學(xué)生檔案管理知識(shí)宣傳
一、什么是學(xué)生檔案？
學(xué)生檔案是學(xué)校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，它記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)能力、學(xué)習(xí)和工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面的原始記錄。
二、什么是畢業(yè)生的人事檔案？
畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后的檔案。
三、學(xué)生檔案內(nèi)有哪些材料？
主要包括兩部分材料：（1）高中檔案材料：高考報(bào)名登記表、體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高考志愿表等；（2）大學(xué)檔案材料：畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、入黨(團(tuán))材料，加入民主黨派材料、在校期間獎(jiǎng)勵(lì)、表彰及懲處決定、新生入學(xué)體檢表和畢業(yè)生體檢表、社會(huì)實(shí)踐和實(shí)習(xí)鑒定材料及其他有關(guān)須裝檔的材料等。
四、學(xué)生檔案有什么作用？
學(xué)生檔案，對于個(gè)人來說，無論是就業(yè)、工作調(diào)動(dòng)、出國政審、職稱評(píng)審、工資調(diào)整，還是入黨（團(tuán)）以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等等，都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
五、畢業(yè)生如何對待自己的檔案？
（1）高度重視，了解相關(guān)的檔案知識(shí)。
（2）畢業(yè)時(shí)，抓緊辦理就業(yè)報(bào)到證，將檔案放在就業(yè)單位檔案管理部門，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
六、為什么建議未就業(yè)的學(xué)生畢業(yè)時(shí)將檔案放在人才交流中心托管？
根據(jù)國家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年。為此，有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無須再由人才交流機(jī)構(gòu)托管了。在這兩年里，學(xué)校只是保存檔案，不會(huì)添加這兩年你工作的檔案記錄，如你的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報(bào)到證人事部門簽署日期為準(zhǔn)）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級(jí)；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報(bào)到日期計(jì)）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報(bào)初級(jí)職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存檔案只是“存放”檔案，起不到其他作用。
七、畢業(yè)生委托人才交流機(jī)構(gòu)人事代理后都享有哪些服務(wù)？
（一） 負(fù)責(zé)人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù)；
（二） 辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)；
（三） 檔案工資的晉級(jí)；
（四） 職稱晉升申報(bào)；
（五） 辦理落戶手續(xù)；
（六） 出具身份證明、落戶證明、購房工齡證明、計(jì)劃生育證明、出國政審等；
（七） 代收代繳養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、代辦醫(yī)療保險(xiǎn)手續(xù)等。
八、為什么我們建議學(xué)生不要將檔案留存學(xué)校？
盡管國家規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到工作，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保管兩年，但是如果我們認(rèn)真考慮，并不合算：（1）不能計(jì)算工齡；（2）不經(jīng)濟(jì)。放在學(xué)校，看似免費(fèi)，可當(dāng)你需要檔案時(shí)，來回交通、食宿費(fèi)用，比你放在就近的人才交流中心托管花費(fèi)要多得多。
九、學(xué)生檔案是如何轉(zhuǎn)遞的？
學(xué)生檔案是國家規(guī)定的機(jī)密文件，主要通過機(jī)要通信渠道郵寄、學(xué)校派專人送達(dá)、用人單位憑有關(guān)證明材料派專人領(lǐng)取等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)接，不允許由郵局普通、掛號(hào)郵寄、特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞，更不允許個(gè)人自帶和請人代領(lǐng)。
十、機(jī)要轉(zhuǎn)遞的時(shí)間？
通過機(jī)要形式轉(zhuǎn)遞檔案一般需要5-15天左右，因此畢業(yè)生到用人單位報(bào)到一個(gè)月以后，應(yīng)主動(dòng)查詢檔案是否寄到該單位。
