學生檔案管理知識宣傳
一,、什么是學生檔案？
學生檔案是學校在學生管理活動中形成的,，它記述和反映個人經歷,、思想品德,、專業(yè)能力,、學習和工作狀況以及所受獎勵,、處罰等方面的原始記錄,。
二,、什么是畢業(yè)生的人事檔案,？
畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉換而來,，是指畢業(yè)生畢業(yè)后,，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證,，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構,。這時的學籍檔案正式成為人事檔案,，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業(yè)協議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后的檔案,。
三,、學生檔案內有哪些材料？
主要包括兩部分材料：（1）高中檔案材料：高考報名登記表,、體檢表,、高中畢業(yè)生登記表,、高考志愿表等,；（2）大學檔案材料：畢業(yè)生登記表,、學籍表、入黨(團)材料,，加入民主黨派材料,、在校期間獎勵,、表彰及懲處決定,、新生入學體檢表和畢業(yè)生體檢表,、社會實踐和實習鑒定材料及其他有關須裝檔的材料等,。
四,、學生檔案有什么作用,？
學生檔案，對于個人來說,，無論是就業(yè),、工作調動、出國政審,、職稱評審,、工資調整，還是入黨（團）以及離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具等等,，都將以檔案材料的審核為重要依據,。
五、畢業(yè)生如何對待自己的檔案,？
（1）高度重視,，了解相關的檔案知識。
（2）畢業(yè)時，抓緊辦理就業(yè)報到證,，將檔案放在就業(yè)單位檔案管理部門,，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
六,、為什么建議未就業(yè)的學生畢業(yè)時將檔案放在人才交流中心托管,？
根據國家相關政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的,，其檔案可免費由學校保存兩年,。為此，有些同學就誤以為既然學校免費保存,，就無須再由人才交流機構托管了,。在這兩年里，學校只是保存檔案,，不會添加這兩年你工作的檔案記錄,，如你的轉正定級、職稱評定等,。按國家政策規(guī)定,，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報到證人事部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級,；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報到日期計）,、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理,。由此可見,，學校保存檔案只是“存放”檔案，起不到其他作用,。
七,、畢業(yè)生委托人才交流機構人事代理后都享有哪些服務？
（一） 負責人事檔案關系接受,、調出相關手續(xù),；
（二） 辦理畢業(yè)生的轉正定級；
（三） 檔案工資的晉級；
（四） 職稱晉升申報,；
（五） 辦理落戶手續(xù),；
（六） 出具身份證明、落戶證明,、購房工齡證明,、計劃生育證明、出國政審等,；
（七） 代收代繳養(yǎng)老保險,、失業(yè)保險、代辦醫(yī)療保險手續(xù)等,。
八,、為什么我們建議學生不要將檔案留存學校？
盡管國家規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到工作,，其檔案可免費由學校保管兩年,，但是如果我們認真考慮，并不合算：（1）不能計算工齡,；（2）不經濟,。放在學校，看似免費,，可當你需要檔案時,，來回交通、食宿費用,，比你放在就近的人才交流中心托管花費要多得多,。
九、學生檔案是如何轉遞的,？
學生檔案是國家規(guī)定的機密文件,，主要通過機要通信渠道郵寄、學校派專人送達,、用人單位憑有關證明材料派專人領取等方式進行轉接,，不允許由郵局普通、掛號郵寄,、特快專遞等方式轉遞,，更不允許個人自帶和請人代領。
