歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-2000
中華人民共和國檔案局2000年12月6日批準(zhǔn),，2001年1月1日實施)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機關(guān),、團體和其他社會組織,。
2 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的,、辦理完畢,、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂,、分類,、排列、編號,、編目,、裝盒,，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位,。一般以每份文件為一件,，文件正本與定稿為一件,，正文與附件為一件,，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,，報表,、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,，來文與復(fù)文可為一件,。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系,，區(qū)分不同價值,，便于保管和利用。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整,。已破損的文件應(yīng)予修整,，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料,、紙張,、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂,。裝訂時,，正本在前，定稿在后,；正文在前,，附件在后；原件在前,，復(fù)制件在后,；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后,；來文與復(fù)文作為一件時,，復(fù)文在前，來文在后,。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度——機構(gòu)(問題)——保管期限或保管期限——年度——機構(gòu)(問題)等方法進行分類,。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類,。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類,。
5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況予以取舍),。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間,、重要程度等排列,。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列,。
5.4 編號
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號,，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號,、年度,、保管期限、件號等必備項,，并可設(shè)置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A1,。圖中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置,。以下同)
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號,。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,，如1978,。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號,。
件號包括室編件號和館編件號,，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi),，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注,。館編件號按進館要求標(biāo)注。
5.4.5 機構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱,。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄,。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時,，只對復(fù)文進行編目,。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者,、文號,、題名、日期,、頁數(shù),、備注等項目(見圖A2)。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號,。
5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人,，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者,。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題,。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,，可自擬標(biāo)題，外加“〔 〕”號,。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間,，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909,。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù),。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況,。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm)。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面,。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱,、年度、保管期限,、機構(gòu)(問題)等項目(見圖A3),。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱,。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目,。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱,。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm,、30mm,、40mm等(見圖A4a)。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號,、年度、保管期限,、起止件號,、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A4b,、圖A4c)其中,，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件號，中間用“—”號連接,；盒號即檔案盒的排列順序號,，在檔案移交進館時按進館要求編制,。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,，項目包括盒內(nèi)文件情況說明,、整理人、檢查人和日期,。(見圖A5)
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損,、修改、補充,、移出,、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名,。
5.6.2.3 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名,。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