十一、畢業(yè)生如何追蹤自己的檔案？
畢業(yè)生檔案郵寄地址按照就業(yè)報(bào)到證左上角地址或調(diào)檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即紅章地址郵寄。有嚴(yán)格的交接簽收程序，一般情況下不會(huì)遺失。畢業(yè)生到用人單位報(bào)到后，要及時(shí)到自己所在單位的人事主管部門了解自己的檔案是否已經(jīng)寄達(dá)（檔案保存在人才交流中心等機(jī)構(gòu)或派至生源地教育局、人事局的可到相關(guān)教育、人事部門查詢）。
十二、未收到檔案怎么辦？
若用人單位或人才交流中心未收到畢業(yè)生檔案，畢業(yè)生可憑單位人事部門書面證明到學(xué)校查詢，或由接收單位人事部門向?qū)W校查詢；學(xué)生本人查詢時(shí)要回所在學(xué)校的檔案管理部門填寫《查詢單》（查詢時(shí)限一般為一年,超過一年市機(jī)要局不再辦理檔案查詢業(yè)務(wù)）進(jìn)行查詢。
十三、機(jī)要查詢反饋的時(shí)間？
市機(jī)要局查詢反饋的回執(zhí)單一般需2周左右（回執(zhí)單上會(huì)寫明XX號(hào)機(jī)要件由XX單位XX人簽收）才能返回學(xué)校，學(xué)生可到檔案館學(xué)生檔案室領(lǐng)取《回執(zhí)單》。
十四、什么是報(bào)到證？有什么作用？
《報(bào)到證》由原來《派遣證》轉(zhuǎn)化而來，全稱為《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證》（ 簡稱“報(bào)到證” ）。其作用是：
1、畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到的憑證和依據(jù)。
2、畢業(yè)生參加工作時(shí)間的初始記載和憑證。
3、調(diào)檔憑證。畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到時(shí)，須持《報(bào)到證》（藍(lán)頁）。學(xué)校相關(guān)部門依據(jù)《報(bào)到證》為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移和戶籍遷移等手續(xù)，就業(yè)單位所在地公安部門憑《報(bào)到證》為畢業(yè)生辦理落戶手續(xù)，就業(yè)單位憑《報(bào)到證》為畢業(yè)生辦理相關(guān)工作手續(xù)。
4、對自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生可憑《報(bào)到證》到有關(guān)部門辦理減免有關(guān)稅費(fèi)手續(xù)。
5、畢業(yè)生到非國有單位就業(yè)時(shí)辦理人事代理手續(xù)的憑證。
6、畢業(yè)生就業(yè)的證明。
7、干部身份證明。
十五、畢業(yè)生怎樣調(diào)轉(zhuǎn)檔案？
畢業(yè)生必須憑報(bào)到證或調(diào)檔函辦理調(diào)檔手續(xù)方可調(diào)檔。
1、憑報(bào)到證調(diào)檔：報(bào)到證左上角地址即為發(fā)檔地址；
（1）、考取國家公務(wù)員調(diào)檔：憑錄用文件復(fù)印件辦理報(bào)到證，然后再調(diào)檔；
（2）、“大學(xué)生村官”、“招教”、“選調(diào)生”等情況調(diào)檔：憑調(diào)檔函或憑就業(yè)協(xié)議書辦理報(bào)到證，然后調(diào)檔；
2、憑調(diào)檔函調(diào)檔：調(diào)檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即為發(fā)檔地址；
主要是考取研究生調(diào)檔：
（1）往屆生：憑調(diào)檔函和空白就業(yè)協(xié)議書（一式三份）調(diào)檔，如已簽約的還需用人單位出具同意報(bào)考的書面證明或解聘函；
（2）應(yīng)屆生：
A、提前調(diào)檔憑調(diào)檔函直接調(diào)檔（檔案寄往考取學(xué)校所在的院系）；
B、正式調(diào)檔憑錄取通知書復(fù)印件和空白協(xié)議書（一式三份）調(diào)檔，如已簽約的還需用人單位出具同意報(bào)考的書面證明或解聘函（檔案寄往考生考取學(xué)校的研究生招生辦）；
3、請?jiān)趫?bào)到證白頁（藍(lán)頁自留）“備注”欄或調(diào)檔函空白處注明專業(yè)、學(xué)號(hào)、聯(lián)系方式和檔案寄往的城市。
4、請將調(diào)檔憑證投入檔案館報(bào)到證投放箱內(nèi)，檔案館于每周二、四集中辦理調(diào)檔。
十六、畢業(yè)生檔案有關(guān)材料遺失后怎樣補(bǔ)辦？
1、本人提交書面申請；
2、出示《畢業(yè)證書》原件及工作單位介紹信；
3、到學(xué)生處領(lǐng)取《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》并辦理相關(guān)手續(xù)；
4、到畢業(yè)時(shí)所在學(xué)院辦理有關(guān)材料；
5、到檔案館復(fù)印錄取花名冊和學(xué)籍材料并加蓋公章；
以上手續(xù)辦理完畢后，由檔案館將檔案密封后按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生檔案接收單位。
十七、畢業(yè)生怎樣辦理報(bào)到證?
畢業(yè)生應(yīng)到校就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心辦理或咨詢（平原樓一樓104管理服務(wù)科 電話：3329382）。
檔案館學(xué)生檔案室
2012年3月30日