十,、機要轉遞的時間,？
通過機要形式轉遞檔案一般需要5-15天左右，因此畢業(yè)生到用人單位報到一個月以后,，應主動查詢檔案是否寄到該單位,。
十一,、畢業(yè)生如何追蹤自己的檔案？
畢業(yè)生檔案郵寄地址按照就業(yè)報到證左上角地址或調檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即紅章地址郵寄,。有嚴格的交接簽收程序,，一般情況下不會遺失。畢業(yè)生到用人單位報到后,，要及時到自己所在單位的人事主管部門了解自己的檔案是否已經寄達（檔案保存在人才交流中心等機構或派至生源地教育局,、人事局的可到相關教育、人事部門查詢）,。
十二,、未收到檔案怎么辦？
若用人單位或人才交流中心未收到畢業(yè)生檔案,，畢業(yè)生可憑單位人事部門書面證明到學校查詢,，或由接收單位人事部門向學校查詢；學生本人查詢時要回所在學校的檔案管理部門填寫《查詢單》（查詢時限一般為一年,超過一年市機要局不再辦理檔案查詢業(yè)務）進行查詢,。
十三、機要查詢反饋的時間,？
市機要局查詢反饋的回執(zhí)單一般需2周左右（回執(zhí)單上會寫明XX號機要件由XX單位XX人簽收）才能返回學校,，學生可到檔案館學生檔案室領取《回執(zhí)單》。
十四,、什么是報到證,？有什么作用？
《報到證》由原來《派遣證》轉化而來,，全稱為《全國普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)報到證》（ 簡稱“報到證” ）,。其作用是：
1、畢業(yè)生到就業(yè)單位報到的憑證和依據,。
2,、畢業(yè)生參加工作時間的初始記載和憑證。
3,、調檔憑證,。畢業(yè)生到就業(yè)單位報到時，須持《報到證》（藍頁）,。學校相關部門依據《報到證》為畢業(yè)生辦理檔案轉遞,、組織關系轉移和戶籍遷移等手續(xù)，就業(yè)單位所在地公安部門憑《報到證》為畢業(yè)生辦理落戶手續(xù),，就業(yè)單位憑《報到證》為畢業(yè)生辦理相關工作手續(xù),。
4、對自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生可憑《報到證》到有關部門辦理減免有關稅費手續(xù),。
5,、畢業(yè)生到非國有單位就業(yè)時辦理人事代理手續(xù)的憑證,。
6、畢業(yè)生就業(yè)的證明,。
7,、干部身份證明。
十五,、畢業(yè)生怎樣調轉檔案,？
畢業(yè)生必須憑報到證或調檔函辦理調檔手續(xù)方可調檔。
1,、憑報到證調檔：報到證左上角地址即為發(fā)檔地址,；
（1）、考取國家公務員調檔：憑錄用文件復印件辦理報到證,，然后再調檔,；
（2）、“大學生村官”,、“招教”,、“選調生”等情況調檔：憑調檔函或憑就業(yè)協議書辦理報到證，然后調檔,；
2,、憑調檔函調檔：調檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即為發(fā)檔地址；
主要是考取研究生調檔：
（1）往屆生：憑調檔函和空白就業(yè)協議書（一式三份）調檔,，如已簽約的還需用人單位出具同意報考的書面證明或解聘函,；
（2）應屆生：
A、提前調檔憑調檔函直接調檔（檔案寄往考取學校所在的院系）,；
B,、正式調檔憑錄取通知書復印件和空白協議書（一式三份）調檔，如已簽約的還需用人單位出具同意報考的書面證明或解聘函（檔案寄往考生考取學校的研究生招生辦）,；
3,、請在報到證白頁（藍頁自留）“備注”欄或調檔函空白處注明專業(yè)、學號,、聯系方式和檔案寄往的城市,。
4、請將調檔憑證投入檔案館報到證投放箱內,，檔案館于每周二,、四集中辦理調檔。
十六,、畢業(yè)生檔案有關材料遺失后怎樣補辦,？
1、本人提交書面申請,；
2,、出示《畢業(yè)證書》原件及工作單位介紹信,；
3、到學生處領取《高等學校畢業(yè)生登記表》并辦理相關手續(xù),；
4,、到畢業(yè)時所在學院辦理有關材料；
5,、到檔案館復印錄取花名冊和學籍材料并加蓋公章,；
以上手續(xù)辦理完畢后，由檔案館將檔案密封后按規(guī)定轉遞到畢業(yè)生檔案接收單位,。
十七,、畢業(yè)生怎樣辦理報到證?
畢業(yè)生應到校就業(yè)指導服務中心辦理或咨詢（平原樓一樓104管理服務科 電話：3329382）。
檔案館學生檔案室
2012年3月30日
