歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
(中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-2000
中華人民共和國(guó)檔案局2000年12月6日批準(zhǔn),，2001年1月1日實(shí)施)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織,。
2 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義,。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的,、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂,、分類、排列,、編號(hào),、編目、裝盒,，使之有序化的過(guò)程,。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,，文件正本與定稿為一件,，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件,，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,，報(bào)表、名冊(cè),、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,，來(lái)文與復(fù)文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用,。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整,。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制,。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料,、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂,。裝訂時(shí)，正本在前,，定稿在后,；正文在前,，附件在后；原件在前,，復(fù)制件在后,；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后,；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),，復(fù)文在前，來(lái)文在后,。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類,。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類,。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類,。
5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),，按事由結(jié)合時(shí)間,、重要程度等排列。會(huì)議文件,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列,。
5.4 編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容,。歸檔章設(shè)全宗號(hào),、年度、保管期限,、件號(hào)等必備項(xiàng),，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A1。圖中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng),，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置,。以下同)
5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2 年度：文件形成年度,，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978,。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼,。
5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。
件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào),，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制,。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注,。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注,。
5.4.5 機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目,。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào),、責(zé)任者,、文號(hào)、題名,、日期,、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A2),。
5.5.1.1 件號(hào)：填寫室編件號(hào),。
5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者,。
5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào),。
5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,，可自擬標(biāo)題,，外加“〔 〕”號(hào)。
5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間,，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,，如19990909。
5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù),。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè),。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬為297mm×210mm),。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面,。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度,、保管期限,、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面,、盒脊及備考表項(xiàng)目,。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm,、30mm,、40mm等(見(jiàn)圖A4a)。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào),、年度、保管期限,、起止件號(hào),、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A4b,、圖A4c)其中,，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接,；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作,。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人,、檢查人和日期,。(見(jiàn)圖A5)
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改,、補(bǔ)充,、移出、銷毀等情況,。
5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名,。
5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期,。
