第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)大中專學(xué)校畢業(yè)生的檔案資源建設(shè),，做好檔案材料的收集歸檔工作，為國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位歷史的,、全面的了解畢業(yè)生和正確選拔人才提供依據(jù),，為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部檔案工作條例》等法規(guī)制定本規(guī)定,。
第二條 學(xué)校畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔,，要本著實(shí)事求是的原則，著重收集反映學(xué)生在校期間的政治思想,、品德作風(fēng),、學(xué)識(shí)水平等內(nèi)容的文件材料，并進(jìn)行規(guī)范化管理,使之有效地為國(guó)家和社會(huì)選拔人才服務(wù),，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
第三條 學(xué)校畢業(yè)生檔案材料形成部門和管理部門,，必須認(rèn)真貫徹國(guó)家有關(guān)的法律,、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定,。收集歸檔工作受國(guó)家有關(guān)法律,、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。
第二章 收集范圍
第四條 大中專畢業(yè)生歸檔材料主要內(nèi)容：
?。?）學(xué)生入學(xué)登記表（學(xué)?？梢宰孕杏喼疲?br /> ?。?）選拔,、保送學(xué)生登記表；
?。?）畢業(yè)生登記表（高校畢業(yè)生登記表由國(guó)家教育部統(tǒng)一印制,中專畢業(yè)生登記表由省教育廳統(tǒng)一印制）,；
（4）畢業(yè)生就業(yè)通知書,；
?。?）入黨（團(tuán)）材料，加入民主黨派材料,；
?。?）獎(jiǎng)學(xué)金登記表；
?。?）在校期間獎(jiǎng)勵(lì),、表彰以及懲處決定,；
（8）軍訓(xùn)鑒定表,；
?。?）學(xué)年鑒定表；
?。?0）新生入學(xué)體檢表和畢業(yè)體檢表,；
（11）學(xué)生在校期間成績(jī)表,；
?。?2）學(xué)生在校期間輔修課程成績(jī)表；
?。?3）參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)登記表,；
（14）意外死亡學(xué)生的生平介紹及死亡調(diào)查報(bào)告,；
?。?5）中考或高考成績(jī)單；
?。?6）學(xué)生在校期間參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)獲得的由實(shí)習(xí)單位或?qū)W校頒發(fā)的考評(píng)證書及學(xué)校證明,；
（17）畢業(yè)研究生檔案中需要有研究生畢業(yè)登記表,、研究生學(xué)籍和在校成績(jī)表,、研究生學(xué)位申請(qǐng)表、研究生畢業(yè)論文評(píng)閱意見(jiàn)表和研究生體檢表,；
?。?8）出席團(tuán)代會(huì)、黨代會(huì)登記表,；
?。?9）其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料。
第三章 建立,、收集,、查閱檔案方法
第五條 學(xué)校各個(gè)部門都應(yīng)建立健全送交畢業(yè)生檔案材料歸檔的制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,。
第六條 學(xué)校在新生資格審查中要審核其檔案,，審核合格后入庫(kù)；對(duì)于檔案材料不齊全的應(yīng)要求其生源地招生辦補(bǔ)齊材料,。
第七條 學(xué)生檔案管理部門,，應(yīng)掌握形成學(xué)生人事檔案材料的信息，建立聯(lián)系制度,，及時(shí)向?qū)W校有關(guān)部門收集新形成的學(xué)生人事檔案材料,。
第八條 形成學(xué)生檔案材料的部門,，按學(xué)校畢業(yè)生檔案主管部門規(guī)定的時(shí)間將有關(guān)材料整理完畢后,移送檔案管理部門歸檔。
第九條 學(xué)生檔案管理部門發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門送交歸檔的材料不符合歸檔要求時(shí),，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù),。形成學(xué)生檔案材料的部門有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理,為學(xué)生畢業(yè)時(shí)具備完整的畢業(yè)生檔案打好基礎(chǔ)。
第十條 對(duì)于學(xué)生畢業(yè)后檔案材料出現(xiàn)意外情況的,，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生在校期間的記錄,，認(rèn)真補(bǔ)辦。
第十一條 因考察任用學(xué)生干部,、新生復(fù)查,、學(xué)籍變動(dòng)、組織發(fā)展,、推薦就業(yè),、起草獎(jiǎng)懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要,，可以查閱學(xué)生檔案,。其他需要或校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的，經(jīng)學(xué)校學(xué)生檔案管理部門批準(zhǔn),，可根據(jù)需要提供部分或全部檔案材料,。
第十二條 畢業(yè)生檔案一般應(yīng)由學(xué)生所在院系黨總支和行政辦公室同志查閱，如確系工作需要,，校內(nèi)其他黨政部門也可查閱,。
