案館(室)參加。

3.6歸檔時，學校綜合檔案館(室)應進行審查、驗收、并在成果登記表上簽署意見，加蓋學校綜合檔案館(室)專用章。凡歸檔不完整、不齊全者，學校綜合檔案館(室)拒絕出具證明，科研管理部門不得申報成果。

3.7科研檔案其它移交事項見《文件材料歸檔流程》第六條。

3.8需要補充的文件材料整理后應及時向綜合檔案館(室)移交, 若需要對綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進行修改，必須經所在部門主管領導的批準，否則，不得修改任何文件材料。修改時必須填寫“修改申請表”, 連同修改的文件材料一并歸檔。