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一、教學(xué)檔案工作的基本原則

1、凡是學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料和實(shí)物均屬教學(xué)檔案，學(xué)校各教學(xué)部門(mén)（教務(wù)處、教材科、研究生處、成人教育學(xué)院、網(wǎng)絡(luò)教育中心、教學(xué)各部、系、中心等）均為教學(xué)檔案歸檔文件整理單位。

2、教學(xué)檔案是衡量院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。

3、教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開(kāi)發(fā)和利用。

4、教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門(mén)出具歸檔證明同步。

5、學(xué)校各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)（處級(jí)以上，下同）要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)臋n案人員，統(tǒng)一管理本單位、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，協(xié)同學(xué)校綜合檔案館(室)認(rèn)真做好教學(xué)檔案的積累、立卷和移交工作。

6、逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并納入全校信息系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和開(kāi)發(fā)利用。

 

二、教學(xué)檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時(shí)積累歸卷，按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的教學(xué)類(lèi)文件材料必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，有參考或憑證作用；能夠反映學(xué)校教學(xué)部門(mén)職能活動(dòng)（教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐）的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系和成套性，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的特點(diǎn)。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作和教材等，具體范圍見(jiàn)《教學(xué)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。

（四）教學(xué)檔案中少數(shù)不屬永久保存的類(lèi)目，如本科生畢業(yè)論文，實(shí)習(xí)報(bào)告等可由系保存，學(xué)校綜合檔案館(室)只按一定的比例擇優(yōu)接收。

（五）不歸檔文件材料的范圍

1、上級(jí)有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的（非專(zhuān)指高校）、不辦的文件；

2、上級(jí)有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件；

3、重份文件；

4、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性文件；

5、非隸屬單位抄送的不需辦理、無(wú)參考價(jià)值的文件；

6、校內(nèi)其它單位發(fā)來(lái)的文件；

7、與校外單位交換來(lái)的材料；

其它有關(guān)條目見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。

 

三、教學(xué)文件材料的部門(mén)立卷與歸檔流程

1、立卷分工見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第一條。

2、形成積累

2.1教學(xué)檔案由教學(xué)文件材料形成部門(mén)立卷。

2.2各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照《教學(xué)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》各機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)表編制案卷類(lèi)目。

2.3各歸檔文件整理單位的專(zhuān)職文書(shū)或檔案員，平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類(lèi)目分別歸檔。

 

 

2.4 教學(xué)文件材料的歸檔數(shù)量：文書(shū)檔案正件二份，底稿一份；重要的教學(xué)文件、研究生論文、專(zhuān)著、優(yōu)秀教材等除原稿外, 可酌加副本。

2.5歸檔的教學(xué)文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書(shū)寫(xiě)和載體使用見(jiàn)《歸檔文件材料書(shū)寫(xiě)規(guī)定》。

3、歸檔移交

3.1檔案移交見(jiàn)《文件材料歸檔流程》第六條。

3.2歸檔時(shí)間：次年3月底以前。

3.3需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向綜合檔案館(室)移交, 若需要對(duì)綜合檔案館(室)歸檔的文件材料進(jìn)行修改，必須經(jīng)所在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不得修改任何文件材料。修改時(shí)必須填寫(xiě)“修改申請(qǐng)表”, 連同修改的文件材料一并歸檔。