第十三條 學(xué)校以外單位需要查閱畢業(yè)生檔案時(shí),，須持有單位所在地縣,、團(tuán)級(jí)以上組織、人事部門查閱檔案介紹信,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,。
第四章 歸檔要求
第十四條 歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整,、齊全,、真實(shí)，文字清楚,、對(duì)象明確,，由承辦部門或個(gè)人署名，注明形成材料的時(shí)間,。
第十五條 歸檔的材料,，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章,，規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料（如審查結(jié)論,、復(fù)查結(jié)論,、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等）,，一般應(yīng)有本人的簽字,。特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的,，可由組織注明,。
第十六條 學(xué)生檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊,。文字須是鉛印,、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水,、碳素墨水,、墨汁書寫，不得使用圓珠筆,、鉛筆,、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。除電傳材料需復(fù)印存檔外,，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔,。
第五章 檔案轉(zhuǎn)遞
第十七條 根據(jù)國(guó)家大中專畢業(yè)生就業(yè)工作的有關(guān)政策規(guī)定，在規(guī)定的自由擇業(yè)期內(nèi)學(xué)?？梢愿鶕?jù)畢業(yè)生申請(qǐng)將檔案存放在學(xué)校,，學(xué)校不得借故收取任何費(fèi)用，如違反規(guī)定,，要追究有關(guān)責(zé)任人,。擇業(yè)期內(nèi)就業(yè)的，學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況將檔案發(fā)往其就業(yè)單位人事部門,；對(duì)超過(guò)擇業(yè)期仍沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位,戶口仍留在學(xué)校的,，由學(xué)校將該生戶口和檔案轉(zhuǎn)往其生源地縣（市）人事部門人才交流中心。
第十八條 檔案材料的轉(zhuǎn)遞必須通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,，原則上不準(zhǔn)自帶,。
第十九條 轉(zhuǎn)出畢業(yè)生檔案時(shí)學(xué)校要再次審核，必須保證完整齊全,，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出,。
第二十條 轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案必須按“學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封,。
第六章 監(jiān)督管理
第二十一條 學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查,，建立定期檔案檢查制度，及時(shí)研究解決收集歸檔中的問(wèn)題,。
第二十二條 學(xué)校要支持畢業(yè)生檔案管理人員的工作,，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),，保證收集歸檔工作的順利進(jìn)行。
第二十三條 畢業(yè)生檔案要由專人負(fù)責(zé),。檔案工作人員要忠于職守,、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策,、認(rèn)真鑒別,、嚴(yán)格把關(guān)、保守秘密,、積極主動(dòng),、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔工作，在畢業(yè)生檔案工作中要體現(xiàn)現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí),，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極為學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作服務(wù),。
第二十四條 學(xué)校要逐步加強(qiáng)檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)，建立符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放環(huán)境,，做好畢業(yè)生檔案的防火,、防盜、防潮工作,，保證畢業(yè)生檔案安全,。
第二十五條 對(duì)違反本規(guī)定，涂改,、偽造畢業(yè)生檔案材料的要追究責(zé)任,，嚴(yán)肅查處。
第七章 附則
第二十六條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行,。凡與本規(guī)定不符的,，一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條 本規(guī)定由河南省教育廳,、河南省檔案局及河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)解釋,。
河南省教育廳辦公室
2003年11月26日印發(fā)
