中華人民共和國高等學(xué)校檔案管理辦法
教育部國家檔案局第27號令（《高等學(xué)校檔案管理辦法》）
中華人民共和國教育部令
第27號
根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現(xiàn)予公布，自2008年9月1日起施行,。
教育部部長 周濟
國家檔案局局長 楊冬權(quán)
二〇〇八年八月二十日
第一章 總則
第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平,，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法,，制定本辦法,。
第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生,、教學(xué),、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生,、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式,、載體的歷史記錄,。
第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理,，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,。
第四條 國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省,、自治區(qū),、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省,、自治區(qū),、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,。
第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo),，其主要職責(zé)是：
（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度,；
（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；
（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu),，落實人員編制,、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費,；
（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題,。
分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作,。
第二章 機構(gòu)設(shè)置與人員配備
第六條 高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條 件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：
（一）建校歷史在50年以上,；
（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上,；
（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上,。
未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室,。
第七條 高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施,。
需要特殊條 件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,，可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu),。
第八條 高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)是：
（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；
（二）擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度,，并負(fù)責(zé)貫徹落實,；
（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理,、鑒定,、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料,；
（四）編制檢索工具,，編研、出版檔案史料,，開發(fā)檔案信息資源,；
（五）組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作,；
（七）開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能,；
（九）開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動,。
有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地,。
第九條 高校檔案館設(shè)館長一名,，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名,，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名,。
館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任,，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人）,，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：
（一）熱心檔案事業(yè),，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；
（二）有組織管理能力,，具有開拓創(chuàng)新意識和精神,；
（三）年富力強，身體健康,。
第十條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員,。
高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定,。
第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,，愛崗敬業(yè)，忠于職守,，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第十二條 高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員,，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇,。
第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員,，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇,，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助,。
第三章 檔案管理
第十四條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查,、考核與評估制度,，定期布置、檢查,、總結(jié),、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé),，強化責(zé)任意識,，提高學(xué)校檔案管理水平。
第十五條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔,。文件材料的歸檔范圍是：
（一）黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委,、工會、團委,、民主黨派等組織的各種會議文件,、會議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計劃,、總結(jié),；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料,。
（二）行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀(jì)錄及紀(jì)要,；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理,、行政管理的材料。
（三）學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案,、入學(xué)登記表,、體檢表、學(xué)籍檔案,、獎懲記錄,、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等,。
（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理,、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委,、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]6號）執(zhí)行,。
（六）基本建設(shè)類：按國家檔案局,、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）執(zhí)行。
（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密,、貴重,、稀缺儀器設(shè)備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用,、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料,。
（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片,、錄像等,。
（九）出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單,、原稿,、樣書及出版發(fā)行記錄等。
（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議,、出國考察,、講學(xué)、合作研究,、學(xué)習(xí)進修的材料,；學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué),、科研等活動中形成的材料,；學(xué)校開展校際交流,、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家,、教師,、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料,；學(xué)校授予境外人士名譽職務(wù),、學(xué)位、稱號等的材料,。
（十一）財會類：按財政部,、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）執(zhí)行。
高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍,。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子,、照（膠）片,、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第十六條 高等學(xué)校實行檔案材料形成單位,、課題組立卷的歸檔制度。
學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求,，組織本部門的教學(xué),、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,，對文件材料系統(tǒng)整理組卷,，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄,，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交,。
第十七條 歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整,，聲像清晰,，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894-2002）執(zhí)行,。
第十八條 高校檔案材料歸檔時間為：
（一）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔,；
（二）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔,。
第十九條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案進行整理、分類,、鑒定和編號,。
第二十條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿,、已失去保存價值的檔案,，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準(zhǔn)后，予以銷毀,。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),，不得銷毀任何檔案。
第二十一條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進的檔案保護技術(shù),，防止檔案的破損,、褪色、霉變和散失,。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案,，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損,、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化,，加工成電子檔案保管。
第二十二條 高校檔案由高校檔案機構(gòu)保管,。在國家需要時,，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。
第二十三條 高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目,，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案,。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機構(gòu)保存,。
第二十四條 高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué),、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料,，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔,，任何個人不得據(jù)為己有。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料,，高校檔案機構(gòu)可以通過征集,、代管等形式進行管理。
高校檔案機構(gòu)對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集,，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法,。
第二十五條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患,，遇有特殊情況,，應(yīng)當(dāng)立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術(shù)管理工作,，應(yīng)當(dāng)建立,、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé),。
第二十六條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度,，并按照國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章 檔案的利用與公布
第二十七條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案,。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán),，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)校檔案。
屬下列情況之一者,，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的,；
（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；
（三）涉及個人隱私的,；
（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的,。
第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后,，均可以利用已公布的檔案,。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理,。
第二十九條 查閱,、摘錄、復(fù)制未開放的檔案,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意,，必要時報請校長審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn),。
第三十條 高校檔案機構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案,，一般不提供原件,。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。
加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,，與原件具有同等效力。
第三十一條 高校檔案開放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18-1999）執(zhí)行）,，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南,、計算機查詢系統(tǒng)等,，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條 件。
第三十二條 高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu),。
高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條 件,，用于公益目的的，不得收取費用,；用于個人或者商業(yè)目的的,，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交,、捐贈的檔案,，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。
第三十三條 寄存在高校檔案機構(gòu)的檔案,，歸寄存者所有,。高校檔案機構(gòu)如果需要向社會提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意,。
第三十四條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案的編研工作,。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意,，并報請校長批準(zhǔn),。
第三十五條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列,、建設(shè)檔案網(wǎng)站等）,，積極開展檔案宣傳工作。有條 件的高校,，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課,。
第五章 條件保障
第三十六條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求,。
第三十七條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機構(gòu)提供專用的,、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫,，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建,。
存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房。
存放聲像,、電子等特殊載體檔案,，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕,、防火,、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。
第三十八條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費,，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化,、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè),，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行,。
第六章 獎勵與處罰
第三十九條 高等學(xué)校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
（一）在檔案的收集,、整理,、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的,；
（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的,；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的；
（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭,，表現(xiàn)突出的,。
第四十條 有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分,；構(gòu)成犯罪的,，由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
（一）玩忽職守,，造成檔案損壞,、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規(guī)定,，擅自提供,、抄錄、公布檔案的,；
（三）涂改,、偽造檔案的；
（四）擅自出賣,、贈送,、交換檔案的；
（五）不按規(guī)定歸檔,，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的,；
（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為,。
第七章 附則
第四十一條 本辦法適用于各類普通高等學(xué)校,、成人高等學(xué)校。
第四十二條 高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實施細(xì)則,。
高等學(xué)校附屬單位（包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等）的檔案管理，由學(xué)校根據(jù)實際情況自主確定,。
第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行,。國家教育委員會1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國家教育委員會令第6號）同時廢止。
