第一章 總則
第一條 為了加強大中專學(xué)校畢業(yè)生的檔案資源建設(shè)，做好檔案材料的收集歸檔工作，為國家機關(guān)和企事業(yè)單位歷史的、全面的了解畢業(yè)生和正確選拔人才提供依據(jù)，為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》等法規(guī)制定本規(guī)定。
第二條 學(xué)校畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔，要本著實事求是的原則，著重收集反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識水平等內(nèi)容的文件材料，并進行規(guī)范化管理,使之有效地為國家和社會選拔人才服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
第三條 學(xué)校畢業(yè)生檔案材料形成部門和管理部門，必須認真貫徹國家有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。
第二章 收集范圍
第四條 大中專畢業(yè)生歸檔材料主要內(nèi)容：
（1）學(xué)生入學(xué)登記表（學(xué)校可以自行訂制）；
（2）選拔、保送學(xué)生登記表；
（3）畢業(yè)生登記表（高校畢業(yè)生登記表由國家教育部統(tǒng)一印制,中專畢業(yè)生登記表由省教育廳統(tǒng)一印制）；
（4）畢業(yè)生就業(yè)通知書；
（5）入黨（團）材料，加入民主黨派材料；
（6）獎學(xué)金登記表；
（7）在校期間獎勵、表彰以及懲處決定；
（8）軍訓(xùn)鑒定表；
（9）學(xué)年鑒定表；
（10）新生入學(xué)體檢表和畢業(yè)體檢表；
（11）學(xué)生在校期間成績表；
（12）學(xué)生在校期間輔修課程成績表；
（13）參與社會實踐活動登記表；
（14）意外死亡學(xué)生的生平介紹及死亡調(diào)查報告；
（15）中考或高考成績單；
（16）學(xué)生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的由實習(xí)單位或?qū)W校頒發(fā)的考評證書及學(xué)校證明；
（17）畢業(yè)研究生檔案中需要有研究生畢業(yè)登記表、研究生學(xué)籍和在校成績表、研究生學(xué)位申請表、研究生畢業(yè)論文評閱意見表和研究生體檢表；
（18）出席團代會、黨代會登記表；
（19）其他可供組織參考的有保存價值的材料。
第三章 建立、收集、查閱檔案方法
第五條 學(xué)校各個部門都應(yīng)建立健全送交畢業(yè)生檔案材料歸檔的制度，并認真貫徹執(zhí)行。
第六條 學(xué)校在新生資格審查中要審核其檔案，審核合格后入庫；對于檔案材料不齊全的應(yīng)要求其生源地招生辦補齊材料。
第七條 學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)掌握形成學(xué)生人事檔案材料的信息，建立聯(lián)系制度，及時向?qū)W校有關(guān)部門收集新形成的學(xué)生人事檔案材料。
第八條 形成學(xué)生檔案材料的部門，按學(xué)校畢業(yè)生檔案主管部門規(guī)定的時間將有關(guān)材料整理完畢后,移送檔案管理部門歸檔。
第九條 學(xué)生檔案管理部門發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門送交歸檔的材料不符合歸檔要求時，應(yīng)及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù)。形成學(xué)生檔案材料的部門有責(zé)任按規(guī)定認真辦理,為學(xué)生畢業(yè)時具備完整的畢業(yè)生檔案打好基礎(chǔ)。
第十條 對于學(xué)生畢業(yè)后檔案材料出現(xiàn)意外情況的，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生在校期間的記錄，認真補辦。
第十一條 因考察任用學(xué)生干部、新生復(fù)查、學(xué)籍變動、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要，可以查閱學(xué)生檔案。其他需要或校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的，經(jīng)學(xué)校學(xué)生檔案管理部門批準，可根據(jù)需要提供部分或全部檔案材料。
第十二條 畢業(yè)生檔案一般應(yīng)由學(xué)生所在院系黨總支和行政辦公室同志查閱，如確系工作需要，校內(nèi)其他黨政部門也可查閱。
第十三條 學(xué)校以外單位需要查閱畢業(yè)生檔案時，須持有單位所在地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。
第四章 歸檔要求
第十四條 歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實，文字清楚、對象明確，由承辦部門或個人署名，注明形成材料的時間。
第十五條 歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。
第十六條 學(xué)生檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
第五章 檔案轉(zhuǎn)遞
第十七條 根據(jù)國家大中專畢業(yè)生就業(yè)工作的有關(guān)政策規(guī)定，在規(guī)定的自由擇業(yè)期內(nèi)學(xué)校可以根據(jù)畢業(yè)生申請將檔案存放在學(xué)校，學(xué)校不得借故收取任何費用，如違反規(guī)定，要追究有關(guān)責(zé)任人。擇業(yè)期內(nèi)就業(yè)的，學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況將檔案發(fā)往其就業(yè)單位人事部門；對超過擇業(yè)期仍沒有落實就業(yè)單位,戶口仍留在學(xué)校的，由學(xué)校將該生戶口和檔案轉(zhuǎn)往其生源地縣（市）人事部門人才交流中心。
第十八條 檔案材料的轉(zhuǎn)遞必須通過機要交通或派專人送取，原則上不準自帶。
第十九條 轉(zhuǎn)出畢業(yè)生檔案時學(xué)校要再次審核，必須保證完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
第二十條 轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案必須按“學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封。
第六章 監(jiān)督管理
第二十一條 學(xué)校應(yīng)加強對畢業(yè)生檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，建立定期檔案檢查制度，及時研究解決收集歸檔中的問題。
第二十二條 學(xué)校要支持畢業(yè)生檔案管理人員的工作，設(shè)立專項經(jīng)費，保證收集歸檔工作的順利進行。
第二十三條 畢業(yè)生檔案要由專人負責(zé)。檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關(guān)、保守秘密、積極主動、認真負責(zé)地做好畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔工作，在畢業(yè)生檔案工作中要體現(xiàn)現(xiàn)代化服務(wù)意識，運用現(xiàn)代化管理手段積極為學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作服務(wù)。
第二十四條 學(xué)校要逐步加強檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)，建立符合國家標準的檔案存放環(huán)境，做好畢業(yè)生檔案的防火、防盜、防潮工作，保證畢業(yè)生檔案安全。
第二十五條 對違反本規(guī)定，涂改、偽造畢業(yè)生檔案材料的要追究責(zé)任，嚴肅查處。
第七章 附則
第二十六條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。凡與本規(guī)定不符的，一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條 本規(guī)定由河南省教育廳、河南省檔案局及河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負責(zé)解釋。
河南省教育廳辦公室
2003年11月26日印發(fā)
