第一章 總則
第一條 為了加強大中專學校畢業(yè)生的檔案資源建設,，做好檔案材料的收集歸檔工作,，為國家機關和企事業(yè)單位歷史的,、全面的了解畢業(yè)生和正確選拔人才提供依據,，為國家積累檔案史料,，根據《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》等法規(guī)制定本規(guī)定,。
第二條 學校畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔,，要本著實事求是的原則,，著重收集反映學生在校期間的政治思想,、品德作風,、學識水平等內容的文件材料，并進行規(guī)范化管理,使之有效地為國家和社會選拔人才服務,，為社會主義現代化建設服務,。
第三條 學校畢業(yè)生檔案材料形成部門和管理部門，必須認真貫徹國家有關的法律,、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策,、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關法律,、法規(guī)的保護和監(jiān)督,。
第二章 收集范圍
第四條 大中專畢業(yè)生歸檔材料主要內容：
（1）學生入學登記表（學?？梢宰孕杏喼疲?；
?。?）選拔、保送學生登記表,；
?。?）畢業(yè)生登記表（高校畢業(yè)生登記表由國家教育部統一印制,中專畢業(yè)生登記表由省教育廳統一印制）；
?。?）畢業(yè)生就業(yè)通知書,；
（5）入黨（團）材料,，加入民主黨派材料,；
（6）獎學金登記表,；
?。?）在校期間獎勵、表彰以及懲處決定,；
?。?）軍訓鑒定表；
?。?）學年鑒定表,；
（10）新生入學體檢表和畢業(yè)體檢表,；
?。?1）學生在校期間成績表；
?。?2）學生在校期間輔修課程成績表,；
（13）參與社會實踐活動登記表,；
?。?4）意外死亡學生的生平介紹及死亡調查報告；
?。?5）中考或高考成績單；
?。?6）學生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的由實習單位或學校頒發(fā)的考評證書及學校證明,；
（17）畢業(yè)研究生檔案中需要有研究生畢業(yè)登記表,、研究生學籍和在校成績表,、研究生學位申請表、研究生畢業(yè)論文評閱意見表和研究生體檢表,；
?。?8）出席團代會,、黨代會登記表；
?。?9）其他可供組織參考的有保存價值的材料,。
第三章 建立、收集,、查閱檔案方法
第五條 學校各個部門都應建立健全送交畢業(yè)生檔案材料歸檔的制度,，并認真貫徹執(zhí)行。
第六條 學校在新生資格審查中要審核其檔案,，審核合格后入庫,；對于檔案材料不齊全的應要求其生源地招生辦補齊材料。
第七條 學生檔案管理部門,，應掌握形成學生人事檔案材料的信息,，建立聯系制度，及時向學校有關部門收集新形成的學生人事檔案材料,。
第八條 形成學生檔案材料的部門,，按學校畢業(yè)生檔案主管部門規(guī)定的時間將有關材料整理完畢后,移送檔案管理部門歸檔。
第九條 學生檔案管理部門發(fā)現有關部門送交歸檔的材料不符合歸檔要求時,，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù),。形成學生檔案材料的部門有責任按規(guī)定認真辦理,為學生畢業(yè)時具備完整的畢業(yè)生檔案打好基礎。
第十條 對于學生畢業(yè)后檔案材料出現意外情況的,，學校應根據學生在校期間的記錄,，認真補辦。
第十一條 因考察任用學生干部,、新生復查,、學籍變動、組織發(fā)展,、推薦就業(yè),、起草獎懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要,，可以查閱學生檔案,。其他需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的，經學校學生檔案管理部門批準,，可根據需要提供部分或全部檔案材料,。
第十二條 畢業(yè)生檔案一般應由學生所在院系黨總支和行政辦公室同志查閱，如確系工作需要,，校內其他黨政部門也可查閱,。
第十三條 學校以外單位需要查閱畢業(yè)生檔案時，須持有單位所在地縣,、團級以上組織,、人事部門查閱檔案介紹信,，經主管領導同意后方可查閱。
第四章 歸檔要求
第十四條 歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料,。材料應完整,、齊全、真實,，文字清楚,、對象明確，由承辦部門或個人署名,，注明形成材料的時間,。
第十五條 歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的,，須有組織蓋章,，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論,、處分決定或意見,、組織鑒定等），一般應有本人的簽字,。特殊情況下,，本人見面后未簽字的，可由組織注明,。
第十六條 學生檔案材料的載體一般應使用16開規(guī)格的辦公用紙,，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊。文字須是鉛印,、膠印,、油印或用藍黑墨水、碳素墨水,、墨汁書寫,，不得使用圓珠筆、鉛筆,、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫,。除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔,。
第五章 檔案轉遞
第十七條 根據國家大中專畢業(yè)生就業(yè)工作的有關政策規(guī)定,，在規(guī)定的自由擇業(yè)期內學校可以根據畢業(yè)生申請將檔案存放在學校,，學校不得借故收取任何費用，如違反規(guī)定,，要追究有關責任人,。擇業(yè)期內就業(yè)的,，學校根據畢業(yè)生就業(yè)情況將檔案發(fā)往其就業(yè)單位人事部門；對超過擇業(yè)期仍沒有落實就業(yè)單位,戶口仍留在學校的,，由學校將該生戶口和檔案轉往其生源地縣（市）人事部門人才交流中心,。
第十八條 檔案材料的轉遞必須通過機要交通或派專人送取，原則上不準自帶,。
第十九條 轉出畢業(yè)生檔案時學校要再次審核,，必須保證完整齊全，不得扣留材料或分批轉出,。
第二十條 轉遞畢業(yè)生檔案必須按“學生檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,，嚴密包封。
第六章 監(jiān)督管理
第二十一條 學校應加強對畢業(yè)生檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查,，建立定期檔案檢查制度,，及時研究解決收集歸檔中的問題。
第二十二條 學校要支持畢業(yè)生檔案管理人員的工作,，設立專項經費,，保證收集歸檔工作的順利進行。
第二十三條 畢業(yè)生檔案要由專人負責,。檔案工作人員要忠于職守,、熟悉業(yè)務、掌握政策,、認真鑒別,、嚴格把關、保守秘密,、積極主動,、認真負責地做好畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔工作，在畢業(yè)生檔案工作中要體現現代化服務意識,，運用現代化管理手段積極為學校畢業(yè)生就業(yè)工作服務,。
第二十四條 學校要逐步加強檔案管理工作的硬件設施建設，建立符合國家標準的檔案存放環(huán)境,，做好畢業(yè)生檔案的防火,、防盜、防潮工作,，保證畢業(yè)生檔案安全,。
第二十五條 對違反本規(guī)定，涂改,、偽造畢業(yè)生檔案材料的要追究責任,，嚴肅查處。
第七章 附則
第二十六條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行,。凡與本規(guī)定不符的,，一律按本規(guī)定執(zhí)行,。
第二十七條 本規(guī)定由河南省教育廳、河南省檔案局及河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導工作領導小組辦公室負責解釋,。
河南省教育廳辦公室
2003年11月26日印發(fā)
