綜合檔案室預(yù)立卷制度（修訂稿）
學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,，是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學(xué)校檔案預(yù)立卷工作,，對(duì)學(xué)校立卷部門做好平時(shí)歸卷工作，提高立卷質(zhì)量,，方便歸檔前的查找利用具有重要作用,。為了規(guī)范學(xué)校各部門的預(yù)立卷工作，特制訂以下制度：
一,、總則
學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,，是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學(xué)校檔案預(yù)立卷工作,，對(duì)學(xué)校立卷部門做好平時(shí)歸卷工作,，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用,。
二,、歸檔文件材料的平時(shí)收集
1.工作人員當(dāng)文件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)向本部門兼職檔案人員移交,。
2.各部門兼職檔案人員應(yīng)根據(jù)本部門歸檔類目條款名稱,，為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷夾。將接受的文件歸入有關(guān)卷夾內(nèi)分類保管,，并登記在文件登記簿上,，以備查找。
三,、歸檔文件的質(zhì)量要求
1. 接收歸檔的文件必須是原件,，簽發(fā)稿手續(xù)要完備，落款及日期無遺漏,，并蓋有公章,，發(fā)文號(hào)不能重復(fù)。
2. 文件的起草,、修改,、核稿、簽發(fā),，批示等都應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或墨汁書寫,，不能采用鉛筆或圓珠筆。文件的擬稿和繕印一律用A4紙,。
3. 傳真件要進(jìn)行復(fù)印，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)內(nèi)容須簽發(fā)在復(fù)印件上,。
4.文件材料的完整性（即成套性,，如：由請(qǐng)示必須有批復(fù)等）和準(zhǔn)確性。
5. 文件用紙應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格,，字跡要端正,。
四,、對(duì)歸檔文件材料的整理和預(yù)立卷的程序
在每年年度，各部門兼職檔案員應(yīng)對(duì)本部門年度歸檔的文件材料進(jìn)行分類,、整理,、預(yù)立卷。
1. 區(qū)分文件的保管期限,。
不同保管期限的歸檔文件應(yīng)分開立卷,。按檔案利用的大小分為永久、長(zhǎng)期和短期三種,。
2. 對(duì)絕密,、機(jī)密、秘密不同密級(jí)的歸檔文件,，應(yīng)分開獨(dú)立組卷,。
3. 歸檔文件的分類組卷方法。
歸檔的案卷是一組密切,、有機(jī)聯(lián)系的文件組合,。一般以問題為主，參照文件的作者,、名稱,、時(shí)間、收發(fā)文機(jī)關(guān)及地區(qū)特征,，把同一問題的文件組成一卷,，即“一事一卷”。
4.卷內(nèi)文件的排列,。
應(yīng)按照文件的重要程序排列,，結(jié)論性文件在前，過程文件在后,；批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后；正件在前,，附件在后,；打印件在前，原稿在后,。此外,，卷內(nèi)文件還應(yīng)按照文件時(shí)間的順序排列。
5.對(duì)寫成年度及針對(duì)內(nèi)容年度不一致的歸檔文件立卷時(shí)間的處理原則,。
（1）當(dāng)年度寫成的文件,，此年年初批準(zhǔn)或發(fā)布的，放在批準(zhǔn),、通過的年度立卷,。
（2）年度計(jì)劃,、總結(jié)、報(bào)表,、預(yù)算等放在針對(duì)年度,；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。
（3）計(jì)劃與總結(jié)寫在一起的文件,，應(yīng)按文件內(nèi)容的主次和中心來確定,。
（4）跨年度處理完畢的文件，可放在辦理結(jié)束或結(jié)案的一年立卷,。
（5）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),，來文與復(fù)文，一般按本部門的發(fā)文時(shí)間立卷,。
（6）批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件,，應(yīng)按批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)間立卷,。被批轉(zhuǎn)的文件原件在擬稿人單位的,，仍按原來文件的寫成年度立卷。
（7）紀(jì)念性和回顧性文件,，放在寫成年度立卷,。
6. 預(yù)立卷類目的修改與調(diào)整
事先編制的立卷類目難免會(huì)與實(shí)際形成的文件有出入，這是很自然的,。兼職檔案員可以在平時(shí)歸卷過程中,，根據(jù)文件的實(shí)際情況，隨時(shí)修改或增補(bǔ)有關(guān)條款,。增補(bǔ)的條款可以放在每類之后,，按順序使用空號(hào)，也可以酌情插補(bǔ)在有關(guān)條款的后面,，作為該條款的一個(gè)分號(hào),。每年年終或次年年初，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合下一個(gè)年度的工作計(jì)劃,，對(duì)類目進(jìn)行一次全面的調(diào)整與修改,，以備下一年度使用。
7.預(yù)立卷經(jīng)檔案部門專職人員復(fù)核后,，在文件材料上編頁(yè)號(hào),，填寫卷內(nèi)文件目錄。
8.由各部門兼職檔案員填寫檔案預(yù)立卷移交目錄,。
