綜合檔案室預立卷制度（修訂稿）
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一,，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學校檔案預立卷工作,，對學校立卷部門做好平時歸卷工作,，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用,。為了規(guī)范學校各部門的預立卷工作,，特制訂以下制度：
一、總則
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一,，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié),。規(guī)范學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸卷工作,，提高立卷質量,，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。
二,、歸檔文件材料的平時收集
1.工作人員當文件處理完畢后,，應及時向本部門兼職檔案人員移交。
2.各部門兼職檔案人員應根據(jù)本部門歸檔類目條款名稱,，為每一條款準備一個卷夾,。將接受的文件歸入有關卷夾內分類保管，并登記在文件登記簿上,，以備查找,。
三、歸檔文件的質量要求
1. 接收歸檔的文件必須是原件,，簽發(fā)稿手續(xù)要完備,，落款及日期無遺漏，并蓋有公章,，發(fā)文號不能重復,。
2. 文件的起草、修改,、核稿,、簽發(fā)，批示等都應使用藍黑墨水或墨汁書寫,，不能采用鉛筆或圓珠筆,。文件的擬稿和繕印一律用A4紙。
3. 傳真件要進行復印,，領導簽發(fā)內容須簽發(fā)在復印件上,。
4.文件材料的完整性（即成套性,，如：由請示必須有批復等）和準確性。
5. 文件用紙應統(tǒng)一規(guī)格,，字跡要端正,。
四、對歸檔文件材料的整理和預立卷的程序
在每年年度,，各部門兼職檔案員應對本部門年度歸檔的文件材料進行分類,、整理、預立卷,。
1. 區(qū)分文件的保管期限,。
不同保管期限的歸檔文件應分開立卷。按檔案利用的大小分為永久,、長期和短期三種,。
2. 對絕密、機密,、秘密不同密級的歸檔文件,，應分開獨立組卷。
3. 歸檔文件的分類組卷方法,。
歸檔的案卷是一組密切,、有機聯(lián)系的文件組合。一般以問題為主,，參照文件的作者,、名稱、時間,、收發(fā)文機關及地區(qū)特征,，把同一問題的文件組成一卷，即“一事一卷”,。
4.卷內文件的排列,。
應按照文件的重要程序排列，結論性文件在前,，過程文件在后,；批復在前，請示在后,；正件在前,，附件在后；打印件在前,，原稿在后,。此外，卷內文件還應按照文件時間的順序排列,。
5.對寫成年度及針對內容年度不一致的歸檔文件立卷時間的處理原則,。
（1）當年度寫成的文件,，此年年初批準或發(fā)布的，放在批準,、通過的年度立卷,。
（2）年度計劃、總結,、報表,、預算等放在針對年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷,。
（3）計劃與總結寫在一起的文件，應按文件內容的主次和中心來確定,。
（4）跨年度處理完畢的文件,，可放在辦理結束或結案的一年立卷。
（5）跨年度的請示與批復,，來文與復文,，一般按本部門的發(fā)文時間立卷。
（6）批準或轉發(fā)文件,，應按批準,、轉發(fā)時間立卷。被批轉的文件原件在擬稿人單位的,，仍按原來文件的寫成年度立卷,。
（7）紀念性和回顧性文件，放在寫成年度立卷,。
6. 預立卷類目的修改與調整
事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入,，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中,，根據(jù)文件的實際情況,，隨時修改或增補有關條款。增補的條款可以放在每類之后,，按順序使用空號,，也可以酌情插補在有關條款的后面，作為該條款的一個分號,。每年年終或次年年初,，應總結經驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調整與修改,，以備下一年度使用,。
7.預立卷經檔案部門專職人員復核后，在文件材料上編頁號,，填寫卷內文件目錄,。
8.由各部門兼職檔案員填寫檔案預立卷移交目錄,。
